Gestão Contratual: dicas práticas e rápidas para adotá-la em seus projetos

Giseli Barbosa Anversa

Giseli Barbosa Anversa

Engenheira Civil, é Product Manager do Sienge, atuando no desenvolvimento de ações para impulsionar o desempenho de empresas da Indústria da Construção.

28 de abril 2020

Certamente sua Construtora ou Incorporadora passou por uma destas situações:

Sua área comercial identifica um edital de licitações aderente ao core da empresa e o preço máximo é exequível. Seu corpo técnico possui os acervos exigidos para a obra e sua documentação classificatória é aprovada.

Então, após um processo de concorrência disputado, o Contrato é assinado e a Ordem de Serviço é finalmente emitida.

Ou então, após um estudo de viabilidade criterioso e inúmeros cenários de tabelas de venda e fluxos de caixa, os financiamentos de seus clientes são aprovados e seu contrato junto à Instituição Financeira é assinado.

Assim, os repasses de financiamento bancários estão, em princípio, garantidos.

Gestão Contratual: imagem de uma calculadora com a algumas moedas empilhadas em primeiro plano

O fato inédito, que, creio eu, sua empresa nunca enfrentou, aconteceu no dia 20 de março de 2020…

Através do Decreto Legislativo nº 6, o Governo Federal decretou o Estado de Calamidade Pública, em decorrência da COVID-19.

Esta ação faz com que o Poder Público reconheça a existência de uma situação anormal, provocada por fatores adversos, e que trará sérios danos à comunidade afetada.

Na sequência ao Governo Federal, muitos Estados e Municípios também reconheceram o Estado de Calamidade Pública em seus Estados e Municípios, desencadeando uma série de medidas voltadas à prevenção do contágio pelo Coronavírus e, muitas vezes, adotando políticas de distanciamento social e paralisação de atividades não essenciais.

A Construção Civil foi um dos setores impactados por estas medidas.

Obras foram paralisadas, do dia para a noite. Equipes de apoio, nos canteiros de obras e escritórios, passaram a operar no regime de trabalho remoto ou home office.

Passadas as primeiras semanas, e conforme os Governos adotam novas medidas de combate ao COVID-19, as atividades voltam a acontecer e a Indústria da Construção, como todas as áreas, corre para recuperar o prejuízo dos dias parados.

Poucas empresas possuem um Plano de Contingência

Uma pesquisa recente realizada no dia 02/04/2020 pelo Portal PMKB, uma base de conhecimentos especialista em Gestão de Projetos,  fez a seguinte pergunta: 

“Ao pensar no planejamento dos seus projetos, a sua empresa estabelece planos de contingência?”

O resultado foi surpreendente: 39% das empresas respondentes não possuem planos de contingência e estavam despreparadas para os impactos do COVID-19.

O mesmo percentual de empresas afirmaram que, muito embora possuíssem planos de contingência, não esperavam algo tão impactante quanto a pandemia que estamos enfrentando.

Tendo, um Plano de Contingência, ou não, a Gestão Contratual é uma das principais ferramentas para Construtoras e Incorporadoras que buscam minimizar os impactos de situações adversas a seus contratos.

É por isso que hoje trago neste texto algumas dicas práticas que lhe ajudarão a criar registros e reunir documentos que lhe auxiliarão no reequilíbrio de seus contratos e na negociação com seus Contratantes e Contratados.

Você aprenderá como elementos como o Orçamento, Planejamento e o Registro Diário de Obras, além dos registros de comunicação com Fornecedores e Contratantes podem lhe ajudar a negociar melhores condições de contrato com Instituições Financeiras e Órgãos Públicos com os quais sua empresa possui contrato assinado.

Como está sua gestão de documentos?

Em obras de grande porte um dos primeiros setores a ser mobilizado no novo canteiro de obras é a Sala Técnica, onde a Equipe de Contratos irá trabalhar.

Geralmente, este é o time responsável por reunir todos os documentos importantes, enviados e recebidos, pela Construtora ou Incorporadora, para aquele projeto e, dentre suas principais responsabilidades estão a análise de impactos contratuais, registro e guarda de documentos entre as partes do Contrato, como autorizações, ofícios, ordens, emails e toda comunicação – oficial ou não.

Estes documentos são importantes em todas as fases da obra, e podem ser:

  • Editais de Licitação, Contratos, aditivos e registros de medições;
  • Cartas e Ofícios enviados por, ou entre, as partes do Contrato;
  • Emails e correspondências digitais;
  • Correspondências físicas;
  • Registros fotográficos – preferencialmente com geolocalização ou validado pelas partes do Contrato;
  • Mensagens trocadas por aplicativos;
  • Notícias em veículos oficiais de comunicação, que tenham relação com o objeto do Contrato e;
  • Outros documentos relevantes.

