Acompanhamento de obras eficiente para empreendimentos lucrativos

1 de março de 2019

Ao falarmos em acompanhamento de obras, você provavelmente sabe que o foco é no monitoramento e controle do empreendimento. A sua execução não é tarefa simples, sendo que a expectativa com o serviço é monitorar o desempenho de indicadores chave do projeto ao longo de todo o ciclo.

Falha na comunicação, ineficiência no controle de materiais, descuidos no cronograma, entre outras situações, impactam no resultado final.

Mas, você sabia que elas podem muito bem ser evitadas?

acompanhamento de obras

Tudo depende de como a empresa que você atua executa essa tarefa.

O ciclo de vida do projeto vai além do canteiro de obras, contemplando etapas de pré e pós-execução. Planejamento, licenças, organização do canteiro, entrega das chaves e etapas de manutenção são algumas das fases. Para o controle de cada uma, você vai precisar ser organizado e definir processos. Acompanhe!

Indicadores de desempenho na Construção Civil

Os indicadores-chaves são variados e distribuídos ao longo da obra. Fazem bastante diferença entre um projeto bem-sucedido e um que acaba em prejuízo, por isso a importância de tê-los bem definidos. O monitoramento e controle vão além da análise, buscando antecipar riscos não identificados anteriormente e criar lucro.

Esses indicadores devem focar nos três níveis de gestão do projeto, sendo eles operacional (dia-a-dia), tático (processos financeiros) e estratégico (visão a longo prazo). Quatro pontos são fundamentais para que a empresa gere bons KPIs de acompanhamento de obras:

  1. Serem simples, fáceis de entender e diretos;
  2. Devem visar reverter em um resultado negativo ou maximizar um resultado positivo;
  3. Coletar dados frequentemente de forma pautada (seja de quinzenal à trimestral);
  4. Manter o foco no monitoramento para não cometer os mesmos erros;

Saiba os objetivos dos projetos da empresa para definir os indicadores, como quantos metros quadrados de alvenaria foram executados no mês por uma equipe de três pessoas. É com a validação desses indicadores-chave de desempenho que você tem as principais métricas que sinalizam o que importa ou atrasa a execução da obra.

Como forma de ganhar vantagem competitiva as empresas de Construção Civil buscam cada vez mais aumentar a qualidade dos processos e atividades. Felizmente, com a chegada de novas técnicas e ferramentas é possível fazer um monitoramento assertivo e completo do projeto. A seguir, confira mais detalhes de uma dessas metodologias, o Ciclo PDCA.

acompanhamento de obras

Ciclo PDCA: transformando a teoria em prática

Utilizado para promover a melhoria contínua dos processos, otimizar o tempo de realização dos trabalhos e reduzir as despesas, surge do conceito Toyota de produção. Iterativo, está bastante presente na Lean Construction também com o objetivo de solucionar problemas.

Para trabalhar com a retroalimentação do ciclo, você deve analisar as informações coletadas e definir planos de ação que melhorem a maturidade do processo. Com o pensamento que é sempre possível evoluir, o processo de melhoria contínua não tem fim – apenas reinícios.

Veja como aplicar o Ciclo PDCA nas etapas de acompanhamento da obra:

P (PLANEJAR):

Nesta primeira fase, todos os processos são mapeados para que os gestores identifiquem potenciais oportunidades ou problemas e suas possíveis causas. Depois disso, são definidas as soluções e estabelecido um plano de ação para promover as melhorias.

Está diretamente ligado às etapas anteriores ao canteiro de obras e que refletem no que será monitorado diariamente, como planejamento e orçamento. Com diferentes ondas de refinamento, traz diferentes níveis de detalhamento dos indicadores.

Concreto, aço e forma são comuns na Construção Civil, representando macro itens de monitoramento de produtividade no ciclo, por exemplo. Refinar eles em pacotes menores de acompanhamento traz maior detalhamento e acurácia das validações.

