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Sistema de Gestão de Obra – O que realmente importa?

28 de setembro de 2017

Você deve concordar comigo que em todo universo de um sistema de gestão de obra, o que importa de verdade é a gestão financeira e o andamento físico da obra em comparação com o planejamento.

No dia a dia de uma construtora essa tarefa é extremamente difícil devido ao volume de trabalho. Para resolver esse problema e aumentar a produtividade na gestão das construtoras e incorporadoras a utilização de um sistema de gestão de obra é fundamental, diria até que é questão de sobrevivência.

Neste artigo vou abordar tudo que importante em um sistema principalmente do ponto de vista do resultado. Você verá também o que é importante na operação para refletir os resultados esperados.

Fluxo de informações de Sistema de Gestão de Obra

Um bom sistema de gestão de obra normalmente divide-se em alguns módulos essenciais, conforme o diagrama abaixo. Esses módulos normalmente suprem a necessidade de todas as disciplinas de uma construtora.

diagrama fluxo de gestão de obra

Mas fica a dúvida:

E a contabilidade? E as obrigações fiscais?

Bom, sem dúvidas a contabilidade e as obrigações fiscais são importantíssimas para qualquer empresa e também para construtoras e incorporadoras. Apenas não coloquei no diagrama, porque estou focando nos processos que sempre existem dentro da construtora. A contabilidade e obrigações fiscais muitas vezes é feita por empresas terceiras. Porém, um bom sistema contempla essa parte.

O principal benefício de um sistema num formato de ERP é a integração entre os dados. As informações fluem naturalmente de um setor para outro na empresa de forma suave. Por exemplo:

  1. Quando o comprador compra um material ele gera um pedido de compra;
  2. Imediatamente o sistema gera uma previsão de pagamento no contas a pagar;
  3. Quando o material chega, alguém registra a entrada da nota fiscal;
  4. O sistema já atualiza o estoque, programa o pagamento para a data do vencimento;
  5. Quando o financeiro paga, já é registrado um movimento;
  6. A contabilidade pega esse movimento contabiliza e gera as informações fiscais.

A grande vantagem disso é a agilidade do processo e o risco mínimo de falha humana ao esquecer de mandar algum documento para outro setor.

Suprimentos – O Coração de um sistema de gestão de obra

O produto de uma construtora é uma edificação pronta, logo, ela compra materiais de construção. Neste caso, o processo de compras é chave para a saúde financeira da empresa. Por esse motivo um bom sistema deve gerir muito bem toda a parte de compras, contratos e medições.

Sistema de compras

O comprador de uma construtora constantemente negocia com fornecedores afim de garantir o menor preço de compra e que os materiais cheguem na hora certa na obra. Um processo de compras mal gerido pode acarretar em atrasos na obra, o que significa perda financeira, ações judiciais, perda de credibilidade da construtora.

Algumas funcionalidades importantes no sistema de compras:

  • Solicitação de compras;
  • Cotação;
  • Relatórios de acompanhamento de solicitações;
  • Planilha de cotação;
  • Análise de cotações.

Contratos e Medições

Muitos dos insumos utilizados e prestação de serviços na obra são geridos através de contratos. Um bom sistema permite que você registre os dados do contrato e realize os pagamentos a partir de medições físicas realizadas diretamente na obra.

Tanto o contrato quanto à medição, devem possuir uma integração com o financeiro.

Veja este exemplo:

Imagine que você tenha um contrato de fornecimento de 1 tonelada de concreto usinado ao longo de 2 anos na obra. No contrato ficou acertado que você o solicitará conforme a demanda, ou seja, conforme precisar na obra. Dessa forma, o pagamento será feito conforme a entrega, ou seja, através de medições.

Como um sistema deve tratar este contrato?

  1. Deve permitir que você registre os dados do contrato: objeto do contrato (neste caso concreto usinado), quantidade, valores;
  2. Registre automaticamente a previsão financeira no financeiro. Afinal, você precisa saber o quanto já se comprometeu no seu orçamento;
  3. Permitir você medir as entregas do contrato e registrar no financeiro os pagamentos dessas entregas;
  4. Deduzir da previsão financeira do contrato os valores pagos por medições e assim sempre manter seu saldo atualizado.

Se você tiver um software que resolva bem o problema de compras e contratos e medições, você tem uma grande chance de ter um bom controle financeiro em sua obra.

Bom, neste momento é possível que você esteja se perguntando:

“Ok. realmente preciso ter uma boa gestão de compras, mas como faço a gestão financeira disso?”

Explico a seguir.

Gestão financeira

É desnecessário dizer que gestão financeira é importante. Uma construtora tocando diversas obras ao mesmo tempo pode ter um fluxo de pelo menos 4000 notas fiscais de compra por mês. Esse volume gera trabalho e necessidade de gestão em todas as áreas da empresa.

