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Como fazer controle de inadimplência sem sofrimento

19 de janeiro de 2018

É comum ver na indústria da construção civil construtoras processando empresas terceirizadas por falta de pagamento. Você provavelmente já deve ter tido algum problema semelhante, certo? Pois saiba que isso pode ser evitado por meio de um controle de inadimplência.

Ao gerenciar uma obra é fundamental que o fluxo de caixa esteja sempre em dia. A falta de recebimentos pode gerar atrasos nos pagamentos de fornecedores, funcionários, empreiteiros, entre outros serviços. Dessa maneira surge o efeito cascata: um atraso de pagamento gera outros atrasos.

Pensando nesse problema constante na construção civil, decidimos falar sobre o controle de inadimplência, uma ferramenta que vai ajudar você a gerenciar melhor sua obra.

Mas antes vamos esclarecer:

Qual a importância do controle de inadimplência?

 

 

 

 

Toda empresa, independentemente do seu segmento, está sujeita a ser vítima de maus pagadores. Por isso, o controle de inadimplência acaba se tornando uma ferramenta extremamente importante na hora de cobrar.

Com o controle de inadimplência as tarefas do setor financeiro da sua construtora funcionam com mais eficácia. Isso garante que o fluxo de caixa não seja comprometido.

Entre os principais benefícios do controle de inadimplência estão:

  • Redução de perdas;
  • Redução de despesas judiciais;
  • Histórico de bons e maus pagadores referente a outros projetos;
  • Controle de contas a pagar e a receber mais organizado.

Por conta da situação atual do país, a capacidade de pagar contas se tornou cada vez menor. Um outro fator para o aumento de inadimplentes é a falta de planejamento e organização. Muitas empresas fecham contratos e acordos sem ao menos saber se terão condições de cobrir as despesas.

Notou que, independente do tema, nós sempre destacamos a importância do planejamento? No fim, para todas as etapas de uma obra, ele é a peça chave que garantirá o sucesso do seu empreendimento.

A esta altura você deve estar se perguntando:

controle de inadimplênciaComo ter um controle de inadimplência eficiente?

Existem muitas formas de elaborar um controle de inadimplência e também de torná-lo mais prático e eficiente para você e o seu cliente, fornecedor ou parceiro. Separamos quatro dicas fundamentais que podem te ajudar:

1º Facilite o pagamento

Por conta das diversas etapas, fornecedores, materiais, mão de obra, entre outras despesas, uma obra demanda muito organização financeira do seu gestor. Para que tudo ocorra conforme o planejamento e você possa evitar atrasos em seus recebimentos, pense em formas de facilitar os pagamentos.

A forma mais comum entre vários setores é o parcelamento. Você pode programar, em comum acordo, datas de vencimento e os valores cobrados sobre cada serviço.

Lembre-se:

Existe também a opção das cobranças online, que demandam um certo investimento, já que é preciso ter ferramentas de pagamento via internet.

Boletos e parcelamentos no cartão de crédito também são opções comuns e eficientes para receber pagamentos e evitar surpresas no fluxo de caixa.

2º Inclua as taxas de atraso em seus orçamentos

Quando você atrasa pagamentos, prioriza pagar as contas que tem juros por atrasos, certo? Assim, evita pagar um valor muito maior do que o determinado e não compromete o seu orçamento. Isso também pode ser aplicado ao cliente.

Ao enviar o seu orçamento, inclua a “taxa de inadimplência”. Isso significa deixar o seu cliente ciente de que todo atraso de pagamento gera um custo maior para ele. Logo, isso exigirá mais comprometimento por parte dele.

Você pode definir um percentual que será acrescido no valor definido em contrato para cobrir seus prejuízos devido ao atraso. Normalmente o valor fica entre 5% a 10%. Dessa maneira você faz o seu planejamento financeiro normalmente, ciente de que terá um valor extra para cobrir atrasos.

3º Automatize os serviços de cobrança

O seu gestor, você ou até mesmo o setor financeiro, provavelmente, não terão tempo para ligar para os clientes lembrando-os dos pagamentos. Além de ser uma situação desagradável, pode atrasar outras tarefas do dia a dia.

Por isso, automatize os serviços de cobrança da maneira que for mais eficiente para você e sua construtora. Isso pode ser feito através de e-mails e lembretes automáticos ou SMS, lembrando das datas de vencimento.

Essa dica é ideal para aqueles clientes enrolados, que sempre esquecem as datas de vencimentos de parcelas. Dessa forma você também evita o desgaste da relação com o cliente, já que a cobrança não é feita diretamente.

4º Use a tecnologia para o controle de inadimplência

A utilização da tecnologia é algo cada vez mais comum dentro das empresas, inclusive na construção civil. Os softwares de gestão, conhecidos popularmente como ERPs, são as soluções mais utilizadas para a otimização de processos.

Mas você sabia que eles também podem ajudar no controle de inadimplência?

Dentre as inúmeras funcionalidades que um ERP oferece, existe a possibilidade de acompanhar as etapas da obra. Isso inclui informações fundamentais para o controle de inadimplência, como prazos para entrega, recebimentos, formas de pagamento, entre outras funções.