D (DO)

O foco é na gestão de obras, basicamente nos processos de compra e medições, trazendo uma série de ganhos no acompanhamento das práticas PBQP-H, ISO 9001 e ISO 14001. Sinalizam e definem alguns indicadores-chave nos painéis de controle do acompanhamento da obra através de informações da Ficha de Verificação de Serviço (confira no final do post).

Sabendo qual serviço foi aprovado ou não, você consegue monitorar o que foi assertivo e o que demandou retrabalho da equipe. Se alguma etapa não tem resultado satisfatório com frequência, é um sinal de alerta de ineficiência para a mão de obra ou processo, por exemplo.

É um momento bem operacional que traz indicadores táticos, por isso empodere, eduque e treine os envolvidos no processo para garantir que todos estejam alinhados.

acompanhamento de obras

C (CHECK)

Etapa que foca no monitoramento e controle das premissas, essa fase inicia juntamente com o projeto. Quanto antes você acompanhar as métricas, mais cedo irá identificar se o planejamento está dando certo ou precisa de mudanças. Possui quatro diretrizes muito claras, sendo elas:

  1. Custo: definido com o orçamento, deve ficar dentro do previsto;
  2. Prazo: o cronograma de entrega de cada etapa impacta nos lucros;
  3. Qualidade: deve ser entregue de acordo com o previamente exigido;
  4. Escopo: execução do que foi definido nos projetos arquitetônicos;

Na definição dessas quatro premissas do projeto acabamos com demonstrativos de resultados, um confronto direto e bastante objetivo entre o PREVISTO X REALIZADO. É com a análise que você saberá se adota uma ação preventiva ou corretiva.

Imagine uma situação onde que ao em vez de entregar 5% da construção, a equipe entrega 4% dois meses consecutivos. Com uma margem de lucro inicial de 12%, o gap compromete 2% do mesmo, sendo um sinal de alerta para mudanças no planejamento de desvio máximo tolerável. Redefina para recuperar esse desvio de forma agressiva e trazer novo resultado.

É em situações como essa que uma plataforma de gestão como o SIENGE traz bastante ganho de produtividade. Isso porque cruza informações e indicadores de desempenho, calculando o desvio máximo tolerável.

A (ACT)

Com base nessa definição de adotar uma medida preventiva ou curativa, é hora do plano de ação. Recomendo fortemente a vocês que trabalhem com a visão de 5W2H, ferramenta que divide o plano em tópicos.

Veja as 7 perguntas que está focado:

  1. Quanto custa?
  2. Em quanto tempo será feito ?
  3. Quem fará?
  4. Como fará?
  5. Por que será feito?
  6. De que forma será realizado?
  7. Com quais recursos essas ações serão realizadas?

Embora essa definição seja longa e trabalhosa, identificar os sete parâmetros fundamentais para uma mesma atividade permite aos gestores um acompanhamento de obras real. Isso porque saberão exatamente de quem cobrar, o que cobrar e quais são as métricas que serão cobradas.

O plano de ação traz aos gestores da obra a visão de lições aprendidas que retroalimentam o ciclo de informações. Trabalhe com banco de dados real da obra para ter certeza com o que está lidando, como os indicadores de produtividade das composições, por exemplo.

A base comparativa de índices precisa ser impactante, feita de acordo com a realidade da empresa e do mercado em que atua. Caso contrário, você terá radares de produtividade distorcidos e um planejamento de obra incorreto. Lembre que todas as práticas do Ciclo PDCA impactam no dia-a-dia.

No início do tópico falamos da inspiração no ciclo Toyota, que descreve como plano de ação, duas visões práticas de melhoria distintas. São elas:

  • Kaizen: mudança gradual e incremental, com pequenas mudanças de forma lenta e contínua.
  • Kaikaku: mudança radical de produtividade, pois é preciso executar o projeto respeitando o planejamento;

É indispensável ter e identificar os processos fundamentais de mudança e qual que deve ser aplicada. Afinal, não é possível ter uma empresa de sucesso apostando apenas em gerar crescimento lento, assim como não dá para mudar todo o processo de produção de uma vez só.

