Como toda etapa de um processo de construção, a conciliação bancária pode ser uma peça fundamental para garantir o sucesso do seu empreendimento
Você certamente sabe que a conciliação bancária trata-se de uma das ferramentas indispensáveis para a gestão financeira de qualquer empresa, seja qual for o porte.
Mas talvez ainda reste dúvidas sobre como esse processo, entre comparação de extratos bancários com as suas informações de controle financeiro, pode ser um diferencial.
Esta prática está integrada às ações de gestão financeira, onde você ou seu gestor colocará lado a lado despesas, recebimentos e o saldo disponível. Assim, é possível conferir se as movimentações previstas foram realizadas e se os resultados têm alguma divergência.
Pode parecer algo muito óbvio, mas poucas pessoas entendem a importância desta atividade na construção civil. E é exatamente por isso que decidimos falar sobre ela.
Vamos começar explicando…
Por que a conciliação bancária é tão importante?
Imagine uma grande construtora, que está com inúmeros projetos pela cidade e em um deles recebe uma quantia menor do que a determinada em contrato.
Como o responsável vai verificar a incompatibilidade deste valor?
Sim, é isso mesmo que você pensou: por meio da conciliação bancária! É a partir dessa tarefa que as possíveis inconsistências são percebidas. O que evitará que sua empresa sofra com erros ou fraudes.
Pode parecer capricho, mas ao longo de um ano, pequenos erros em lançamentos e recebimentos somados podem atrapalhar a saúde financeira da sua empresa.
Ao mesmo tempo, se o seu fluxo de registros de entrada e saída está errado, tal defasagem pode induzir você ou seu gestor ao erro.
Lembre-se do que sempre destacamos aqui:
Organização é fundamental. Equívocos no fluxo de caixa podem levar à tomada de decisões prejudiciais para o futuro da sua construtora.
Além disso, a conciliação bancária pode ser muito importante para monitorar as ações feitas através de cartões e boletos. Já que é preciso cruzar as informações de recebimento enviadas pelas operadoras.
Essa atividade também facilita o acompanhamento de empresas que recebem ou pagam por meio de cheques. Pois é possível verificar quais foram descontados e os que ainda irão compensar.
Talvez você esteja se perguntando como essa tarefa pode ajudar sua empresa, certo?
Veja 5 benefícios que a conciliação bancária pode garantir
Muitas vezes, essa tarefa administrativa é considerada chata e lenta. Além de ter pouco valor de negócio a curto prazo. Isso desmotiva algumas empresas que buscam por resultados imediatos.
Mas é preciso que você entenda que os benefícios da conciliação bancária, mesmo que a longo prazo, podem fazer a diferença na lucratividade do seu projeto.
Veja só:
1º – Maior controle sobre taxas e juros bancários
Por mais óbvio que possa parecer, o registro de taxas e juros é extremamente importante para a gestão financeira. Mas muitas vezes, as empresas acabam deixando esses valores “passar”.
E se um dia você colocar na ponta do lápis as taxas, juros, rotativos e etc, que não deu atenção durante a conciliação, verá que isso teve um impacto enorme na sua lucratividade.
Imagine uma empresa, que durante o planejamento determinou que teria 20% de lucro. Porém, no fim acabou conseguindo apenas 8%. Os outros 12% foram pagos em juros e encargos.
Por isso, tenha maior controle sobre isso e não faça dos bancos o sócio majoritário da sua empresa!
2º – Mais precisão em relação às entradas e saídas
Conciliar os movimentos bancários da sua construtora é fundamental por vários aspectos. Mas um dos mais importantes é o fato de poder saber o que precisa entrar e sair da sua conta.
É muito comum esse controle ser feito por Internet Banking. Isso pode ser um erro gravíssimo!
Por exemplo: se você esquecer que precisa emitir um boleto ou um cheque, pode partir do pressuposto de que tem dinheiro na conta e as vezes não tem. Isto pode levar a pagamentos recusados, taxas de cheque especial e outros encargos.
3º – Detecção de erros e/ou fraudes
Claro que não podemos considerar que todo erro humano é uma fraude. Mas é preciso criar uma rotina financeira para combater e identificar quando é apenas uma falha ou não.
