banner sienge

9 razões para você aposentar de vez as planilhas e adotar um ERP

Blog > sienge, software
15 de maio de 2017

Você já sentiu aquele frio na barriga ao ver umas vinte planilhas abertas e não conseguir chegar na informação que procura? Digamos que você tem urgência em saber o custo real da obra e, para isso, vai precisar verificar o trabalho de vários setores, como o financeiro, de obras, compras, e até mesmo o do empreiteiro e dos pedreiros.

Nessa hora surge a pergunta: Como fazer uma análise completa sem se confundir num mar de informações, ou pior, correr o risco de perdê-las?

Geralmente cada planilha é feita de um jeito diferente, cada profissional tem seus métodos, suas prioridades e parâmetros. Unificar esses métodos e criar um padrão pode facilitar – e muito! – na hora de enxergar a totalidade das informações de cada obra.

Essa padronização de informações é necessária e não deve ser ignorada.

Tanto que, de acordo com um levantamento da empresa americana de softwares de Recursos Humanos Bambo HR, 90% das planilhas de organizações contêm erros significativos.

Quanto mais maduro o negócio se torna na Construção Civil, menos as planilhas conseguem responder adequadamente às expectativas de gestão. Você pode estar passando por isso agora e vivenciando a necessidade de mudar os processos internos da sua construtora ou incorporadora.

Então, observe, em nove categorias, um comparativo entre essas velhas amigas do seu negócio e um ERP (Sistema de Planejamento de Recursos) da Construção Civil.

1 – Integração

Ao utilizar as planilhas você pode transformá-las conforme a necessidade. Tem uma para cada tarefa, por exemplo: gestão de custos, controle de estoque, medição de obras. E é exatamente nisso que elas pecam. Para relacionar esses três processos, você vai precisar de uma nova planilha para seu controle.

Isso gera perda de tempo e de dinheiro. Reduzir custos na Construção Civil, quando o cenário aparece fragmentado em planilhas, parece algo de outro mundo.

No entanto, basta mudar a abordagem feita dos dados e informações para conseguir enxergar o lucro entre gastos e desperdícios. Essa mudança no modo de olhar para os processos da sua incorporadora ou construtora é facilitada com um ERP. Nele, a integração é uma das características do software, capaz de oferecer à Construção Civil uma visão do todo.

imagem

2 – Retrabalho

As planilhas são tão adaptáveis que parecem pegar o jeitinho de cada um que as utiliza. Há mil maneiras de fazer o controle de estoque, não é mesmo? Cada pessoa as transforma na melhor versão para si. Mas isso é retrabalho, ou seja, esforço em dobro ou triplo para um retorno baixo.

Imagine que essa planilha seja enviada para o setor de Compras com a finalidade de justificar orçamentos. O compras precisa de autonomia para manipular os dados, por isso faz uma cópia, altera e envia com as informações de gastos contestadas pelo coordenador. Este é um retrabalho: Colocar as novas informações nas previsões das planilhas de controle de estoque.

Mas você pode estar pensando que a computação em nuvem (cloud computing) compensa isso tudo. No ambiente em nuvem as planilhas ficam acessíveis a todos que as usam sem que precisem ser criados novos documentos para compartilhar informações.

Porém, o departamento de Compras requer determinados filtros e categorias que são diferentes para os estoquistas. Neste ponto, a nuvem não resolve, apenas evidencia as limitações das planilhas. É neste contexto que um ERP da Construção Civil consegue suprir às especificidades de cada setor, ao padronizar e integrar todos esses setores.

3 – Agilidade em análises

Responder ao que cada setor precisa torna os processos internos mais ágeis. Quem lida com planejamento orçamentário precisa ter o mínimo de controle para saber o que foi ou não executado.

A separação entre orçamentos solicitados a fornecedores e fornecidos pela sua construtora ou incorporadora precisa estar bem clara nas planilhas, divididas, pelo menos, em abas diferentes — ou, até mesmo, por departamento, como os de vendas e compras.

