Faça a gestão das notas fiscais muito mais eficiente com o Sienge

Taiana Silveira

Taiana Silveira

Gerente de Marketing do Sienge. Foi Product Manager dos sistemas de Obrigações Fiscais e Notas fiscais do Sienge. Contadora. Especialista em Contabilidade e Direito Tributário.

26 de maio 2020

Você deve concordar que é um exagero a quantidade de documentos que as empresas precisam administrar, incluindo a gestão e controle de inúmeras notas fiscais. É  preciso a máxima atenção e todos os recursos possíveis para que não haja falhas nesse trabalho.

Afinal, o custo de descuidos com a enorme burocracia pode ser muito grande, devido a atrasos e pagamentos de multas. Manter tudo em ordem, além de uma necessidade e um desafio, é crucial para que os negócios não sofram prejuízos irreparáveis. 

Isso é ainda mais importante quando se fala da construção civil, um setor altamente competitivo e complexo. São muitas frentes para controlar, diversos canteiros, inúmeros fornecedores, interfaces com o poder público e mão-de-obra de todos os tipos.

notas fiscais: imagem mostra diversas folhas de papel em branco e uma calculadora
Imagem: Pixabay

Por isso, a eficiência deve ser a regra e uma busca permanente de todas as suas áreas. No que diz respeito às notas fiscais, como em outros setores, a tecnologia é a saída para fazer o seu controle, sem dar chances a falhas evitáveis.

Siga a leitura e você vai saber como fica bem mais fácil, rápida e segura a gestão das notas fiscais através de um sistema integrado como o Sienge Plataforma. Vai conhecer também o impacto que isso tem até mesmo no compliance tributário das empresas.

Notas fiscais eletrônicas

Você deve lembrar que o Sistema Público de Escrituração Digital ou Sped Fiscal, instituído em 2007, trouxe como um de seus pilares a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Ele foi implementado para unificar a recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos das escriturações contábil e fiscal das organizações.

Através de um fluxo computadorizado de informações, o Sped facilita o trabalho dos órgãos de fiscalização, integrando dados de interesse dos governos federal e estadual.

Um dos elementos-chave desse sistema é a Nota Fiscal Eletrônica, que já faz parte da rotina das construtoras e incorporadoras. Mas manter o controle do enorme fluxo das notas fiscais ainda é uma grande dor de cabeça para os administradores. 

É por isso que muitos empreendedores já adotaram um sistema integrado de gestão empresarial que tenha nas suas funcionalidades o controle das NFEs. Trata-se de uma solução que agiliza os negócios, elimina uma enorme quantidade de documentos físicos, proporciona mais eficiência aos processos e reduz custos.

Neste sentido, leia a seguir como funciona a gestão de NFEs no Sienge Plataforma, adotado por mais de três mil empresas e que oferece essa ferramenta.

Sienge Plataforma: mais que um ERP

Antes, você precisa saber que o Sienge Plataforma é bem mais que um sistema integrado de gestão empresarial ou ERP – Enterprise Resource Planning.

Além de centralizar, organizar as informações de todas as  áreas da empresa, como faz um ERP, ele tem outras facilidades.

É um software específico para empresas da construção civil que tem como diferencial a capacidade de se integrar perfeitamente com outros softwares. Isto é, ele consegue incorporar ao seu sistema todos as soluções que a empresa já tenha ou pretenda operar. 

notas fiscais: ilustração mostra um esquema sobre a amplitude do Sienge Plataforma em relação às planilhas e demais softwares

Imagem: Sienge

Trabalhando isoladamente, diferentes softwares costumam apresentar redundâncias, falhas e incompatibilidades, que comprometem seus resultados. Mas, integrados ao Sienge operam com sincronia e alcançam o máximo dos seu desempenho.

Com isso, as construtoras e incorporadoras experimentam saltos surpreendentes de qualidade, eficiência e produtividade quando integram seus softwares à plataforma. 

Isso inclui o sistema de Nota Fiscal Eletrônica do Sienge. Ele permite fazer todo o processo de emissão e recepção de NFEs e compartilhar as informações geradas na nota ou no sistema. 

Você quer saber como isso funciona? Saiba seguindo a leitura, vou explicar em detalhes como a plataforma pode facilitar em muito essa tarefa.

Emissão e Recepção de NFEs do Sienge

O sistema de Emissão de Nota Fiscal do Sienge realiza a emissão de NFEs de venda, transferência e devolução

Ele permite incluir, editar e excluir itens no preenchimento de uma nota fiscal eletrônica, bem como vincular um item da nota fiscal a um produto de venda.

Acompanhe na ilustração abaixo como acontece o fluxo das notas fiscais no Sienge. 

A emissão começa com a geração da NFE pelo usuário do Sienge. Na nota estarão os dados relativos à transação realizada entre a sua empresa e o cliente. 

Depois disso, o Sienge faz validações automáticas na NFE para garantir que o arquivo esteja corretamente preenchido, com todos os dados exigidos pela Receita Federal

Após a NFE ser preenchida e ter sido validada, o usuário pode fazer a transmissão por meio do Sienge para a Secretaria da Fazenda Estadual (Sefaz). 

Na transmissão,  o Sienge realiza a assinatura digital da NFE por meio do certificado digital da empresa. A Sefaz, por sua vez, recebe e valida o arquivo transmitido pelo Sienge, para então autorizar o seu uso. 

Por fim, a Sefaz devolve o arquivo eletrônico para o Sienge, que faz o armazenamento e envio ao destinatário da NFE. 

Ao final do processo a empresa pode realizar a impressão da Danfe – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, para acompanhar a circulação da mercadoria.

