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Como fazer o controle de contas a pagar e receber de sua Construtora

23 de outubro de 2018

O controle de contas a pagar e a receber na Construção Civil é uma tarefa muito importante, por isso descubra como fazer para evitar erros.

Muito provavelmente você já teve dificuldade com o seu controle de contas a pagar e receber, certo? A quantidade de fornecedores e clientes é muito grande e manter o os registros e pagamentos em dia pode ser um desafio.

Mas está tudo bem.

Existem no mercado inúmeras ferramentas e métodos que podem ajudar você a manter tudo isso organizado e sob controle. Com isso, os desperdícios e prejuízos diminuem e tudo ocorre de maneira mais clara e assertiva.

Mas talvez você esteja se perguntando: como isso é possível?

Foi pensando nessa pergunta e em suas necessidades que decidimos escrever este post. Vamos mostrar algumas formas de controlar suas contas a pagar e receber e os benefícios que isso pode garantir a sua construtora.

Vamos começar relembrando…

O que é o controle de contas a pagar e receber

controle de contas a pagar e receber

Trata-se de uma ferramenta empresarial que auxilia no controle de entrada e saída de dinheiro da sua empresa. É nele que devem constar todas as movimentações de fluxo de caixa, tais como: empréstimos, contas a pagar, contas a receber, rendimentos, entre outros.

Com o controle de contas a pagar e receber é possível organizar melhor os custos e lucros da sua construtora. Desta forma, problemas como falta de dinheiro no caixa ou contas em atrasos, serão situações quase que inexistentes para você.

Através das contas a receber será possível arrecadar valores que sua empresa tem direito, como parcelas de vendas com clientes. Já com as contas a pagar, você efetua o pagamento das despesas da sua construtora ou do seu projeto, como o salário dos colaboradores.

Porém, é importante que você não confunda:

Por mais que possa parecer a mesma atividade, o planejamento financeiro não é igual ao controle de contas a pagar e receber. O primeiro refere-se às metas e objetivos do seu empreendimento. Como por exemplo, determinar a quantidade de apartamentos que o seu projeto irá vender.

Ok, agora que relembramos o que é esta atividade, vamos falar sobre as formas como ela pode ser feita:

Manualmente

Sim, é possível fazer este controle de forma manual, porém é preciso ser ainda mais organizado e comprometido a anotar todas as informações necessárias.

Você pode criar um arquivo e contar com o auxílio de pastas com divisórias para separar todas as informações de maneira mais eficiente. Também pode dividi-las de acordo com o projeto e o mês.

controle de contas a pagar e receber

Para que o controle seja eficiente, é preciso constar algumas informações básicas:

  • Nome do cliente/fornecedor;
  • CNPJ do cliente/fornecedor;
  • Dados bancários;
  • Contato;
  • Datas de pagamento e vencimento;
  • Descrição do que está sendo pago ou recebido.

Desta maneira ficará mais fácil analisar e compilar os resultados de cada mês, além de acompanhar o que está em atraso para eventuais cobranças ou negociações.

E não se esqueça!

Anexe, junto a este controle, mês a mês, os comprovantes de pagamentos e recebimentos!

Em um primeiro momento, esse método pode ajudá-lo a começar a implementar e organizar a saúde financeira da sua empresa. Mas ele irá demandar muito tempo, dedicação e organização. Além disso, não é uma prática sustentável, já que você precisará de muito papel para isso.

Outro ponto que vale a pena destacarmos é o fato de que as chances de esquecimentos, informações incorretas ou perda de documentos, pode se tornar um problema. Essa forma de controle de contas a pagar e receber também exige um espaço físico maior para armazenar toda a documentação.

Planilhas

Sim, as famosas planilhas podem ajudar você a ter o controle de contas a pagar e receber mais eficiente. Através do computador, é possível criar arquivos, separados por projetos e/ ou clientes e dividir tudo de mês a mês. E as informações básicas que você precisa acrescentar nas planilhas devem ser semelhantes as que citamos acima.

Ao utilizar as planilhas para o seu controle de contas a pagar e receber você garante vantagens, como:

  • Informações mais seguras e claras;
  • Facilidade para elaboração de cálculos e gráficos;
  • Praticidade;
  • Mais organização;
  • Fluxo de caixa mais organizado;
  • Redução de erros e prejuízos.

CONTEÚDO ESCOLHIDO A DEDO PARA VOCÊ:

     » Planilha de Fluxo de Caixa

Como você pode ver, fazer o controle de contas a pagar e receber por meio de planilhas é bem mais fácil que manualmente. Porém, é importante destacarmos que essa ferramenta não lhe garante integração de informações e mobilidade.

Então o que poderia garantir todas essas funcionalidades?

Softwares de gestão

Há muito tempo já notamos o quanto a tecnologia têm se tornado uma grande aliada da Construção Civil. Com inúmeros softwares que auxiliam desde elaboração de orçamentos até a venda de imóveis, esses sistemas garantem praticidade, segurança e lucro.

Muitas vezes podem ser opções mais caras das que citamos acima, porém são mais eficientes, intuitivas e precisas. Com isso, a implementação desses sistemas se torna um investimento, é não custo.

No mercado, é possível encontrar softwares que fazem apenas o controle de contas a pagar e receber. O que já torna todo o processo mais fácil, já que eles possuem funcionalidades específicas para isso.

Porém, já que você vai investir em um software para essa função, porque não escolher um que ajude em outras áreas e integre todas as informações em um único lugar?

Como já falamos aqui, existem sistemas de gestão que são completos e podem integrar as informações entre setores. Melhor que isso, existem ERPs específicos para construção civil, com funcionalidades personalizadas.

Dentre as vantagens que o sistema pode oferecer para o controle das suas contas a pagar e receber, estão:

  • Cobrança escritural;
  • Gestão de juros e multas por atrasos;
  • Histórico de recebimentos;
  • Controle de inadimplência;
  • Facilitação de renegociação de recebimentos;
  • Emissão de boletos;
  • Geração de gráficos e relatórios;
  • Controle de distrato;
  • Recebimento de nota fiscal eletrônica.

Ao implementar um sistema de gestão em sua construtora, você irá otimizar todo o seu processo e torná-lo mais confiável. Além disso, você elimina falhas na comunicação, ganha aumento na produtividade e reduz a quantidade de erros e imprevistos.

Conclusão

Como você pode ver, existem ferramentas diversas para auxiliá-lo no controle de contas a pagar e receber da sua construtora. E isso é extremamente importante, pois cuidar bem da sua gestão financeira é um dos fatores que irá determinar o sucesso da sua empresa.

Quando você tem mais controle sobre as suas despesas e lucros, fica muito mais fácil tomar decisões. Por isso não deixe de buscar por ferramentas e métodos que possam ajudá-lo a trabalhar de maneira mais eficiente e assertiva.

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Tomás Lima

  • Gestor de Conteúdo
  • Graduado em Administração pela UFMG
  • Apaixonado por Construção Civil
 

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