Assinatura eletrônica: como o Sienge Plataforma pode ajudar

Felipe Gonzales

Felipe Gonzales

Product Manager com mais de um década de trabalho na indústria de tecnologia. Com vasta experiência em projetos de integração da cadeia de suprimentos.

12 de agosto 2020

Este cenário de pandemia tem trazido diversos desafios em todos os setores, e com a Construção Civil não foi diferente. Mas o que realmente tem atraído minha atenção é como o nosso setor tem se reinventado. Não me refiro somente a velocidade ou as adequações que temos feito, mas principalmente a como o setor tem sido receptivo as novas ferramentas e em abraçar o “novo normal”, como tem sido chamado.

Na minha opinião a assinatura eletrônica tem sido uma protagonista, entre as demais ferramentas, e as possibilidades que ela traz são alguns dos pontos que vamos tratar nesse artigo.

Mas antes vamos esclarecer a diferença entre Assinatura Digital e Assinatura Eletrônica.

Assinatura digital ou eletrônica?

Simplificando, a assinatura eletrônica é o gênero que engloba todo e qualquer método utilizado para assinar um documento eletrônico. A legalidade desse método é obtida através de três pilares:

  • identificação e autenticação do assinante;
  • comprovação da integridade do documento que foi assinado;
  • e o registro da assinatura.

Com relação a assinatura digital, essa é considerada uma espécie de assinatura eletrônica, que resulta de uma operação criptográfica onde é possível validar a origem e integridade do documento. Este processo fica registrado e vinculado ao documento eletrônico, o que garante que qualquer alteração feita nele torne-o inválido.

Mas qual a validade legal da assinatura eletrônica?

O marco legal no País foi a aprovação da Lei 11.419, de 2006, em que o uso de documentos eletrônicos passou a ser aceito pelo Poder Judiciário, quando assinados digitalmente.

Assinatura eletrônica é parte da reinvenção do setor construtivo

Essas são questões que começaram na Medida Provisória nº 2.200-2 de 2001, que instituiu Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, respaldando transações eletrônicas.

Vejamos o art. 10, § 1º:

Art. 10. Consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória.

§ 1° As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários, na forma do art. 131 da Lei no 3.071, de 1o de janeiro de 1916 – Código Civil.

A Medida Provisória criou a ICP-Brasil para garantir a autenticidade, integridade e validade jurídica de documentos em forma eletrônica.

Sendo assim, ainda que não exista uma legislação própria regulamentando assinaturas eletrônicas nos contratos, a Medida Provisória citada tem sido utilizada para presumir como verdadeiro este modelo de assinatura de contrato.

Quais são as possibilidades da assinatura eletrônica?

Um cenário que tem sido bem explorado são as assinaturas de contratos entre a construtora e/ou incorporadora e seus Fornecedores. Neste cenário temos um ganho imediato e que permeia várias frentes do processo de contratação de fornecedores. Esses ganhos são:

1. Ampliação das possibilidades de contratação de novos fornecedores. Afinal, não será necessário aguardar para que o contrato físico seja enviado pelos correios ou transportadora, assinado, reconhecido em cartório e enviado de volta ao escritório.

2. Redução do gasto com transporte, impressão e armazenamento dos documentos (além de facilitar o acesso a estes).

3. Evitar contato físico e exposição a riscos biológicos. Sim, Me refiro ao Covid-19, já que estudos recentes da Universidade Federal do Rio Grande do Sul apontam que o Covid-19 pode sobreviver até 5 dias na superfície do papel.

4. Redução drástica no tempo necessário para assinatura do contrato (de dias para apenas alguns minutos) é possível mitigar os riscos de um fornecedor ter de acessar o canteiro de obras antes de estar com o contrato assinado.

Agilidade na aprovação de processos

Outra maneira de aproveitar a assinatura eletrônica é utilizá-la para obter a aprovação em processos corriqueiros, como aprovação da Medição.

Digo isso pelo seguinte:

Notamos que nossos clientes escolheram a assinatura eletrônica para substituir o processo antigo de levar a Medição impressa na mesa do gestor para obter a aprovação e somente então fazer a liberação do pagamento. Neste caso, com a pandemia, essa rotina foi quebrada devido ao distanciamento social.

Foi aí que entrou a assinatura eletrônica para obter o consentimento do(s) gestor(es) de forma rápida e segura com a assinatura eletrônica. Assim, temos ganhos de velocidade, segurança e até comunicação, de forma que estas solicitações de assinatura vão direto para a caixa de email dos aprovadores. Sem dúvida, isso dá maior robustez e cadência ao processo.

A cada dia se abre mais espaço para a assinatura eletrônica

Falamos até aqui de contratos e medições com fornecedores e até mesmo de processos internos da construtora/incorporadora, mas estes são só algumas das possibilidades.

Ainda temos as assinaturas de projetos, planta baixa e muitos outros documentos que “nascem digitais”. Isso faz com que uma impressão e/ou cópia possa ser evitada e ainda manter a validade daquele documento. Até mesmo por que estes documentos são mais bem inspecionados e armazenados no seu formato digital.