A gestão financeira posso dizer que é dividida em 2 visões. A do gestor e a do colaborador:

Visão do gestor

O gestor de uma construtora e incorporadora está preocupado com os grandes números da empresa, ou seja, os dados consolidados que servirão de base para tomar decisões importantes. Logo, o sistema deve fornecer relatórios tais como:

    • Fluxo de caixa sintético: oferece uma visão consolidada de entrada e saída de dinheiro por período;
    • Fluxo de caixa por plano de contas: apresenta uma visão consolidada do fluxo por conta financeira;
    • Comparativo Orçado x Realizado: faz uma comparação consolidada entre orçamento e o que já foi gasto.

Visão do colaborador

A visão do colaborador dá suporte para a visão do gestor, neste caso o colaborador precisa de dados mais analíticos para verificar possíveis desvios e corrigi-los a tempo. Veja alguns relatórios importantes para o colaborador utilizar:

  • Fluxo de caixa analítico: oferece uma visão detalhada dos movimentos financeiros por período.
  • Analítico de apropriações financeiras: permite visualizar movimentos financeiros para cada centro de custo e conta financeira da empresa.

Você acha que consegue fazer gestão financeira sem controlar o operacional? Te respondo a seguir:

Financeiro operacional

Chamei de financeiro operacional a gestão de contas a pagar e contas a receber. Para obter dados consistentes para a gestão financeira, é fundamental operar os sistemas financeiros corretamente e com disciplina. Não adianta nada olhar fluxo de caixa e não registrar corretamente os pagamentos e recebimentos.

Automatize o que puder

Bons sistemas de gestão de obra possuem integrações com bancos para permitir automatizar as baixas de pagamentos, recebimentos e conciliação bancária.

Pagamento escritural

Tem grande utilidade para grandes volumes de pagamentos. Ao invés de registrar cada pagamento manualmente no sistema, contrata um serviço do banco que fornecerá um arquivo digital.

O sistema irá ler este arquivo e registrar os pagamentos de forma automatizada e rápida. Isso elimina a chance de erro humano no processo.

Cobrança escritural

Análogo ao pagamento escritural, mas, para recebimento. É o mesmo raciocínio, seus clientes te pagam via transferência ou boleto bancário, o banco gera o arquivo digital e o sistema lê e registra os recebimentos.

Gestão de Obra

Até aqui falei apenas da gestão financeira da obra. É claro que não é só isso. Na verdade dá pra escrever um livro sobre o assunto.

Agora, vou abordar especificamente os insumos que um bom sistema de gestão de obra pode te dar para gerenciar suas obras.

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Custo por item do orçamento

Quando você planeja uma obra, monta uma planilha de orçamento e separa em níveis, nos quais chamamos de item de orçamento. Esses itens podem ser por exemplo a compra de um elevador ou o fornecimento de concreto usinado.

O importante é você ter o controle do orçamento e não deixar estourar. Para isso, o sistema de gestão de obra deve te fornecer um relatório que permite você visualizar rapidamente uma relação entre o custo orçado, o valor medido acumulado e o valor comprometido.

Com essa relação você saberá o quanto já comprometeu do orçamento e o que já realizou e foi pago efetivamente.

Visões importantes para a gestão da obra

Logo abaixo listo algumas visões que ajudam na tomada de decisão do dia a dia na obra.

  • Orçado x comprometido
  • Medido x comprometido

Note que o valor comprometido se repete nas visões. Ele é de suma importância para comparar o orçado, planejado e medido com o comprometido.

O orçado x comprometido te dá a visão do orçamento e o que você assumiu de compromisso, mas ainda não realizou, por exemplo:

Orçamento de compra de brita:

Valor: R$1.000.000,00

Previsto: Dezembro/2019.

Comprometido (registrado no contas a pagar): R$800.000,00

Saldo do orçamento: R$200.000,00

Note que o comprometido neste caso é tudo que você registrou no contas a pagar, ou seja, já confirmou que o dinheiro saiu ou sairá do seu caixa.

O medido x comprometido te dá a visão de quanto você já mediu do seu orçamento, ou seja, realizado  em relação ao valor que você tem comprometido. Por exemplo: você pode ter recebido R$800.000,00 em materiais, mas, não ter pago ainda ou se comprometido a pagar, porém, é uma medição.

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Conclusão

Se você está avaliando um sistema, considere o quanto esse sistema é integrado. Neste artigo abordei a “espinha dorsal” da gestão de obras (compras – financeiro – gestão) mas, tem vários outros pontos muito importantes como engenharia, contabilidade, fiscal, qualidade, etc.

Opte por sistemas integrados e que automatizem o que for possível de trabalho manual. Isso irá resultar para você em produtividade e redução de custos.

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Marcelo Pinheiro de Araujo

  • Formado em Sistemas de Informação
  • Product Owner da Nota Fiscal Eletrônica do Sienge
 

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