E no meio de tantas abas e planilhas está você tentando analisar esses números para tomar uma decisão. Com um ERP da Construção Civil, tanto o cálculo de orçamento dos novos projetos quanto o controle dos itens a serem comprados ao melhor custo-benefício ficam no mesmo lugar — vendas e compras têm acesso às mesmas informações.

O que torna ágil a tomada de decisão de compra ou de aplicação de descontos em projetos, pois as informações não precisam de novas fórmulas para serem cruzadas. A integração entre dados ocorre por meio de módulos já preparados para os desafios da Construção Civil.

4 – Processo de compras

Nas planilhas você vaga de célula em célula, mudando os valores e fornecedores em busca das melhores projeções, com isso corre o risco de errar ou perder informações. Já não é fácil realizar compras vantajosas e lucrativas, imagine com fatores que dificultam e desviam esse processo! Assim, sua construtora ou incorporadora pode perder dinheiro com facilidade.

Quando se fala em processo de compras, trabalhar com planilhas é transformar-se rapidamente em um inimigo da redução de custos. Elas, definitivamente, podem tornar as aquisições mais caras, já que não tratam de forma integrada e inteligente as normas que todo projeto da Construção Civil deve seguir.

De acordo com o manual das Principais Normas Técnicas – Edificações, elaborado pelo Sinduscon-MG (Sindicato da Indústria da Construção Civil de Minas Gerais) e pela CBIC (Câmara Brasileira da Indústria da Construção), são 986 regras voltadas às principais categorias da área:

  • Viabilidade, contratação e gestão;
  • Execução de serviços;
  • Desempenho, projetos e especificação de materiais e sistemas construtivos;
  • Manutenção;
  • Controle tecnológico;
  • Qualificação de pessoas.

Você precisa seguir todas essas regras na hora de comprar as matérias-primas certas, mas imagine a complexidade de colocar todas elas em uma planilha de um jeito que funcione. Com um ERP, todas essas regras já estão lá, o que torna seu processo muito mais simples e confiável.

CONTEÚDO ESCOLHIDO A DEDO PARA VOCÊ:

       » Passo a Passo para implementar um ERP em sua construtora

5 – Confiabilidade das informações

Planilhas são uma ótima solução para empresas nascentes e mil vezes melhor do que os antigos cadernos de caixa, por exemplo. Mas, as vezes, não é possível confiar 100% nas planilhas. Não porque elas apresentam ineficiência.

Quando a gestão de uma empresa começa a amadurecer é natural controlar mais atividades como compras, orçamento, fluxo de caixa dentre outras. Além disso, ter muitas planilhas com informações separadas pode gerar alguns problemas:

  • Erro ao transferir a informação de uma planilha para outra;
  • Você pode confundir o documento;
  • É possível não salvar o documento e em meio a tantas linhas não perceber a ausência da informação;
  • E, até, mesmo perder a planilha.

6 – Gestão

A integração é a melhor amiga da gestão, mas não se dá muito bem com as planilhas. Gerenciar uma construtora ou incorporadora exige uma visão clara do próprio negócio, com a possibilidade de realizar projeções. Quando mais fragmentada é a imagem que o gestor tem da incorporadora ou construtora, mais difícil é chegar a uma visão do todo.

Não importa a mágica que é feita com as planilhas — mesmo as dinâmicas —, elas não conseguem chegar ao nível de refinamento e detalhamento de um BIM (Modelagem da Informação da Construção).

Somente um software da Construção Civil pode entregar nas mãos do gestor esse controle refinado de cada processo da obra de modo integrado. Você altera um item do projeto e todos as etapas envolvidas são automaticamente modificadas. Essas funcionalidades estão presentes no ERP da Construção Civil.

7 – Desperdício

Uma boa gestão, feita através de um ERP completo e especializado, permite evitar o grande vilão de todo projeto: o desperdício. Depois de tudo que já falamos até aqui, você consegue ver como é fácil desperdiçar materiais de construção, tempo e principalmente dinheiro.

Um ótimo exemplo de como a tecnologia aliada a um ERP pode ajudar empresas da construção é a tecnologia BIM.

