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Comprar material de construção civil – melhores práticas para sua obra

31 de outubro de 2017

Você já deve ter escutado a expressão “o setor de compras é o coração da empresa”. Pois bem, a afirmativa é verdadeira. O gerenciamento desordenado do setor responsável por comprar material de construção pode gerar perda da rentabilidade na empresa e problemas de abastecimento, entre outros.

Mas como evitar que isso aconteça? Simples, ao adotar algumas boas práticas, você não só se previne, mas também traz lucratividade à empresa. Para tanto, planejar suas compras, ranquear seus parceiros, ter um bom histórico e uma comunicação eficaz têm grande importância.

Planeje suas compras

É importante saber quando comprar, e um bom planejamento das compras ajuda nesse sentido. Ao saber quando comprar, você pode negociar preços atrativos com os seus fornecedores. Além disso, economiza com os custos de armazenamento, pois, assim, abre-se a possibilidade de trabalhar com o estoque da fornecedora.

Fracione o pedido na hora de comprar material de construção

É interessante também fracionar os seus pedidos de compras. Leve em consideração as quantidades que deverão ser utilizadas em cada uma das etapas das suas obras, bem como cada material a ser utilizado na semana de execução.

Porém se faz necessário o monitoramento da utilização desses materiais. Caso haja imprevistos e a quantidade extrapolar a quantidade solicitada na semana, você terá a vantagem de adiantar o outro pedido.

Não se esqueça:

Assim, você evita que a obra seja interrompida por falta de material. Também poderão ser evitadas compras emergenciais, nas quais o custo é maior. Sem mencionar o custo do deslocamento do material para a sua obra, pois isso poderá ser feito pelo seu fornecedor. E, claro, a possibilidade de extravio de materiais, caso se mantenha um estoque na obra.

Avalie o giro dos materiais

É interessante também avaliar o giro dos materiais, conforme a execução das obras, para avaliar de fato quais são os de maior impacto. Ou seja, os itens com maior grau de relevância.

Ao fazer isso, você poderá manter o estoque mínimo para iniciar uma etapa de obra, antes mesmo que o seu pedido de compras chegue.

No caso de mais de uma obra, fique atento aos materiais destinados a cada uma delas. E, se possível,

Esteja atento aos bons preços

Sempre esteja antenado a e-mails com promoções de materiais de construção. Lembro que o cobre sofria variação constante. Por conta disso, estava sempre atento aos valores que os meus fornecedores estavam aplicando.

Com isso, pude analisar que os fornecedores, de vez em quando, aplicavam preços extremamente atrativos. Já pensou na economia que uma compra desse tipo pode trazer a sua obra?

Confira sempre as notas fiscais de cada um dos produtos, para comprovar se o que você pediu foi entregue nas quantidades corretas e nos valores corretos.

Para uma boa margem, sempre mantenha os custos incidentes nas compras atualizados. Impostos como ICMS, substituição tributária e até mesmo o valor de frete devem estar corrigidos. Caso isso não ocorra, você pode estar perdendo um bom dinheiro.

Ranqueie seus parceiros comerciais

Defina os critérios para avaliar os seus fornecedores, dando notas de 0 a 5. Assim você terá a visão de quais são os melhores e mais confiáveis. Ainda saberá qual deles tem o melhor prazo de entrega, o melhor preço, as melhores condições de pagamento e as melhores condições de entrega – no caso, o valor de frete.

Munido dessas informações, haverá a visão clara do que você irá necessitar no momento. Dessa forma, as compras poderão ser trabalhadas de acordo com os critérios que se sobressaem em cada situação.

Além disso, faça suas cotações sempre com mais de um fornecedor. A partir disso, você poderá enxergar com clareza os critérios que foram estipulados. Levando em consideração o peso de cada um deles, poderá fazer um bom negócio no momento de comprar material de construção.