Além disso, um software de gestão possibilita a integração de informações entre diversos setores da construtora. Isso permite, por exemplo, que o seu gestor ou qualquer outro colaborador que tenha acesso, veja o que foi acordado com o cliente. Isso inclui acesso ao contrato firmado, às formas de pagamento, ao que já foi pago ou não, dentre outras informações.

E fique atento à nossa dica extra:

Ao contratar uma empresa que forneça um software de gestão, procure um que seja especializado em construção civil. Como o Sienge, por exemplo, que foi desenvolvido especialmente para o setor, que entende suas necessidades e por isso tem funcionalidades que facilitam o seu dia a dia.

Saiba como cobrar seu cliente

Fazer cobranças não é algo muito agradável, não é mesmo? É uma situação desconfortável para quem está cobrando e para quem está sendo cobrado. Mas, infelizmente, é um mal necessário algumas vezes.

Existem formas de cobrar o cliente de maneira menos constrangedora e evitar situações indesejáveis, como processos judiciais.

Veja abaixo algumas soluções simples que podem ser úteis para você e o seu gestor:

Avalie o perfil do cliente

Normalmente você trabalha sempre com os mesmos clientes e já tem um perfil sobre eles. Sabe quando são maus ou bons pagadores. Por isso avalie se esse é o caso, pois a abordagem de um perfil para o outro deve ser diferente.

No caso de um bom pagador, ele pode estar passando por um momento díficil, teve outros problemas e por isso ficou inadimplente. Leve isso em consideração e negocie com ele uma nova forma de pagamento que seja boa para ambos.

Atualize seu controle de inadimplência

É extremamente importante que você ou seu gestor mantenham o controle de inadimplência atualizado. Não deixe de atualizar informações que podem implicar em cobranças desnecessárias ou situações constrangedoras.

Por exemplo, cobrar um cliente sobre algo que ele já pagou ou cobrar um valor que não era o acordado inicialmente. Informações atualizadas evitam praticar taxas de inadimplência diferentes das determinadas no orçamento.

Esteja aberto a negociações

Todo mundo está sujeito a imprevistos. Às vezes, a falta de pagamento do cliente é por conta de algum outro problema e isso não significa que ele não está disposto a pagar sua dívida.

Verifique se ele não tem alguma proposta para pagamento ou sugira uma que ajude ambos. Além de estreitar o seu relacionamento com o cliente, já que foi solidário em um momento díficil, você consegue manter seu fluxo de caixa em dia e evita problemas na sua obra.

Faça um plano de cobrança

Cada empresa cobra da maneira que for melhor, mas algumas criam situações que podem gerar problemas para elas mesmas. Como, por exemplo, divulgar no mercado a situação do inadimplente. Além de ser constrangedor, isso faz com que você perca outros parceiros comerciais.

Para esta situação, vale a expressão: “Roupa suja se lava em casa.”.

Crie um plano de cobrança que esteja restrito apenas à sua empresa e ao cliente. Este plano pode ser feito em etapas:

  • 1º Etapa: entre em contato para fazer a cobrança após 10 dias de atraso;
  • 2º Etapa: antes de completar 30 dias de atraso, entre em contato novamente e negocie o valor;
  • 3º Etapa: após os 30 dias proteste a dívida no cartório e envie uma carta registrada notificando o cliente;
  • 4º Etapa: corte o fornecimento do produto e comunique o cliente sobre os motivos;
  • 5º Etapa: contate seu advogado para que medidas judiciais sejam aplicadas.

Perceba que as primeiras etapas do plano de cobrança priorizam o diálogo e a negociação. Apenas em último caso você recorrerá à justiça.

Faça a gestão da sua carteira de clientes

Outra forma simples de reduzir o número de inadimplentes na sua construtora e manter o seu controle de inadimplência cada vez melhor, é gerenciar de maneira eficiente sua carteira de clientes.

Com essa simples pesquisa você já consegue prever quais são os bons e os maus clientes para fazer negócio.

No caso de novos clientes, procure saber mais sobre eles. Veja como é sua relação com o mercado, se existe algum comentário de que são maus pagadores ou desorganizados.

Já para os clientes antigos, avalie o histórico de pagamentos e veja se em algum outro projeto vocês tiveram problemas relacionados a recebimento.

Por isso é extremamente importante que você e seu gestor tenham um histórico de cada cliente, incluindo as rotinas de pagamento. Dessa maneira é possível avaliar quando está na hora de trocar aquele cliente que só tem dado dor de cabeça. Afinal, é melhor perder um contrato do que ter que arcar com prejuízos e ações judiciais.

Conclusão

Agora ficou mais fácil fazer o controle de inadimplência e cobrar os clientes, não é? Basta ser organizado, sempre manter as informações atualizadas e ter em mente que o cliente inadimplente não é seu inimigo.

E lembre-se, uma das maneiras mais eficientes e simples de se resolver um problema é dialogar. Não deixe de conversar com seus clientes, verifique se eles não estão passando por um momento financeiro difícil e ofereça soluções que ajude ambos.

Afinal, é melhor receber o pagamento em um número maior de parcelas do que não receber nada e ainda ter que lidar com prejuízos e custos judiciais.

Compartilhe conosco a sua experiência com clientes inadimplentes e, caso o post tenha ajudado, curta e divida com seus amigos através das redes sociais!

Tomás Lima

  • Gestor de Conteúdo
  • Graduado em Administração pela UFMG
  • Apaixonado por Construção Civil
 

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