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Passo a passo para implementar um ERP em sua Construtora

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18 de maio de 2017

Você já sabe que o tempo das planilhas se esgotou para o seu negócio. Viu que, apesar de eficientes, elas não são tão boas quanto o ERP (Enterprise Resource Planning) da Construção Civil na integração de sistemas e na redução de custos. Mas a pergunta que deve estar martelando a sua cabeça é: como implementar o melhor ERP na construtora sem causar problemas nos processos?

A resposta é mais simples e prazerosa do que copiar e colar dados em uma planilha. Mas, primeiramente, você precisa compreender que adotar um software desse porte significa um movimento disruptivo, mas que, com os devidos cuidados, será somente positivo para a construtora.

Casos como o da gigante em tecnologia HP, que enfrentou problemas na implantação de um ERP, segundo relato do portal Computer World, são exemplo de que essa mudança deve ser planejada com cuidado, do início ao fim. O artigo traz também a solução para esse entrave: conhecer o processo de ponta a ponta.

A necessidade de crescimento com redução de custos compensa possíveis riscos da transição entre planilhas e ERP. Afinal, o custo-benefício do investimento feito na adoção de um sistema de gestão especializado só é vantajoso, se a mudança for realizada com cuidado.

CONTEÚDO ESCOLHIDO A DEDO PARA VOCÊ:

       » Como escolher o melhor ERP para a sua construtora

Para iniciar essa jornada com mais segurança e confiança na formação de equipe e na contratação de fornecedores, siga os nove passos para implantação do ERP da Construção Civil.

1° Testar a compatibilidade dos ERPs

Mesmo que a empresa fornecedora do ERP seja líder do mercado, não existe garantia de que é também a melhor opção para a sua construtora. Quem pode avaliar essa compatibilidade é você, desde que a futura parceira ofereça essa vantagem do teste da solução antes do fechamento do contrato.

Desconfie de fornecedores que não permitem testes ou não orientam com clareza sobre as potencialidades e deficiências do software. Fuja de ERPs que não estejam focados nos processos da Construção Civil. De nada adianta administrar bem o financeiro e esquecer que ele depende do canteiro de obras.

Opte por um software da Construção Civil familiarizado com os desafios e novos processos que surgem na área. Verifique se o sistema está aberto à tecnologia BIM (Building Information Modeling), que permite fazer projeções de investimentos extremamente próximas da realidade.

2° Validar se é o que sua construtora precisa

erp passo a passo

Alguns sintomas podem apontar para a necessidade de dar o próximo passo na gestão da construtora, adotando o ERP da Construção Civil. Observe no dia a dia se:

  • Existe perda de dinheiro por desperdícios no canteiro de obras;
  • A construtora cresce, gera lucros, está cada vez mais produtiva, mas poderia fazer tudo isso de forma mais acelerada;
  • A redução de custos é um desafio;
  • Não existe uma cultura de análise dados;
  • A dificuldade de reunir informações sobre o desempenho da construtora é limitante;
  • Você cansou de se perder entre planilhas e informações desencontradas, percebendo que precisa profissionalizar a gestão da construtora, para estar à altura dos clientes e do crescimento que projetado a médio e longo prazos;
  • Ao solicitar determinadas informações, as pessoas costumam demorar muito tempo para entregar.

Esses são alguns indícios de que é chegada a hora de apostar em um ERP da Construção Civil. Isso porque, o software pode ajudar a resolver todas essas questões. Refletindo sobre essas necessidades é possível verificar se o ERP vai realmente ajudar nos processos internos e externos que envolvem a gestão da construtora.

3° Verificar a flexibilidade do ERP

Qual é a prioridade da sua construtora? O fornecedor do ERP precisa responder a essa pergunta sem dúvidas e hesitações. Faça esse teste e perceba que é somente com um mapeamento de processos detalhados que se torna possível chegar à personalização necessária para execução do software da Construção Civil.

Pode parecer básico, mas você precisa de filtros que estejam em conformidade com os tipos de projetos que toca. Se atende ao governo, além de agendar e estar atento à editais, precisa trabalhar com parâmetros para os gastos que, quando públicos, respeitam limites estabelecidos em legislação. Só isso já vai mudar toda a parametrização do módulo de orçamentos.

Mas cuidado com a customização em excesso! Ela pode complicar os processos de atualização do ERP no futuro.