A Gestão Contratual é importante em todas as fases da Obra

Você já sabe que são os documentos oficiais do Contrato que apoiarão o Gestor de Contratos a decidir sobre a legalidade ou não de executar um determinado serviço e a avaliar quais são os critérios de medição dos serviços contratados.

É importante saber que estes documentos também ajudarão ao time de Suprimentos, Equipamentos ou Aquisições a negociar com prestadores de serviço e fornecedores, reconhecendo se há alguma cláusula de Faturamento Direto.

Em situações como a que estamos enfrentando agora, cabe à Equipe de Contratos reunir os documentos que comprovem que as medidas de combate ao COVID-19 impactarão no bom desempenho da obra.

E é fundamental para Claims e Pleitos

Esta gestão é importante para assegurar o equilíbrio econômico do Contrato e, se necessário, fornecer à área jurídica da Empresa um amplo histórico de informações para analisar e montar a melhor estratégia de Claims e Pleitos.

Se você está executando uma obra, contratada por um órgão público, ou financiada por um agente privado – pessoa física ou jurídica – lembre-se sempre dos princípios fundamentais de qualquer contrato:

  • Boa fé objetiva
  • Transparência
  • Comunicação clara
  • Equilíbrio entre as partes

Os documentos reunidos comprovarão que as partes agiram de acordo, a fim de garantir o bom andamento do projeto e que, por um motivo de força maior, as condições iniciais de contrato foram alteradas e devem ser revistas.

Mas lembre-se:

Muito embora o COVID-19 seja um agente causador de impactos em nossa sociedade, esta prerrogativa só é coerente para contratos celebrados antes de 20 de março de 2020, quando foi decretado o estado de calamidade.

Para contratos que se enquadram nesta condição, os documentos que comentamos serão registro fundamental para comprovar que as partes buscaram o cumprimento dos princípios fundamentais do contrato e existe nexo causal entre a pandemia e o prejuízo da obra.

A importância de revisar seu Orçamento

Comprovados os impactos da Pandemia em sua obra, a primeira ação imediata para garantir o reequilíbrio contratual é revisar e adequar o Orçamento da Obra.

O primeiro conselho que lhe dou é ser justo e transparente nesta revisão.

Sabemos que as medidas adotadas pelo Poder Público para retomada das atividades econômicas implicarão em gastos não previstos no Orçamento Inicial.

Entre estes gastos podemos destacar o uso de equipamentos de proteção individual, com máscaras, protetores individuais e álcool em gel, e proteção coletiva, como lava-pés e pórticos de desinfecção. Muitas empresas também estão arcando com custos de transporte, uma vez que muitas cidades ainda não retomaram o transporte público.

Estes custos devem ser levantados com cuidado, e comprovados através de documentos com validade técnica e jurídica.

Porém, lembre-se do princípio da boa fé

Já há relatos de empresas que apresentaram pedidos de revisão orçamentária, alegando prejuízos no contrato pelos pontos que citei acima, porém ignoraram os impactos que medidas como a Medida Provisória 936 e outras ações do Poder Público trouxeram.

Logo, os pedidos de revisão orçamentária foram negados.

Dentre os principais pontos da MP 936 estão:

  • Possibilidade de redução da jornada de trabalho, com redução salarial proporcional
  • Possibilidade de suspensão temporária do contrato de trabalho
  • Alteração nas regras de recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS)

Estas medidas trarão alívio à Folha de Pagamento de Construtoras e Incorporadoras, e este deve ser refletido nas revisões de orçamento.

Assim, é importante uma análise criteriosa dos Custos a Incorrer, para avaliar as alterações das condições de contrato.

Neste checklist você irá encontrar os principais pontos que sua Construtora ou Incorporadora deve analisar para revisar o Orçamento da obra.

É fundamental manter as versões de Orçamento

Ao controlar a versão original e novas versões do Orçamento da obra, será possível monitorar quantidades inicialmente contratadas, preços iniciais e custos totais por etapa construtiva e global.

Estas informações fornecerão métricas para as partes avaliarem os pontos de maior impacto e, por consequência, analisarem sob uma ótica mais objetiva os diferentes aspectos de um projeto.

E também permitirão identificar, facilmente, os itens novos de contrato – como os equipamentos de proteção individual – e acréscimos ao contrato original – como dias a mais na mobilização do canteiro.

Mas não se esqueça: revisões de orçamento também possuem serviços glosados ou com redução a menor de seus valores iniciais.

Estes valores devem ser identificados e analisados, compondo o cenário real do novo Orçamento da obra.

