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Como ter mais eficiência no controle das contas a pagar

22 de agosto de 2018

Não devemos ter dúvidas, entre nós, de que toda empresa precisa de uma boa gestão financeira se quiser sobreviver. Isto passa, entre outros fatores, pelo controle eficiente das contas a pagar.

Mas, a pura verdade é que as empresas em geral, inclusive as construtoras, ainda precisam evoluir neste quesito. Cometem muitos erros que já poderiam ter sido superados, mas que devido a correria do dia a dia, ainda se fazem presentes.

Em momentos como o que estamos vivendo no país, de grandes dificuldades econômicas, com reflexos diretos na construção civil, isto não pode acontecer. É um risco muito grande para qualquer organização não controlar plenamente a situação d’os seus pagamentos.

Estou trazendo aqui para você uma série de situações que são as principais “dores” da construção nessa área. Caso você se identifique com alguma delas, tenho uma dica no final para te ajudar a resolvê-las.

Identificar falhas e despesas desnecessárias

Como ressalta o Sebrae, um controle financeiro eficaz permite identificar falhas e despesas desnecessárias. Também ajuda a buscar alternativas de lucro mediante o remanejamento de aplicações.

 

gestão de contas a pagarNo caso, o controle das Contas a Pagar é fundamental para a empresa ter as informações que precisa para tomar decisões sobre todos os seus compromissos que representam desembolsos.  

Eles estão relacionados com compra de mercadorias, insumos, máquinas, serviços, salários, impostos, empréstimos, contribuições, entre outros.

O controle de contas a pagar possibilita:

  • Identificar todas as obrigações a pagar.
  • Priorizar os pagamentos.
  • Verificar obrigações contratadas e não pagas.
  • Não permitir perdas de prazos, de forma a conseguir descontos.
  • Não permitir perda de prazos que impliquem no pagamento de multas e juros.
  • Fornecer informações para elaboração do fluxo de caixa.
  • Conciliação com os saldos contábeis.

Não é exagero dizer que o monitoramento eficiente das contas ajuda a impulsionar o empreendimento e ganhar competitividade.

Por outro lado, falhas recorrentes podem funcionar como uma sangria, que compromete as finanças e ameaça a sobrevida da organização.  

O certo é que é preciso mais profissionalismo neste setor também, tanto quanto na elaboração dos projetos, no planejamento ou na execução da obra.

Vou mostrar agora algumas deficiências nessa área que são as mais comuns e que servem como alerta para os empreendedores da construção.

Esquecer ou dar pouca importância às despesas menores

Muitos iriam se surpreender se fizessem um levantamento de todos os pequenos gastos ou aqueles apenas eventuais que não costumam ser contabilizados.

Compras emergenciais de material de escritório  ou de limpeza, um EPI ou outro que faltou no canteiro, um abastecimento de combustível que não estava previsto, entre outros.

E assim vão se somando, sem ser lançados nas contas da organização. Muitos deixam para depois, esquecem ou nem sabem ao certo em qual rubrica enquadrar esse tipo de gasto –  menor e eventual.

Da mesma forma, alguns descuidam da contabilidade das férias e 13º dos colaboradores, que também são ocasionais, mas deveriam estar previstos com bastante antecedência, sempre.

Assim como de grão em grão a galinha enche o papo, de grão em grão vai embora o celeiro inteiro. Anote tudo, contabilize tudo, observe se não há nesses itens algo significativo, que precise ter mais previsão nas contas a pagar.

gestão de contas a pagarFalta de disciplina na atualização dos dados

Acontece bastante de muitos empresários tomarem a decisão firme de fazer um controle mais eficiente das finanças do seu negócio. De fato, organizam-se para isso e começam a fazer esse trabalho.

Mas com o tempo, com a pressão de outras tarefas que parecem mais urgentes, os dados se perdem, o entusiasmo diminui, as planilhas não são atualizadas e o controle vai por água abaixo.

Este é um grande desafio, realmente, começar e prosseguir o controle. Mas não se pode desistir.

Retomar e dedicar um tempo para isso, todos os dias, é uma boa medida. Assim como ter pessoas de confiança definidas para essa tarefa e qualificadas para isso, também é um bom começo para a solução.

Atrasar pagamentos

Não sendo por dificuldade financeira intransponível da empresa, este é um dos erros mais graves que pode acontecer. Atrasos acarretam juros e multas pesados, que podem afetar o equilíbrio financeiro do negócio.

A perda de datas de pagamento pode ser prevenida com um bom controle do calendário de compromissos da empresa e um fluxo de caixa organizado, que permita o desembolso nos prazos previstos.

Mas, se o problema for falta de verba para quitar os compromissos, sempre é possível  determinar quais são os prioritários e pagar ao menos estes. E buscar uma negociação favorável com os demais, que alivie o peso das multas e dos juros.

Uma regra de ouro é se antecipar ao problema e buscar a renegociação antes que o atraso aconteça.

Duplicar pagamentos

É um erro tão sério quanto o anterior, os atrasos, e está relacionado com a desorganização das contas da empresa.

Quando isso acontece, é preciso identificar rapidamente o motivo e saber se já é recorrente. É algo que só se resolve com mais organização e disciplina no controle das contas a pagar.  