Ao não conciliar seu extrato bancário, você pode não detectar erros ou cobranças inadequadas.
Para isso, é preciso que você esteja atento a tudo. Como verificar se o pagamento de um fornecedor foi conforme o pedido de compras lançado no sistema. Ou se houve alguma movimentação “estranha” que não está em seu sistema de gestão.
Resumidamente, é uma grande vantagem conciliar seu extrato bancário para se certificar de que você e o banco estão com informações compatíveis.
4º – Maior controle dos recursos financeiros
Fazer periodicamente a conciliação bancária junto com os lançamentos financeiros, permite que você tenha mais controle sobre as contas da construtora.
Confiante de que as informações estão corretas, isso irá refletir na imagem fiel da situação econômica da empresa. Isso permite alocar recursos de maneira mais eficiente e planejada.
5º – Mais precisão na tomada de decisões
Acredite, a informação é um recurso estratégico muito valioso. Quanto mais exatas, auxiliam que as tomadas de decisões sejam mais assertivas.
Portanto, a conciliação bancária pode assegurar a você que a informação que tem em mãos é atualizada e mais precisa. Com isso, você evita erros, prejuízos e atrasos no andamento do seus projetos.
Agora que você já sabe a importância e os benefícios da conciliação bancária…
Saiba como desenvolver essa atividade de maneira eficiente
A conciliação bancária é uma tarefa que exige atenção e rotina. Por isso é importante que você fique atento à algumas etapas para que seja eficiente para a sua construtora:
- Sempre atualize as informações: o ideal é que o controle da conciliação bancária seja feito diariamente, com todas as movimentações sobre entradas e saídas financeiras. Incluindo as informações bancárias das contas envolvidas nesses processos;
- Acompanhe o saldo do extrato bancário: compare se os saldos iniciais e finais do controle interno estão compatíveis com os saldos no extrato bancário;
- Confira detalhadamente os lançamentos: veja se todos os lançamentos do extrato bancário estão sendo feitos corretamente. Verifique, inclusive, as datas e os valores no controle financeiro;
- Quando aparecer um erro, corrija: verificar divergências ou falta de valores, procure saber como e isso aconteceu e faça a correção. Depois não se esqueça de atualizar as diferenças no seu controle interno. Assim todos os lançamentos estarão idênticos.
E não se esqueça:
Como no final de cada mês é preciso enviar os documentos para a contabilidade. Por isso, guarde os comprovantes, notas fiscais, boletos e extratos bancários.
Mesmo com a possibilidade de utilizar a conciliação bancária de maneira mais eficiente em sua empresa, é preciso ficar atento à alguns pontos:
Cuidados com a sua conciliação bancária
Como falamos acima, é importante que essa tarefa administrativa seja feita de maneira tempestiva. Ou seja, deve ser sempre atualizada.
Dessa maneira será mais fácil detectar erros e encontrar soluções rapidamente, sem causar grandes prejuízos. No caso de diferenças entre o extrato e o que está registrado em seu sistema de gestão, esses valores deverão ser explicados e detalhados na conciliação.
A conciliação bancária, que normalmente é feita na tesouraria ou no departamento financeiro, deverá observar a segregação de funções. Para evitar erros ou fraudes, é importante que a tarefa não seja realizada pela mesma pessoa que faz os depósitos. Ou até mesmo daquela que faz a emissão dos extratos.
Outro cuidado que você precisa ter é em relação ao arquivamento e a utilização de documentos contábeis que possam comprovar as transações. Mantenha tudo organizado, se possível, separando-os de acordo com os meses para que fique mais fácil consultá-los.
Para concluir
Pode parecer muito trabalhoso, mas mostramos pra você como a conciliação bancária pode ser sua aliada frente ao mercado da construção civil, cada dia mais competitivo.
Com o tempo, você perceberá os efeitos positivos que essa atividade pode garantir para a sua construtora, apresentando melhorias em sua produtividade e lucratividade. Crie essa rotina financeira e perceba como ela se tornará fácil e natural com o passar do tempo.
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