8 Superdicas Práticas de Gerenciamento de Insumos de Construção

Felipe Gonzales

Felipe Gonzales

Product Manager com mais de um década de trabalho na indústria de tecnologia. Com vasta experiência em projetos de integração da cadeia de suprimentos.

9 de setembro 2020

Vamos combinar que o gerenciamento de insumos é muito importante e, ao mesmo tempo, desafiador para os gestores das construtoras, não é mesmo? Afinal, isso pode definir se a empresa vai ter o lucro previsto nas suas obras, maior ou menor.

Na pior das hipóteses, um gerenciamento de insumos com materiais errados, de baixa qualidade, atrasos e desperdícios, pode causar prejuízos enormes. Aliás, é mais decisivo ainda para as micro, pequenas e médias empresas, que trabalham com margens de caixa mais estreitas.

Ainda mais nesta época de crise, os empreendedores precisam ajustar seus processos para garantir lucros. A administração dos insumos é vital nisso, e pode e ser melhorada para dar melhores resultados.

Aqui você vai encontrar indicações muito objetivas e práticas para planejar suas compras e qualificar sua relação com os fornecedores. Assim vai ter sempre os insumos que realmente precisa, na quantidade e na hora certa.

8 dicas práticas de gerenciamento de insumos

Poucos setores têm uma cadeia de suprimentos tão ampla como a construção civil, envolvendo diversas etapas até que os produtos cheguem ao canteiro de  obras, como:

  • areia;
  • aço;
  • cimento;
  • esquadrias;
  • agregados;
  • coberturas;
  • fôrmas e escoramentos;
  • tratores, gruas, guindastes e elevadores;
  • tintas;
  • projetos;
  • tubos e conexões.



A lista é enorme e os gestores precisam prestar atenção a toda cadeia de processos em cada  insumo para atender sem falhas às demandas da sua linha de produção.  Então, começamos por aí a ver as nossas dicas:

1. Cuide de todas as fases do gerenciamento de insumos

É vital que os gestores busquem melhorias contínuas e nunca deixem de acompanhar todas as fases do gerenciamento dos insumos, para achar e corrigir falhas. Então, seja rigoroso e mantenha o foco nos seguintes pontos:

  • planejamento de oferta e previsão de demanda;
  • seleção e relacionamento com fornecedores;
  • entrega;
  • armazenamento;
  • assistência técnica e atendimento ao cliente desses fornecedores;
  • estoques.

Atenção para um conselho muito útil: 

A cada mês, trimestre ou semestre confira essas etapas. Assim, veja onde é possível avançar, ganhar agilidade, eficiência e reduzir custos.

O que até pouco tempo parecia muito bom na sua gestão de suprimentos pode não ser mais num novo cenário. A todo momento surgem novas dificuldades e novas oportunidades no mercado, bem como novas soluções e alternativas tecnológicas.

São muitas variáveis para as quais você precisa estar atento e sempre rever suas rotinas nessas fases pode ter resultados surpreendentes. 

2. Qualifique os fornecedores antes de olhar o preço

Você já ouviu dizer que “o barato sai caro”?

Esse ditado popular vale também quando se trata de escolher fornecedores. Ou seja, todo empreendedor precisa qualificar quem vai lhe vender os insumos que tanto precisa. E, apesar de ser muito importante, o preço não deve ser o seu único critério, já que há vários outros fatores tão ou mais importantes que esse.

Atrasos na entrega dos materiais, por exemplo, por mais baratos que sejam, atrasam o andamento das obras. O  mesmo acontece se os materiais não têm a qualidade esperada ou não cumprem as especificações combinadas. Esse tipo de problema pode causar prejuízos que derrubam a suposta economia de comprar mais barato.

Parece óbvio, mas ainda é incrível quantos construtores se arrependem por cair na tentação das ditas “ofertas imperdíveis”. Isso ocorre principalmente com novos fornecedores que tentam se estabelecer no mercado. 

3. Pontualidade como um dos pontos fortes

Há exceções, situações especiais que devem ser analisadas caso a caso, mas em geral é melhor pagar um pouco mais ao fornecedor que você já conhece muito bem. Aquele com um serviço de qualidade, que não falha nas entregas e tem a pontualidade como um de seus  pontos fortes.