Funcionalidades da recepção

Já o sistema de recepção de NFE busca as NFEs emitidas “contra” a construtora na Sefaz e traz para o Sienge. Ele consegue automatizar todo o processo de recebimento e aproveitamento dos dados de notas fiscais eletrônicas.

São utilizadas diversas funcionalidades que integram o sistema para:

  • Verificar periodicamente se chegou NFE por e-mail.
  • Permitir configurar parâmetros de recebimento de NFE, ou seja, é possível configurar um e-mail recebedor de NFE por empresa.
  • Fazer download e armazenar o XML da NFE recebido no anexo do e-mail, considerando apenas as NFEs autorizadas.
  • Visualizar uma lista de notas fiscais recebidas, mostrar apenas NFEs ainda não aproveitadas.
  • Filtrar NFEs canceladas.
  • Buscar informações como empresa, credor, número da NFE, chave, valor e data de emissão da NFE, a fim de criar títulos a pagar.
  • Extrair dados do XML da NFE.
  • Aproveitar os dados do XML para facilitar o preenchimento automático no cadastro de nota fiscal do sistema de compras, a partir dos pedidos pendentes.

Tanto as informações das NFe emitidas, quanto das NFe recebidas, são integradas com os demais sistemas do Sienge. 

Vantagens do controle de NFEs com o Sienge

Com a utilização de um sistema de NFE integrado ao Sienge sua empresa ganha:

  • Redução no tempo de execução da operação, pois as informações registradas no sistema serão reaproveitadas para a NFE.
  • Prevenção de multas, pois o sistema de NF-e integrado com o ERP, garante a legitimidade das informações, assim como os prazos, e ainda evita erros.
  • Otimização de cadastros de notas fiscais de compra/ recepção, eliminando um processo trabalhoso devido a quantidade de insumos e informações fiscais a serem cadastradas para cada NF.
  • Com o aproveitamento das informações contidas no XML, boa parte do processo de cadastramento ocorre automaticamente, inclusive a comparação com o pedido de compra anterior, se existente.

Tem mais: como eu lhe disse no início, um controle eficaz das notas fiscais é também fundamental para as empresas estarem em compliance.

Gestão para o compliance tributário 

Estar em compliance, que significa estar em conformidade com as leis e normas que regulam sua atividade, é uma grande preocupação do mundo empresarial. 

notas fiscais: imagem mostra a palavra compliance escrita a canetinha e a mão de uma de pessoa segurando a canetinha
Imagem: Galeria Blue Diamond

Principalmente na construção civil, que teve diversas grandes companhias envolvidas em escândalos de corrupção, nos últimos anos. Isso colocou o setor sob a lupa da imprensa e da opinião pública,  obrigando construtoras e incorporadoras a adotarem políticas de compliance.

Tanto que o compliance tributário ocupa o terceiro lugar nos interesses ou preocupações dos empresários brasileiros, você sabia disso?

É o que mostra um estudo realizado pela Deloitte com mais de 100 executivos de finanças, de organizações de diversos portes e setores.  Mas isso é também um desafio tremendo, tendo em vista o emaranhado da legislação tributária do País. 

Lei anticorrupção

Porém, todo esforço é necessário para estar em compliance pois, além dos riscos para a imagem e credibilidade das empresas, existe uma legislação muito rigorosa a considerar.

A Lei nº 12.846, de 1º de agosto de 2013, conhecida como a Lei Anticorrupção, definiu a responsabilização administrativa e civil de pessoas jurídicas por atos contra a administração pública.Mais tarde ela foi regulamentada pelo Decreto nº 8.420/2015. 

Suas penas são muito rigorosas e aplicam-se a organizações de todos os portes e setores, sejam pequenas, médias ou grandes empresas. 

Atenção:

As multas podem chegar até 20% do faturamento bruto anual da empresa ou até 60 milhões de reais, quando não for possível calcular o faturamento bruto. 

 A Deloitte também apurou que uma das principais dificuldades das empresas para o compliance tributário é a complexidade das obrigações eletrônicas. O problema está no grande número de declarações exigidas.

Outro fator é a fiscalização eletrônica pelo fisco, ou seja, o cruzamento de dados sem necessariamente uma fiscalização em campo. E, ainda, o custo e complexidade na manutenção de arquivos em papel e eletrônico.

Portanto, você tem aí mais uma forte razão para automatizar a gestão e controle das suas operações financeiras e das notas fiscais. As NFEs organizadas e com seu fluxo controlado, em dia, representam uma garantia para estar em compliance tributário. 

Assim, você evita problemas com o fisco, não corre o risco de surpresas desagradáveis e trabalha com bem mais tranquilidade nessa área.

Fim do retrabalho e do tempo perdido

É preciso reforçar que o sistema de NFE integrado ao Sienge Plataforma põe fim ao retrabalho e ao tempo perdido com atividades que podem ser automatizadas. 

Utilizando o Sienge, sua empresa vai prevenir erros e o descumprimento de prazos, livrando-se de multas e outros prejuízos relacionados.

Ainda, vai dar um passo importante para estar em compliance na área mais visada pelos órgãos de fiscalização, preservando a imagem e credibilidade da organização.

Por fim, esse aporte de agilidade e eficiência produz forte impacto junto a outros setores, ganhando todos um considerável acréscimo de produtividade. 

Espero que você tenha apreciado nosso conteúdo, mas se quiser mais informações ou esclarecer dúvidas, faça contato conosco, teremos a maior satisfação em atendê-lo.

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Obrigada pela leitura e até o próximo artigo!