Importante lembrar que a ideia deste artigo não é pregar a abolição dos documentos físicos, pois sabemos do seu valor e praticidade, principalmente no canteiro de obras junto aos times.

Na verdade, o objetivo é compartilhar as boas práticas que temos visto nossos clientes e o mercado aplicarem. Assim, você e sua empresa também poderão tirar proveito dessas práticas e ficar a frente dos seus competidores.

Por que a Indústria da Construção?

Uma das perguntas que podem ter surgido é “Porque a indústria da construção deve aderir à assinatura eletrônica?”. E, apesar de já termos passado por quase uma dezena de formas de usar a assinatura eletrônica no nosso setor, talvez ainda exista espaço para questionamento dos benefícios que a sua empresa obtém ao utilizar essa tecnologia.

Mas a resposta é simples, e um tanto quanto clichê:

Tempo é dinheiro! Isso mesmo, esse é um conceito antigo e muito bem compreendido no nosso setor. Estamos acostumados a fazer o possível e impossível para entregar um projeto no prazo. Afinal, tempo é dinheiro.

Essa ideia é tão verdadeira que, de acordo com o Fórum Econômico Mundial, em 10 anos, a digitalização em grande escala poderia levar a uma economia de US$ 0,7-1,2 trilhão nas fases de Projeto, Engenharia e Construção. Também poderia levar a uma economia de US$ 0,3-0,5 trilhões na fase de operações.

A assinatura eletrônica recupera tempo e dinheiro perdidos com soluções analógicas

O processo analógico (utilizando o papel) acaba inferindo em todos os momento que já citamos antes. Isso nos deixou acostumados a fazer coisas que nos custam tempo e dinheiro, como:

  • aguardar pelo transporte de algumas folhas de papel;
  • aguardar por filas em cartórios de registro;
  • não conseguir encontrar os documentos por não estarem no armário ou fichário correto.

Tudo isso custa muito tempo e dinheiro para ser considerado normal, sendo que já existe uma solução muito melhor disponível a todos.

Trago mais uma pesquisa que foi feita com mais de 300 construtoras ao redor do mundo pela JBKnowledge Survey. Nela, os participantes responderam quais são os aspectos mais difíceis no gerenciamento de documentos.

a assinatura eletrônica resolve dores comuns de muitas empresas

Observe que o simples fato de garantir que você tenha a versão mais atualizada gera um problema enorme. Algo tão simples e que tenho certeza que não estou sozinho em me lembrar das últimas vezes que fiquei me perguntando se a versão que eu tinha era a última.

Além disso, quando falamos do processo de licitação/estimativa, veja qual parte do processo os participantes identificaram como que leva mais tempo para obter assinaturas:

Mapa das dores de assinatura no processo de contratação e licitação

Sendo assim, atualmente é difícil justificar a ideia de não migrar do papel para o digital. Deixe o incômodo do papel para trás. Para se manter competitivo nesse mercado, sua empresa não pode perder tempo com tarefas administrativas desnecessárias.

Como o Sienge Plataforma pode ajudar com a assinatura eletrônica

Sabendo disso o Sienge Plataforma desenvolveu uma integração com os principais players de assinatura eletrônica do mercado para que a sua empresa possa aproveitar todos os benefícios da assinatura eletrônica.

Sienge Suprimentos

Desta forma, você pode, dentro do módulo de Suprimentos do Sienge, gerenciar os anexos de contrato com fornecedor e ainda solicitar a assinatura eletrônica destes PDF. Para o Sienge este PDF pode ser o Contrato de parceria com seu fornecedor, ou até mesmo qualquer outro documento PDF que faça sentido para aquele projeto (Ex.: Certificados, Planta baixa, Projetos e etc.).

Interface simples e rápida

Como sabemos que o mais importante neste processo é otimizar o seu tempo e do seu time, a nossa interface é simples e rápida. Ela solicita apenas o nome e o email das pessoas que devem receber a solicitação de assinatura eletrônica.

Depois disso os emails são disparados automaticamente para que os assinantes validem e assinem o documento em questão. Uma vez este documento assinados por todas as partes envolvidas, ele volta para o Sienge e fica atrelado ao cadastro original. Tudo muito fácil, rápido e simples.

Sienge Comercial

No Sienge Plataforma também é possível utilizar assinatura eletrônica no modulo Comercial, ou seja, nos contratos e documentos de venda dos imóveis. Mas isso é assunto para um próximo artigo aqui no Blog do Sienge.

Sendo assim, atualmente é difícil justificar a ideia de não migrar do papel para o digital. Deixe o incômodo do papel para trás. Para se manter competitivo nesse mercado, sua empresa não pode perder tempo com tarefas administrativas e desnecessárias.

O Sienge Plataforma tem se preocupado em manter os seus clientes competitivos e a frente do mercado. Leve esses benefícios para sua empresa. Peça contato de um dos nossos consultores através do link Fale Conosco e se mantenha atualizado com as mais novas tecnologias da Indústria da Construção.