Por meio da Tecnologia de Modelagem da Informação da Construção, cada alteração nos processos pode ser controlada e revista com a utilização dessa ferramenta, ideal para aproximar da realidade as projeções de gastos e investimentos. Vantagem que extrapola os limites das planilhas.

A metodologia da Construção Civil reúne todas as informações, não somente do projeto, mas do ciclo de vida útil da edificação. A quantidade e a qualidade dos materiais estão relacionadas aos fornecedores, à mão de obra e ao período de execução. Assim fica mais fácil analisar e ter controle sobre o que deu certo e sobre eventuais desperdícios.

O BIM evita desperdícios quando permite prever, a partir de imagens tridimensionais, cenários possíveis, com a simulação de fornecedores, prazos, mão de obra e qualquer outro item envolvido na elaboração e execução do projeto, além de incluir gastos futuros com manutenção.

Para executar a obra de um banheiro, por exemplo, você precisa de uma quantidade “X” de matéria-prima. Se gastou “X” mais “Y”, esse desperdício fica automaticamente registrado quando o setor de compras atualiza informações, de modo que permanece acessível a outros setores com o uso da tecnologia, sem retrabalhos comuns em planilhas.

O BIM é o maior aliado de um bom cálculo de Custo Global. Ao contrário das planilhas, a gestão feita por meio de um software da Construção Civil permite descobrir em quais momentos a redução de custos se torna desperdício.

8 – Mobilidade

Você pode controlar as planilhas de sua construtora ou incorporadora de qualquer lugar do planeta, portando o mínimo necessário de tecnologia um dispositivo conectado a internet. Mas esse processo não apresenta a muita performance e agilidade.

Afinal, afinal, em qual planilha, em meio das dezenas que existem, está a informação que você precisa?

Além disso, tente abrir uma planilha no celular e você verá o quanto elas ainda precisam evoluir para se adequar a essas interfaces móveis.

Já um software coloca o negócio da Construção Civil nas mãos do gestor, porque é otimizado para dispositivos mobile, ou seja, pode ser visualizado no smartphone ou no tablet, por exemplo. Assim, as decisões são tomadas de forma imediata diante dos desafios e da inovação constantes que acompanham o setor.

9 – Múltiplos usuários

Você vai lembrar novamente da computação na nuvem, acreditando que ela pode ajudar as planilhas a se tornarem símbolo de mobilidade e de compartilhamento de informações.

Mas esses recursos são limitados a uma palavra primordial: integração.

Mesmo na nuvem, as planilhas não têm outra alternativa, a não ser coexistirem no mesmo ambiente sem a comunicação e automatização adequadas para que múltiplos usuários usufruam do melhor que os dados têm a oferecer.

Lembra daquela história de que cada setor precisa de informações específicas? Ela continua a mesma com as planilhas na nuvem: um cenário fragmentado.

Conclusão

Mesmo não sendo a melhor opção para a Construção Civil, iniciar o controle de sua empresa com planilhas gratuitas é um bom começo.

Mas à medida que seu negócio amadurece e que você passa a ver aquela aglomeração de planilhas e informações isoladas, é que você sabe que a sua incorporadora ou construtora está próxima a dar o passo seguinte, rumo à inovação.

Quando você percebe o quão limitadas elas são, está na hora de investir em tecnologia e a reconhecer o que é preciso para  escolher o melhor ERP para a sua construtora.

Quer estruturar sua empresa, para que ela não dependa de planilhas? 

Conheça o Sienge, um software de gestão para a Construção Civil que integra todas as áreas de sua empresa. Preencha o formulário e peça uma demonstração:

banner sobre ebook uso da tecnologia



Compartilhe no Facebook
compartilhe-facebook

Edson Poyer Sant'Ana

  • Coordenador de Marketing Digital - Unic
  • Especialista em Administração e Negócios pela UNISOCIESC
  • Publicitário formado pela UNISUL
  • Focado na indústria da construção desde 2012
 

  • Planilhas muitas vezes se tornam uma tentativa do controle do descontrole.

Receba Novidades do Blog
Coloque o seu email acima para receber gratuitamente as atualizações do blog!
Saiba como o Sienge pode ajudar a sua empresa