Em conjunto, revise o Planejamento

Sempre comento que Orçamento e Planejamento andam de mãos dadas.

Afinal, após planejar o tempo necessário para realizar uma obra, é preciso avaliar os custos envolvidos neste plano de ataque. E, quando analisamos estes custos, pode-se chegar a conclusão de que são inviáveis.

Aí retornamos ao planejamento para buscar estratégias mais econômicas.

É um processo realmente iterativo.

Neste material, compilamos ferramentas, materiais e palestras que te ajudarão a entender a dinâmica de elaboração de um bom planejamento.

E, no caso de revisões de projetos oriundas de paralisações, como a que enfrentamos recentemente, esta simbiose se torna ainda mais clara.

Dias parados podem não ser iguais aos dias de acréscimo ao cronograma

Parece confuso, não é mesmo?

Mas vou te explicar:

A retomada de uma obra exigirá alguns dias até que as equipes atinjam o nível ótimo de produção. É uma situação semelhante aos primeiros ciclos de execução de uma atividade na obra.

A equipe levará algum tempo para atingir um nível de produtividade estável, e isto pode trazer impactos ao cronograma.

Portanto, é importante considerar que, assim que as obras puderem ser retomadas, os times levarão algum tempo para atingir a produtividade anterior à parada. Mensure com cuidado este tempo e acrescente ao cronograma.

Também é importante considerar possíveis impactos pelo desabastecimento de alguns insumos

Não sabemos ao certo como indústrias e grandes distribuidores se comportarão no cenário pós-COVID. Lembre-se que estas empresas também tiveram que parar suas operações, e deixaram de produzir materiais.

Em alguns casos, operarão por um período, com metade da mão de obra.

Este gap na produção pode resultar em prazos maiores para atendimento de pedidos de compra. E isto poderá gerar atrasos na entrega de materiais.

Vale conversar com os fornecedores de materiais e serviços para os itens críticos do Orçamento, a fim de avaliar estes impactos e revisar os cronogramas de aquisição.

A revisão do cronograma vale para Obras Públicas e Privadas

A Caixa Econômica Federal está estudando liberar os recursos decorrentes dos serviços medidos na Planilha de Levantamento de Serviços (PLS), mesmo sem a fiscalização in loco da Instituição.

Esta possibilidade é uma estratégia para minimizar o impacto a Construtoras e Incorporadoras que possuem Crédito a Produção ou Crédito Associativo contratado junto ao Banco, e pode ser seguido por outras instituições.

Fato é que, a premissa para isso, é que a PLS apresentada seja coerente ao Cronograma da Obra e às medições anteriormente liberadas.

Porém, após a retomada das atividades, é importante que a Construtora ou Incorporadora valide junto à instituição financeira a necessidade de readequar o cronograma vigente, uma vez que os percentuais a serem executados serão modificados.

E, principalmente, o prazo de conclusão da obra pode sofrer atrasos.

Este atraso também deve ser comunicado aos Compradores, que são protegidos por cláusulas contratuais.

É importante avaliar junto às áreas jurídicas qual a melhor estratégia de comunicação, impactos e direitos dos Compradores, e da Empresa, nesta situação imprevisível.

Já para obras públicas, a importância do Cronograma é ainda mais clara.

Neste tipo de contrato, onde o prazo de conclusão é acompanhado por cláusulas específicas do contrato, eventuais atrasos devem ser registrados e aprovados pela Contratante.

Na sequência, deve-se avaliar a necessidade de acordar um Aditivo de Prazo, refletindo o novo cronograma. 

Também mantenha o registro das versões do Planejamento

Assim como no Orçamento, é importante manter o registro das diferentes versões do Planejamento.

Aqui, o conceito de linha de base tem uma importância adicional pois, em muitos contratos, o cumprimento do Cronograma anexado ao contrato é parte das obrigações contratuais.

E, com os atrasos decorrentes dos dias parados pelas medidas de isolamento, este cumprimento pode tornar-se difícil.

Logo, ao revisar o Planejamento, é importante salvar a linha de base original, registrando os avanços físicos reais, realizados até a paralisação, e elaborar novos estudos para os serviços a executar.

Estes estudos criarão diferentes linhas de base, de acordo com os custos e estratégias de execução viáveis. Geralmente, as linhas de base são definidas com base nas restrições de projeto: Custo, Prazo, Escopo e Qualidade.

Na sequência, é importante que as partes do Contrato decidam, em comum acordo, o melhor Cronograma, frente às alternativas viáveis.

Lembre-se do processo de iteração: o Orçamento revisado deve refletir as alterações do Cronograma, e o Cronograma deve ser adequado aos custos previstos no Orçamento.