Perder oportunidades de descontos

Um bom controle de contas a pagar deve monitorar todas as oportunidades possíveis de descontos, que são muito comuns nos pagamentos antecipados ou à vista.  

Ainda que não sejam significativos, individualmente, a soma no final do período contábil, se essa for uma prática constante, pode ser bastante compensadora.

Além do mais, uma empresa que paga antecipado, à vista, em dia, conquista credibilidade no mercado e assim fica mais fácil negociar novos prazos e novos descontos.

Isso requer atenção para as chances que aparecerem e boa capacidade de negociação, é claro.

Misturar contas pessoais e da empresa

gestão de contas a pagar


Isto é bastante comum, especialmente nas empresas menores, onde não há uma separação clara das contas pessoais e empresariais. Contas de pessoa física e pessoa jurídica não deveriam se misturar.

Mas é muito forte a tentação de pagar despesas particulares usando uma espécie de “caixa único” da organização.  Há gestores que lançam mão do caixa para pagamento do seu cartão de crédito, da gasolina, do restaurante e outros compromissos da sua vida particular.

Muitos prolongam indefinidamente essa mistura, até perder totalmente a noção da real situação financeira da empresa.  

Com isso ocorrendo diariamente, o risco de se tornar um ponto de desequilíbrio nas contas é inevitável. A empresa acaba sofrendo perdas que poderiam ser empregadas em ganhos de  produtividade e rentabilidade.

É necessário, o mais cedo possível, que as empresas tenham bem determinada essa divisão. Que se defina um pró-labore fixo, com limites para retiradas mensais, sem margem para concessões além disso.

Erros no pagamento de impostos

Sabemos muito bem que a tributação no Brasil é muito complicada. Portanto, é melhor estar preparado para evitar erros no pagamento dos impostos, que já são muito elevados, e o risco de punições pelo fisco

Os responsáveis por essa área devem ser capacitados e treinados para a função. E é preciso se  manter sempre atualizado sobre a legislação tributária, já que é frequente a edição de medidas que mudam a cobrança dos tributos.

Ignorar vantagens da tecnologia

Um software de gestão pode fazer bastante pelas empresas neste aspecto. Além das facilidades em áreas como planejamento, projetos, execução de obras, estes sistemas também apoiam a gestão financeira de maneira muito eficiente.

Através de um sistema ERP, todos os dados, processos e departamentos são integrados num único sistema. Isto inclui, obviamente, a parte contábil e contas a pagar. Ele possibilita a automação, cruzamento e armazenamento de todas as informações do negócio.  

É uma salto de qualidade que as empresas, principalmente de médio e grande porte, deveriam considerar e que evitaria muitos dos erros que foram elencados aqui.  

Vamos falar um pouco mais sobre isso.

Agilidade e segurança nos pagamentos

Ao efetuar um pagamento, qualquer empresa da construção precisa ter a garantia de que as informações são consistentes e não está pagando algo indevido.  

Esta é uma segurança que um ERP como o Sienge e outros da mesma linha podem oferecer. Uma das suas principais funcionalidades está relacionada ao pagamento escritural, onde a integração com os bancos é feita de forma rápida, ágil e segura.  

CONTEÚDO ESCOLHIDO A DEDO PARA VOCÊ:

     » CHECKLIST: Como escolher um ERP para Construção Civil

Em vez do gestor fazer o pagamento manual, um por um, o software pode gerar um lote de boletos de todos os pagamentos e enviá-lo para o banco, automaticamente.

Resumindo, ele faz:

  • O controle de autorizações de pagamentos, permitindo que a empresa faça a gestão do seu fluxo de pagamentos e de impostos retidos.
  • Vinculação das baixas com contas bancárias e a emissão de cheques para estes pagamentos.
  • O controle e registro dos adiantamentos e compromissos com fornecedores.
  • A geração de pagamento escritural e o controle de impostos retidos, com calendário de vencimento individualizado para cada imposto.
  • Relatórios operacionais completos, com dezenas de possibilidades de visualização dos relatórios de contas a pagar, contas pagas, extrato credor, saldos de adiantamento e outros itens.

Antes de prosseguir, vou deixar pra você essa dica: o nosso Ebook sobre “Contas a pagar e a receber”, que pode ser baixado gratuitamente.

Continuando.

A Dica principal: controle deve ser operação de rotina

Como define o Sebrae:

“Para uma eficiente gestão financeira na empresa é  necessário implantar alguns controles gerenciais, que forneçam um sistema gerador de informações que possibilite o planejamento de suas atividades e controle de seus resultados.”

Neste sentido, o controle de contas a pagar deve ser adotado como uma tarefa de rotina da empresa, pois normalmente envolve muito dinheiro. Sua importância não pode ser subestimada pelos empreendedores.

Um sistema de gestão automatiza as operações e reduz as possibilidades de erro, como os atrasos, duplicidades e outras falhas te dará todo o controle que você precisa de forma rápida e com confiabilidade nas informações.

Se interessou nas vantagens que um ERP como o Sienge pode trazer para o seu controle de contas a pagar? Quer saber mais? Converse agora gratuitamente com um de nossos consultores!

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Tomás Lima

  • Gestor de Conteúdo
  • Graduado em Administração pela UFMG
  • Apaixonado por Construção Civil
 

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