Workflow – Saiba como melhorar seu processo de compras

Tomás Lima

Tomás Lima

Redator do Sienge
Graduado em Administração pela UFMG
Apaixonado por Construção Civil

16 de julho

Recentemente, você pôde ler sobre como sua construtora pode realizar compras no prazo e no custo previstos. Esse post diz que “a solução ideal traz ao processo de compras mais eficiência, com comunicação, integração e segurança!“. Esses princípios dão embasamento ao conceito de Workflow. De forma bem resumida, workflow é o fluxo de trabalho automatizado, de acordo com regras de acesso e aprovação pré-definidas pela empresa.

A aplicação desse conceito em uma solução tecnológica que conhece a construção civil e todas as etapas  do processo de compras para este segmento, torna sua área muito mais eficiente! Isso porque conta com as seguintes e fantásticas  características:

#1 Comunicação e integração:

  • Permite a inclusão das solicitações de material pelo time da obra, e automaticamente alerta a área de Compras.
  • Trabalha com mural de avisos, com o resumo de solicitações, cotações e compras pendentes.
  • Quando uma ação é realizada no processo, imediatamente o solicitante ou responsável pelo movimento anterior é notificado.
  • Fornece portal para integração direta com fornecedores, que podem por meio desse portal, informar diretamente as cotações e receber a aprovação dos pedidos.
  • Dispara emails com notificação sobre cotações e pedidos para o fornecedor, acelerando o ciclo de negociação e compras.

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#2 Segurança:

  • Trabalha com uma lista de ações que cada usuário envolvido poderá tomar. Isso facilita a organização e definição dos processos em sua empresa.
  • Aplica o conceito de alçadas de aprovação, para garantir que só sejam realizadas compras, dentro dos devidos critérios determinados por sua empresa.
  • Facilita a organização das ações e aprovações, por meio de perfis de time

e perfil de usuário.

  • Para algumas ações, como aprovar uma compra de maior valor, pode ser necessário ter um perfil de Diretor, por exemplo. Para outras, como iniciar a cotação de uma solicitação, pode ser qualquer pessoa que faça parte de determinado time, como o time de compradores.
  • Permite autorizações por faixa de valor, onde a alçada de aprovação avança, à medida que os valores dos pedidos – conforme sua empresa determinar – também aumentam.

Uma solução que aplica as premissas da tecnologia do workflow, otimiza o controle dos processos de negócio da sua construtora. A integração entre as áreas é muito mais eficiente, porque a  automação gera informações seguras e que garantem a continuidade dos trabalhos entre as áreas. Você elimina o congestionamento das informações, cria regras e desenha os caminhos que cada atividade deve percorrer.

Avalie com atenção as características acima, e com elas, e veja como você pode conseguir por meio delas os melhores resultados para sua empresa.

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Conte com a gente nesta empreitada!

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