Tenha sempre salvo o histórico de compras anteriores

É de grande importância manter uma base de dados com histórico de compras anteriores. Com isso, você terá os valores e condições anteriores feitas pelos seus fornecedores. Além disso, terá informações sobre todos os fornecedores, com os contatos e a linha de material que é fornecido.

Digo isso porque me deparei com situações nas quais não havia salvo essas informações. Consequentemente, perdi um tempo precioso procurando outros fornecedores, e, por vezes, acabei pagando mais caro. E você não quer que isso aconteça!

E tem mais:

Você terá uma base para comprar material de construção em qualquer etapa de obra que iniciar posteriormente.

Divida as suas ordens de compras por pastas de etapa, ou descreva a obra a que os seus materiais foram destinados. Assim, você poderá confrontar os pedidos de compras em caso de erro.

Comunicação é importante.

É importante que o setor responsável por comprar material de construção esteja em constante comunicação com os setores financeiro, de obras e almoxarifado.

Comunicação entre compras e financeiro

Será responsável por liberar o dinheiro para você fazer a compra. Portanto, depois de negociadas as condições com o seu fornecedor, certifique-se de que a empresa terá dinheiro para pagar ou liberar a compra. Em caso positivo, mantenha o departamento informado acerca das condições em que foram negociadas as compras, com valores e datas de vencimento.  

A comunicação pode ser feita através de e-mails, planilhas compartilhadas ou de um software que possibilita integração entre áreas. Lembre-se de que, caso haja um ruído nessa comunicação que gere atraso do pagamento, você corre o risco de ter pedidos bloqueados.

Comunicação entre compras e obras

Com base nesse fluxo, você poderá medir a efetividade de seu planejamento de compras, pois esses setores irão informar se os materiais estão sendo utilizados conforme o planejado.

Os seus responsáveis por obras repassarão as informações relacionadas à falta ou à sobra de material. Também indicarão quando cada um deles será usado, em quais etapas ou, até mesmo, qual a semana em que esse material deverá ser comprado.

Geralmente acontecem diversos ruídos nesse tipo de comunicação. Portanto, é importante que se estabeleça um padrão de comunicação. Seja por e-mail, seja por telefonema ou, na melhor das hipóteses, através de uma solução automatizada.

Compras e estoque

É interessante que o seu almoxarife tenha conhecimento de todas as compras que estão sendo feitas e para quais obras estão sendo destinadas. Ele  é quem será encarregado de deixar o seu estoque redondo, permitindo análises de mínimo e máximo.

Sobre a questão das compras por obras, ele ficará encarregado de fazer essa divisão. Ainda deverá manter o setor de compras informado sobre o destino de cada uma das compras e suas respectivas quantidades.

Sempre que possível, confira junto ao seu almoxarifado os materiais que foram comprados, a fim de verificar se estão batendo com o seu pedido de compras.

Procure deixá-lo informado  sobre a qualidade do produto que está sendo enviado pelo seu fornecedor, pois algumas mercadorias podem ser danificadas no trajeto.

Mantenha uma base com os produtos devidamente cadastrados; assim, quando o seu almoxarife der entrada nos materiais comprados, você terá idéia das quantidades em estoque.

É importante que a comunicação entre estoque e compras seja feita através de planilhas ou de uma solução automatizada.

Conclusão

Pode-se perceber a importância de manter um departamento de compras muito bem organizado e com os processos bem definidos, assim como uma boa comunicação entre o setor de compras e as demais áreas da sua empresa.

Levando em consideração as boas práticas, você trará agilidade no fluxo de comunicação da empresa, além de conseguir comprar material de construção com valores menores. Ainda poderá evitar os custos relacionados ao armazenamento excessivo de alguns materiais.

Essas são algumas iniciativas que poderão fazer toda a diferença no custo final das suas obras. Se esse post foi útil para você, não esqueça de deixar um comentário e compartilhar.

Marcelo Moreira Lalau

  • 10 anos atuando na indústria da construção.
  • Analista de desenvolvimento de vendas
 

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