NFS-e de entrada: Entenda como funciona

Eduardo Brandão Vieira

Eduardo Brandão Vieira

Administrador de Empresas, é Executivo Comercial de documentos fiscais eletrônicos na NDD, trazendo o desenvolvimento para automatizar processos, aumentar a produtividade e reduzir custos através de soluções inteligentes.

28 de outubro 2020

Você sabe como funciona o processo da NFS-e de entrada?

No artigo anterior, “NFS-e na Construção Civil, e agora?”, você viu como funciona o processo da Nota Fiscal de Serviço emitida pela empresa para o consumidor final. Entendeu também:

  • como funciona o documento criado para formalizar transações de prestadores de serviços dentro dos municípios;
  • a diferença entre Nota Fiscal Eletrônica e Nota Fiscal de Serviço Eletrônica;
  • o que é RPS;
  • quem deve emitir a NFS-e na construção Civil;
  • e seus benefícios. 

A gestão dessas notas é essencial também na construção civil, devido ao número extenso de fornecedores que atuam na área, como carpinteiros, arquitetos e pintores, por exemplo.

Então, por isso, agora vamos explicar o processo da NFS-e de entrada, sob a visão de quem contrata o serviço. Vamos lá? 

Quem é o tomador? 

É fundamental entender a diferença entre um tomador e um prestador de serviços, para também saber a diferença uma nota fiscal de entrada ou de saída. 

Neste caso, como estamos falando de NFS-e de entrada, vamos explicar o significado do tomador de serviço. 

O tomador é quem contrata o serviço. Também podemos considerar que o tomador é o pagador pelo serviço executado, ou seja, quando você deixa um aparelho na manutenção ou conserto, automaticamente você se torna o tomador do serviço. 

O tomador é quem contrata o serviço

Fazendo uma analogia à NF-e, o tomador de serviços é o destinatário do documento, enquanto o prestador é o emissor do documento.

Necessidade do tomador em ter uma NFS-e de entrada 

É importante ressaltar que o tomador também tem a necessidade da NFS-e. Neste caso, diferente do prestador de serviço, que irá emitir a Nota Fiscal de Serviço, o tomador irá recepcionar esta nota. 

Quando o tomador de serviço for pessoa jurídica, é necessário armazenar e escriturar os documentos de NFS-e emitidos contra você. 

Porém, os cenários para disponibilização da NFS-e aos seus tomadores ainda são bem complexos, por conta dos diversos layouts para integração e também pela disponibilidade das prefeituras para o serviço de busca.

Uma das formas de facilitar este processo é a utilização de um software especializado. 

Escrituração fiscal, como otimizar? 

A escrituração fiscal é a prestação de contas ao fisco, de toda movimentação, faturamento e impostos recolhidos e pagos. 

Antigamente (e ainda em alguns cenários), esta prestação de contas acontecia de forma manual, em documentação física em papel. Com a mudanças das notas fiscais em papel para as notas fiscais eletrônicas, este cenário mudou, e a escrituração fiscal também passou a ser feita de forma digital. Tanto para os registros de entrada quanto de saída. 

Ainda é comum fazer a gestão de NFs de forma manual

No caso dos serviços contratados (tomados), precisam ser registrados em ordem cronológica seguindo as classificações dos órgãos competentes. Isso ocorre principalmente quando falamos da Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-REINF), um dos módulos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

Passivo Fiscal da NFS-e

Um dos principais tópicos que o tomador deve estar atento são os impostos que incidem sobre a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica. Afinal, cada vez mais as obrigatoriedades acessórias exigem detalhamento sobre as finanças, impostos e arrecadação dos contribuintes. 

O primeiro e principal tributo a considerar é o Imposto Sobre Serviços (ISS), que incide sobre a prestação de serviços de empresas e profissionais autônomos. Este tributo é municipal, portanto os valores recolhidos ficam nos cofres do município.

