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O que é um ERP: tudo sobre sistemas de gestão

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1 de março de 2017

O que é ERP? Essa sigla significa Enterprise Resource Planning, e dá nome a um tipo de sistema que integra as informações, processos e dados de uma empresa para ajudá-la a ter uma melhor gestão.

Ao conhecer o funcionamento de um ERP você entenderá que o sistema fornece um conjunto de indicadores importantes que simplificam a gestão e ajudam a evitar falhas e atrasos. Com todas as informações, atividades e pessoas integradas fica mais fácil gerenciar cada etapa da obra: do planejamento até a entrega das chaves.

O que é ERP?

sienge o que é erpA sigla ERP significa Enterprise Resource Planning, em Português, Planejamento de Recursos Corporativos. Trata-se de um sistema que deve reunir e integrar todas as informações sobre os processos e recursos de uma empresa.

Um ERP deve facilitar a gestão diária da empresa integrando processos como: contas a pagar, a receber, compras, controle de estoque, gestão de pessoas, entre outros. Todos os processos administrativos e operacionais da construtora são registrados em uma única plataforma.

Na gestão da empresa e na rotina, o que é um ERP? A ferramenta organiza os processos, simplificando as atividades e práticas de gestão, e o melhor, permite definir os fluxos e controlar o gerenciamento de todos os setores da empresa, fornecendo uma visão macro para o gestor.  

Ao saber o que é um ERP, já é possível notar que o sistema transforma a rotina da empresa, é a ferramenta ideal para aperfeiçoar a gestão, e garante a integração de processos, setores e pessoas. Além disso, a empresa passa a fazer um melhor controle de tudo o que já foi feito, ou seja, mantém um histórico e mensura, com mais precisão, os resultados alcançados.

Muitas construtoras, de pequeno, médio e grande porte, já sabem o que é ERP e reconhecem os seus benefícios na prática. Apenas o Sienge já tem mais de 3000 clientes que aplicam esta solução em suas empresas da construção!

Qual a estrutura de um ERP?

Para entender ainda melhor o que é ERP, é importante compreender a estrutura mais comum do ERP. Geralmente, o software é dividido por módulos que refletem duas visões.

Visão Departamental: esta inclui os módulos contábil, financeiro, compras, faturamento, estoque, entre outros. Assim, é possível manter os processos de cada departamento dentro da mesma tela, já que o acesso dos profissionais é exclusivo para aquela área que ele pertence.

Visão por Segmento: os módulos criados devem atender as particularidades do segmento da empresa, tendo, em sua estrutura, os principais processos e rotinas padrões proporcionando uma gestão mais profissional. O ERP voltado para a construção civil, por exemplo, deve ter módulos diferentes equivalentes aos setores e também às etapas da obra.

Vale lembrar que os dados da construtora são armazenados no ERP de forma única, independente do módulo que será acessado. Para o gestor, a visão é macro e as informações de todas as áreas/módulos ficam disponíveis.

Vantagens e desvantagens de um ERP

Além de saber o que é um ERP e compreender sua estrutura, é preciso que os gestores conheçam os principais resultados alcançados com o sistema, ou seja, é necessário listar e avaliar as principais vantagens tidas com a implementação de um sistema ERP.

É importante se perguntar não apenas o que é o ERP, mas também questionar quais as suas principais funcionalidades. Uma das características mais importantes do sistema é a sua flexibilidade, dada pela sua adaptabilidade às mudanças organizacionais. Ela permite a inclusão de novos módulos e usuários a qualquer momento.

Dentre os principais recursos do sistema ERP, vale destacar dois deles:

 

  1.    Cruzamento de dados: o sistema ERP permite cruzar os dados referentes aos gastos e recebimentos com o próprio orçamento em si. Os valores orçados e projetados são registrados no fluxo de caixa, assim como o que será recebido e gasto. Assim, o gerente de obra pode planejar novamente os custos até o fim dos trabalhos. É possível identificar onde está ganhando e onde está perdendo na obra, e efetuar o trade-off, ou seja, perder em determinadas tarefas ou atividades, e compensar os custos em outras.
  1.    Integralidade: a construtora permanece sempre conectada com os canteiros de obras, centraliza as informações em um banco de dados, elimina erros e evita redundâncias.  As informações chegam de forma mais clara, segura e imediata e permitem um maior controle de todo o negócio: do planejamento ao controle e execução da obra.

Com estes recursos, as principais vantagens do ERP são:

  • Integração e padronização de processos;
  • Eliminação de redundância;
  • Redução do tempo de operações;
  • Agilidade nos negócios;
  • Obtenção da informação em tempo real;
  • Eficiência;
  • Controle e gestão;
  • Base única de dados;
  • Adaptação às mudanças de processos;
  • Reduz a necessidade de planilhas.