4° Montar um cronograma de implementação

Parece simples, mas o cronograma de implementação tem que estar previsto no planejamento. Ele deve receber destaque em um dos nove principais passos da implementação do ERP. Porque é o respeito ao calendário que vai evitar prejuízos como os experimentados pela HP.

Se o ERP não estiver rodando até o início de uma grande obra, o resultado é prejuízo. O mesmo acontece se:

  • O software falhar;
  • A adaptação dos colaboradores à nova ferramenta não estiver prevista no planejamento;
  • O fornecedor do ERP não oferecer também o apoio necessário ao planejamento de todos os passos.

Montar o cronograma é o próprio planejamento! É o passo  que sucede a decisão  mais importante: começar o projeto de implementação.

5° Receber consultores especializados na implementação

Contratar um parceiro e confiar a gestão da construtora ao ERP fornecido por ela é um casamento! Por isso, prepare um espacinho no coração da sua empresa: você precisará receber por algum tempo os especialistas da fornecedora. Sem essa abertura, a parceria não se concretiza.

São necessárias baterias de testes do programa em situações hipotéticas até que aconteça, de fato, o go live, ou seja, o início do sistema rodando e disponível para os usuários. Esse cuidado também evita prejuízos desnecessários. Trocar figurinhas entre fornecedor e os especialistas em tecnologia e engenheiros da sua empresa também é fundamental. Estar próximo ajuda a solucionar problemas com rapidez.

6° Treinar os colaboradores

Um dos dez pontos citados pelo portal de tecnologia CIO quando o assunto é implantação do ERP, diz respeito, justamente, ao treinamento dos colaboradores. Mais até do que o novo software, eles são a chave da operação de toda a construtora.

A boa aceitação das novas práticas depende, absolutamente, do preparo e do gerenciamento das dúvidas — serão muitas até que o aprendizado esteja completo.

Quem vivia no mundo das planilhas sentirá o impacto e logo se acostumará com a tranquilidade e autonomia do ERP. Tudo que é novo gera um investimento de trabalho e tempo para que a curva de aprendizado se complete. Você precisa colocar esse processo de crescimento gradativo no seu planejamento.

Verifique se seu parceiro de ERP tem cursos presenciais, remotos e via vídeo aulas. Esse é com certeza um indício de maturidade e cuidado que o fornecedor pode ter em relação ao seu negócio.

7° Parametrizar o sistema

O casamento entre a construtora e a fornecedora do sistema de gestão está amadurecendo. Até parametrizar o sistema, os consultores da fornecedora de ERP ainda estarão dentro da sua construtora. Depois dessa fase, inicia o processo de amadurecimento e aprofundamento tão esperados. Aqui os riscos de erro diminuem e você pode desfrutar de novos parâmetros na construtora.

Perceba se a parceira do ERP da Construção Civil opera os ajustes do sistema para que seja encontrada a melhor forma de operação entre processo e sistema. Isso é fundamental e garante a satisfação e todo o processo.

8° Acompanhamento

O acompanhamento na implantação do ERP da Construção Civil é importante para a segurança dos dados e processos da construtora. Sem essa atenção especial, a transição entre planilhas e sistema pode se tornar arriscada.

Saber que o parceiro se importa com as necessidades e desafios da sua construtora é uma garantia de sucesso na implementação. Afinal, o casamento entre o software da Construção Civil e a sua construtora é de longo prazo.

9° Buscar suporte

Acionar o suporte sempre que necessário. Não importa que sejam para corrigir erros pequenos. Remediar só complicará o encontro de uma solução. O que poderia ser resolvido com uma ação simples acaba causando impactos negativos e imprevisíveis. Desse modo o sucesso da implantação do ERP acaba comprometido.

Conclusão

O ERP vai mudar a vida da sua construtora! Chegou o momento de implementar essa nova cultura profissional, case com essa transformação nos seus processos internos.

Cada indústria tem seu processo de implantação, siga aquele que é mais compatível com a área da Construção Civil. Se a fornecedora do sistema de gestão não ofereceu clareza e segurança em qualquer um dos passos listados neste texto, cogite continuar a busca por uma parceria melhor.

E se ainda restar dúvidas, continue navegando pelo blog do Sienge e leia mais sobre como escolher o melhor ERP para sua construtora e conquiste o sucesso nessa mudança.

Edson Poyer Sant'Ana

  • Coordenador de Marketing Digital - Unic
  • Especialista em Administração e Negócios pela UNISOCIESC
  • Publicitário formado pela UNISUL
  • Focado na indústria da construção desde 2012
 

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