As aplicações do Ciclo PDCA na rotina de acompanhamento de obras

acompanhamento de obras

Já falamos sobre as etapas de planejamento, gestão e controle. Mas, e o dia-a-dia do canteiro de obras? Felizmente é possível adotar algumas práticas do ciclo de melhoria contínua para saber aquilo que impacta no bolso. Confira quatro aplicações possíveis:

1- Análise-Drill Down

Visão detalhada do processo de análise, replica a boa prática do planejamento quebrando as macroatividades em atividades menores. O prazo de acompanhamento é curto e ao final de cada um faz entregas que podem ser mensuradas. Impacta diretamente em como o monitoramento é feito e quais são os indicadores de desempenho validados.

2- Ensaios de desempenho e validação do fluxo de trabalho:

Bastante ligada ao ambiente de trabalho e à uma frente de serviço controlada, onde o gestor identifica qual a melhor forma de execução do trabalho. Você sabe a maneira mais eficiente de concretar um metro quadrado?

Faça o teste em um ambiente controlado. Simule a melhor execução, valide os indicadores considerados para a tarefa e identifique movimentos ou processos que não agregam valor à etapa.

3- Monitore o previsto x realizado

Mais uma vez uma plataforma como o Sienge se mostra eficiente, pois monitora o que foi previsto e o que realmente está sendo realizado, identificando os gaps. Saiba as variáveis a serem monitoradas, suas relações de impacto com os indicadores-chave, além da frequência de monitoramento e processo de compras.

4- Plano de ação 5W2H

Imagina que você vai controlar na rotina de obras o fluxo de devolução no almoxarifado das ferramentas. Responda as sete perguntas do plano de ação, defina os responsáveis e monitore o retorno dos itens para o quadro pintado de ferramentas no almoxarifado (prática Kaizen). Você saberá custos e qualidade de cada fornecedor.

Afinal, o acompanhamento de obras é estratégico para a empresa?

Sim. O acompanhamento de obras é estratégico para quem visa lucro e sucesso. Deixá-lo de lado é prejuízo certo, já que é ele quem traz as informações para análise de valor agregado e o cálculo de tendência de resultado do empreendimento.

Observe todos esses indicadores e ferramentas apresentadas a você. Também assista nossa palestra para se aprofundar ainda mais em como fazer um acompanhamento eficiente.

Você vai precisar de apoio:

O Sienge módulo de engenharia, é pautado no Ciclo PDCA justamente para que as informações sejam entregues de forma consolidada e objetiva. Com ele você compara o planejado com o que foi previsto e realizado, sinalizando os desvios do dia-a-dia de obras e as variações que impactam nos custos.

Em paralelo, faça o acompanhamento com a ficha de verificação de serviço e crie uma planilha de medição de obras como ferramenta inicial de cadastro.

É desafiador, mas ao conseguir se estruturar dentro das quatro fases do ciclo PDCA a empresa tem mais chances de entregar o empreendimento em dia. Tenha sempre em mente que são o prazo e orçamento saudáveis que deixam investidores e clientes satisfeitos.

O que você achou da técnica de acompanhamento de obras?

O Ciclo é uma das melhores escolhas para controle da rotina e da verba do projeto. Melhor ainda com uma equipe atenta, que busca em cada detalhe alcançar as metas definidas no planejamento.

Se esse conteúdo foi útil para você, compartilhe nas suas redes sociais! Já aplica o Ciclo PDCA na sua empresa? Deixa nos comentários!

Tomás Lima

  • Gestor de Conteúdo
  • Graduado em Administração pela UFMG
  • Apaixonado por Construção Civil
 

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