Imagine um projeto superimportante tendo seu fluxo de caixa prejudicado por atrasos causados por maus fornecedores. Isso pode ser fatal para os negócios.

Na verdade, a experiência mostra que essa é a principal dor dos micro e pequenos construtores, que não conseguem cumprir seus  prazos, muitas vezes, porque os materiais não chegam como estava combinado. 

Além de atrasar os ingressos dos créditos no caixa, isso causa danos ao relacionamento com o cliente da obra que poderia, inclusive, indicar novos empreendimentos para a construtora. Num efeito dominó, sua imagem no mercado fica comprometida e isso pode ser desastroso, levando à falência da organização.

Previna-se, mantenha suas planilhas em dia e verifique entre seus fornecedores quem já falhou nas entregas, com que frequência isso acontece e exclua quem não é confiável. Sua sobrevivência depende disso também.

4. Gestão documental eficiente

Outro ponto a considerar na qualificação dos seus fornecedores é a gestão documental das sua compras. Isso é importante porque  muitas vezes eles demoram para enviar as notas fiscais e causam problemas às suas rotinas financeiras e contábeis.

Nestes casos, os administradores precisam entrar em contato com o vendedor, insistir, esperar que as notas cheguem e….. adivinha: as  notas chegam com erros, com especificações incorretas. Precisa começar tudo de novo, pedir outra vez e assim se perde um tempo precioso.

Sendo que esse é um tempo que não pode ser desperdiçado, principalmente nas organizações com menos recursos humanos, porque poderia estar sendo utilizado para controlar a obra, gerir a equipe ou cuidar das finanças.

Como você já deve ter percebido, isso significa perda de tempo e dinheiro, às vezes muito dinheiro, portanto não admita displicências dos vendedores na movimentação desses documentos.

5. Análise da capacidade financeira

Fornecedores com a saúde financeira comprometida precisam ser identificados porque podem perder, a qualquer momento, a capacidade de honrar seus compromissos. Nesta situação, a construtora vai enfrentar a falta dos materiais na obra e a perda dos valores que já pagou, sem receber o que foi comprado.

A única maneira de evitar tamanhos prejuízos é avaliar financeiramente quem vai lhe vender. Isto nem sempre é fácil mas não pode ser dispensado ou é melhor não comprar de quem você não tem certeza sobre a estabilidade do seu caixa.

Comece por fazer uma pesquisa geral no Google pelo CNPJ da empresa e depois busque em sites de reclamações se ela já recebeu muitas críticas de clientes. Além disso, busque recomendações de colegas e empresas parceiras. 

Também muita atenção quando começam a ocorrer atrasos frequentes, isso já é indício de que alguma coisa vai mal, acenda a luz amarela ou vermelha.

Alerta para os pagamentos adiantados

Atenção ainda para os pedidos de receber adiantado, pois pode significar que o fornecedor precisa do seu dinheiro para cumprir a entrega de outro cliente. Isso se transforma numa bola de neve e  logo ele não conseguirá atender mais ninguém, incluindo você.

 

Na verdade, não há porque o comprador pagar antecipado, mesmo que tenha feito isso até hoje e que o vendedor diga ser comum no mercado. Quem paga antes pela mercadoria está correndo um risco muito sério e desnecessário.

Pense no rombo que pode ter seu fluxo de caixa na próxima vez que ouvir esse pedido. É um daqueles casos em que é preciso pensar também nas outras alternativas de fornecedores da sua lista.

Um bom gestor de insumos sempre tem uma boa lista de fabricantes, distribuidores e vendedores do que costuma comprar. Assim, manter um catálogo robusto de fornecedores qualificados é uma das obrigações de quem atua na área.

6. Gerenciamento de insumos e estoques na crise da pandemia

Não podemos fugir da situação que estamos vivendo, com essa crise por causa da pandemia da Covid-19. Essa não é a primeira crise do setor, mas ainda não dá para saber quais serão suas consequências no longo prazo.

Uma dúvida muito frequente dos gestores de insumos por causa disso é sobre fazer ou não estoques de materiais. Mas não existe uma única resposta, uma vez que as realidades das empresas são diferentes, umas das outras.