Finalmente, registre tudo no Diário de Obras!

Gestão Contratual: imagem mostra uma mesa com três pessoas reunidas. Sobre a mesa estão vários projetos enrolados e um estendido, sobre o qual, as pessoas estão debruçadas. Ao lado dos demais projetos há um notebook aberto.

Ignorado por muitas empresas, o Diário de Obras é uma ferramenta estratégica, e fundamental,  para a Gestão Contratual.

É no Diário de Obras, também chamado de Registro Diário de Obras (RDO), que a Construtora ou Incorporadora consolidará as informações mais importantes da obra, naquele dia.

Desta forma, cria-se uma cronologia dos fatos, registrando os eventos e suas possíveis relações.

E tem mais: um bom Diário de Obras, preenchido diariamente, é um documento público e reconhecido por todas as partes envolvidas no projeto.

Isto quer dizer que as informações ali registradas podem, e devem, ser lidas pelo Contratante, por exemplo. E, se este assim o quiser, pode complementar com seu ponto de vista.

Os empreiteiros e prestadores de serviço também podem ter acesso ao Diário de Obras. Embora não seja uma prática comum, mas situações registradas no RDO e que tenham relação direta com estas partes, devem ser analisadas e aprovadas.

Imagine a seguinte situação:

Em decorrência das medidas de distanciamento social, um de seus principais empreiteiros está trabalhando com metade da força de trabalho.

A boa prática de gestão contratual aconselha que sua Empresa, no caso a Contratante:

  • Receba uma comunicação oficial do Prestador de Serviços, informando a quantidade e a causa da redução do número de colaboradores, a partir de quando haverá a redução e por quanto tempo a redução perdurará;
  • Anexe uma cópia da comunicação ao Diário de Obras, na data de recebimento;
  • Registre o fato no Diário de Obras e;
  •  Arquive a comunicação oficial.

Durante os dias em que a redução do número de colaboradores perdurar, de acordo com a comunicação, o fato deve ser registrado no Diário de Obras.

Porém se, no dia em que o número de colaboradores deveria voltar ao normal, o Empreiteiro não cumpriu com o comunicado anteriormente, o fato deve ser registrado no Diário de Obras e o responsável pela empresa de Prestação de Serviços deve dar ciência na ocorrência.

Assim, cria-se um registro mínimo do descumprimento de uma situação contratual, que podem impactar em atrasos à obra.

Saiba quais são as ocorrências mais relevantes que devem ser registradas no Diário de Obras

É muito importante que sejam registrados no Diário de Obras todos os aspectos que possam trazer impactos ao bom andamento do projeto.

Estes aspectos podem de natureza prática, jurídica ou econômica.

Então, fique atento para registrar qualquer uma das ocorrências abaixo:

Eventos imprevisíveis

Aqui estão relacionados fatores climáticos excepcionais e eventos naturais imprevisíveis e fora da normalidade (médias históricas).

São fatos como excesso de chuvas, inundações, deslizamentos e quedas de barreira.

Fato do Príncipe

São fatores terceiros, reconhecidos pelas partes, que oneram a execução do contrato, de forma imprevista e imprevisível.

Aumento de tributos, embargos ambientais e judiciais e paralisações da obra por Tribunais de Contas são exemplos de fatores terceiros.

Fatos da Administração

Se caracterizam por ações de omissão ou atraso de providências a cargo da administração.

O atraso nos pagamentos previstos (medições), desde que resultem diretamente no impedimento ou atraso da execução do contrato são fatos da administração que podem impactar na rotina da obra.

Também é importante registrar ocorrências como interrupções de contrato, diminuição do ritmo de trabalho por ordem ou interesse do Contratante, alterações de projeto e demoras na oficialização de decisões e responsabilidades da Contratante.

Eventos de Contrato

Aqui estão envolvidos os fatos rotineiros à obra, que devem ser registrados para colaborar na cronologia dos fatos e registro de fatores que impeçam o bom andamento do Orçamento e Planejamento.

Lembre-se de registrar acidentes de trabalho, dias inoperantes, número de colaboradores, número de equipamentos, principais frentes de serviço, falta de materiais, falta de prestadores de serviço e qualquer outro evento relevante ao bom andamento da obra.

Você sabia que, com o Diário de Obras do Sienge, é possível copiar as tarefas executadas e as ocorrências registradas no registro anterior? Isto traz mais produtividade e segurança para a Gestão Contratual

Então, fique atento a estas rotinas e garanta que seus projetos, desde o primeiro dia, monitorem as informações mais importantes da Gestão Contratual.

Lembre-se sempre de:

  • Revisar seu Orçamento
  • Revisar seu Cronograma
  • Registrar as alterações no Diário de Obras