As alíquotas do ISS variam de um município para o outro e a cobrança é feita de diferentes formas, variando de acordo com a forma de atuação.

Ainda é necessário estar atento aos tributos federais PIS e PASEP, o CSLL, COFINS, IRPJ e o ICMS. 

Tempo de Guarda da NFS-e de Entrada

Tanto contribuinte, emitente ou destinatário têm a obrigatoriedade de fazer a guarda eletrônica das notas fiscais. 

Por lei, o tempo de guarda das notas fiscais emitidas ou recebidas é de 5 anos mais o ano corrente. No entanto, como a Nota Fiscal de Serviço não tem uma padronização nacional, e cada município pode fazer um padrão, as regras valem também para o tempo de guarda (podendo chegar até a 10 anos em alguns casos). 

Por isso, fique atento as regras do seu município para a guarda dos documentos quando for destinatário, processo conhecido no mercado como NFS-e de entrada.

Como ocorre a consulta e o download

Como já pontuamos, a consulta e download da NFS-e de entrada serão necessários em diversos casos, como por exemplo para escriturações fiscais, relatórios dos serviços contratados ou para própria gestão financeira da empresa. 

Mas, como também já sabemos, hoje existe uma diversidade de modelos de NFS-e, o que não facilita o processo. Pois, assim como o XML de emissão, as NFS-e de serviços tomados, variam de acordo com o padrão da prefeitura e o serviço de disponibilidade da prefeitura nem sempre existe dentro da própria estrutura. 

O download de Notas Fiscais de Serviço tomadas pode ser feito de forma automática e padronizada

Na prática, quando um prestador de serviço coloca todas as devidas informações corretas dentro do cadastro do tomador, este acaba recebendo o documento via e-mail ou estará disponível dentro de um acesso no site da prefeitura onde o serviço foi prestado, para preenchimento dos dados do documento em questão.

Já pensou na possibilidade de poder consultar e fazer download das Notas Fiscais de Serviço tomadas de forma automática e padronizada? Continue a leitura que nós iremos te ajudar.

Veja também: Como reduzir custos usando NFS-e

Automatização de download através de uma solução

Depois de todos esses passos, você já percebeu que é necessário tratar de forma adequada os documentos de prestação de serviço por conta das obrigatoriedades acessórias. Pois a ideia é diminuir o passivo tributário e fiscal de sua empresa.

Então, como pontuamos bem neste artigo, os cenários para disponibilização da NFS-e aos tomadores são ainda bastante complexos, por conta dos diversos layouts para integração, e principalmente a disponibilidade da prefeitura para o serviço de busca do tomador.

Neste caso, podemos te ajudar! 

A solução de Entrada NFS-e da NDD resolve esta questão de forma automática buscando os documentos via WebService para os municípios que possuem a disponibilidade de download via solução. 

Dessa forma, com processo simples e com seu Certificado Digital instalado na aplicação, o sistema monitora o WebService da prefeitura, e quando encontra novos documentos emitidos contra seu CNPJ, o NFS-e NDD realiza então o download automático do documento.

Após o download, o sistema realiza a integração – transforma para o layout único ou customizado e integra com o ERP – e armazena o documento fiscal.

Desenhado para atender à demanda de NFS-e  na qual os municípios não possuem um serviço de WebService de Consulta NFS-e, o NFS-e Entrada da NDD realiza o processo de autenticação, decodificação, guarda e integração do documento de NFS-e. 

Todo o processo é garantido por diversas instâncias do serviço, sendo que os documentos chegam por e-mail, portal de upload (onde o próprio fornecedor envia o documento) ou ainda através da captura de digitalização de impressos.

No processamento dos documentos, os dados podem ser 100% automatizados. Quer conhecer mais sobre a solução da NDD? Fale agora com algum dos nossos consultores.

Se você gostou deste artigo, veja também: gestão das notas fiscais com o Sienge.