CONTEÚDO ESCOLHIDO A DEDO PARA VOCÊ:

       » Planilhas vs ERPs

Sabendo o que é ERP e as suas vantagens, é importante que o gestor tenha ciência também das desvantagens do sistema e dos problemas que pode vir a enfrentar.

Algumas das desvantagens da implementação de um ERP numa empresa são:

  • Alto custos de implementação;
  • Consumo elevado de tempo de treinamento e implementação;
  • Dependência de uma única ferramenta;
  • Interdependência dos módulos: cada departamento depende das informações do módulo anterior, por isso é preciso ter processos muito alinhados;
  • Excesso de controle sobre as pessoas;
  • Grande repercussão dos erros em efeito cascata;
  • Esforço para a customização com a exigência de adaptação das informações.

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       » Passo a Passo para implementar um ERP em sua construtora

Principais módulos e requisitos de um ERP  

Depois de compreender o que é ERP e conhecer suas vantagens e desvantagens, é hora de buscar a solução que melhor se adapte à realidade das empresas da construção civil e que contemple a sua dinâmica. Para a construção civil, o ERP deve ter funcionalidades voltadas para, no mínimo, três módulos. São eles:

a) Orçamento: este é o módulo que deve ter recursos para fazer um orçamento baseado no histórico de obras anteriores. Deve permitir o tratamento independente das tabelas de composições para cada tipo de obra, e a diferenciação dos produtos por marcas e detalhes.

b) Planejamento: deve permitir administração de contratos de compras de insumos, contratos de aluguel de equipamentos e contratos de subcontratação de mão-de-obra. Além disso, este módulo precisa fornecer recursos para trabalhar com fontes de dados para o cálculo dos valores das composições de insumos e precificação da obra. Outra funcionalidade necessária é a apuração dos custos com máquinas e equipamentos de forma precisa, em cada etapa da obra.

c) Acompanhamento: este módulo deve permitir o acompanhamento da evolução física e financeira da obra, com cronograma e gráficos, e, além disso, oferecer acompanhamento do fluxo de caixa consolidado, considerando as informações de todas as obras em andamento. É importante saber o que é ERP, mas também que o ERP tenha recursos para apontamentos e medições em tempo real, conectando o canteiro de obras com o escritório, inclusive por meio de dispositivos móveis.

Além de checar a inclusão destes três módulos na estrutura, é importante observar:

  • Tipo de suporte ofertado;
  • Qualidade do atendimento;
  • Usabilidade do sistema;
  • Possibilidade de migração de dados do ERP antigo para o novo;
  • Hospedagem dos dados em nuvem;
  • Histórico e a solidez da empresa fornecedora do ERP.

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       » Como escolher o melhor ERP para sua construtora

O sucesso com o ERP

sucesso do erpPara ter sucesso na implantação do software, é preciso focar esforços na organização e padronização de processos. Além de saber o que é um ERP, você deve estar ciente que a adesão ao projeto exige profissionais bem qualificados, tempo e recurso financeiro.

É preciso que as construtoras estejam bem estruturadas e invistam na formação de equipes com profissionais qualificados para fazer a gestão correta dos processos e identificar pontos de melhoria e de reinvenção.

Ao saber o que é ERP e o adotar como um dos instrumentos de inovação aplicada à gestão, na prática, você irá se deparar com outro desafio: fazer a customização do software para que ele realmente atenda às necessidades da construtora.

Neste processo, além de uma equipe fortalecida e capacitada, tenha um facilitador pronto para auxiliar os profissionais na jornada de implantação do ERP. Como o consultor costuma atuar apenas em um primeiro momento, é importante eleger um profissional da empresa como gestor do projeto, coordenando e apoiando os profissionais, bem como acompanhando as inserções de dados e ações dentro do sistema.

O papel do gestor de ERP é ajudar a equipe a entender o que é ERP, para que a ferramenta seja, de fato, incorporada ao dia a dia da construtora. Você pode também baixar nosso ebook gratuito para se aprofundar ainda mais no assunto.

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Além de compreender o que é um ERP, agora, você sabe que é preciso ter um conjunto de recursos para tornar a implementação do software possível: ferramenta, processos, metodologia e pessoas.

O mercado oferece várias soluções tecnológicas que podem ser contratadas para que sua construtora eleve seu desempenho. Uma das soluções ERP oferecidas no mercado é o Sienge, sistema que permite o gerenciamento de todos os processos da obra: do início ao fim.

Assim, o gestor tem condições de fazer uma gestão integrada conectando fases da obra, processos e pessoas. A contratação de um ERP é o primeiro passo rumo ao aperfeiçoamento da gestão e à conquista de mais eficiência e produtividade.

Comece agora mesmo!

 

 

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Edson Poyer Sant'Ana

  • Coordenador de Marketing Digital - Unic
  • Especialista em Administração e Negócios pela UNISOCIESC
  • Publicitário formado pela UNISUL
  • Focado na indústria da construção desde 2012
 

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