Mas, para as construtoras que estão com obras paradas, não se recomenda  comprar materiais sem previsão de consumo imediato. Menos ainda se não têm local próprio para armazenamento, pelos custos desnecessários agora.

Lembre-se que estoque significa dinheiro parado. Inclusive, já vimos casos de empresas em dificuldades e que estão vendendo os produtos estocados por valores abaixo do que pagaram. Por isso só invista em estoque com:

  • fluxo de caixa saudável;
  • obras agendadas e confirmadas para logo;
  • negociação bastante vantajosa, com bom preço e sem custo de frete, por exemplo;
  • custo zero ou muito baixo de armazenamento;
  • precisão nas quantidades, compre apenas o que vai realmente precisar.

7. Planejamento e cronograma de obras

É impossível falar de gerenciamento de  insumos sem falar de planejamento. Ou seja, a compra já deve estar prevista muito antes da necessidade dos insumos na obra, sem deixar para a última hora.

Comprar no improviso obriga o gestor fazer negócio com quem pode entregar na hora, seja qual for o preço. Por outro lado, com planejamento você tem tempo para comprar nas melhores condições possíveis.

Isso se faz a partir de um bom projeto, muito bem detalhado, para que o setor de planejamento defina os produtos, as quantidades e os prazos necessários. Acrescente-se a isso um cronograma bem estruturado e teremos as ferramentas necessárias para uma gestão eficiente dos insumos das obras.

Acompanhando o dia a dia da obra e batendo suas etapas com o cronograma, você  pode garantir as compras para as etapas seguintes. Afinal, essa é a maneira mais segura de evitar atropelos e paradas na construção por falta de materiais que não tiveram sua aquisição efetivada.

Veja o depoimento de Ricardo Brandão, CEO da BlueZone Construções, que faz com  muito sucesso a gestão de insumos na sua empresa:

“Seguindo o cronograma estou sempre dois passos na frente no planejamento da compra, então se hoje a gente está fazendo a terraplanagem eu já estou encomendando a ferragem e os outros insumos que vamos usar, por isso acho que um bom cronograma ajuda muito no planejamento de compras.”

8. Ferramentas para gerenciamento dos insumos

É lógico que tudo isso pode ser feito com planilhas, até mesmo gratuitas. Mas muitas empresas já descobriram que vale a pena buscar na tecnologia ferramentas mais eficientes para a gestão dos insumos.

No que diz respeito ao planejamento, suprimentos e compras, existem sistemas desenhados para essas empresas, como o Sienge Go!. Aliás, esse software automatiza e integra todas as operações das construtoras de menor porte, fazendo com que suas diferentes áreas se comuniquem entre si.

E entre suas facilidades, o sistema de compras do Sienge Go! analisa seus pedidos e avisa, na hora, se você está comprando um insumo por um preço  mais alto do que já pagou. Além disso, ele traz mais de 600 insumos pré-cadastrados.

Com apenas três cliques, você faz a medição da obra e sabe em segundos o comparativo do orçado x realizado. Visto que o próprio Sebrae recomenda que mesmo as pequenas construtoras invistam em tecnologia e se modernizem, isso é algo a se pensar.

Visão estratégica do gerenciamento de insumos

O mais importante é a visão estratégica dos insumos que todo gestor deve ter, consciente de que que isso é decisivo para os negócios. Assim, uma má gestão dos insumos é um risco que nenhum empreendedor responsável pode correr.

A falta de materiais e equipamentos, nos piores casos, pode causar multas e até o cancelamento de contratos pelos atrasos que provoca. Além disso, compras ou contratações desnecessárias desperdiçam capital valioso.

Num mercado tão disputado e incerto, não dá para perdoar o descaso na gestão de compras e suprimentos. Mas você viu aqui indicações que podem ajustar sua construtora de uma forma muito eficiente.

Mas se quiser mais informações sobre o que tratamos ou alguma orientação, estamos prontos para ajudá-lo, faça contato conosco para falarmos mais sobre isso.

Agora compartilhe com seus amigos, sócios, colaboradores, pode ser útil para eles, e deixe seu comentário, gostaríamos de saber sua opinião a respeito.