Existe uma grande preocupação dos micros e pequenos construtores com a gestão financeira de suas empresas e obras. Pois nem sempre é fácil controlar os custos para saber se terá dinheiro sobrando no próximo mês.
Para entender melhor esse cenário e as queixas de nossos clientes, fizemos um estudo de mercado e entrevistas para definir como seria o produto GO Gestor Obras e ficou evidente a preocupação desse público com a gestão financeira.
Durante o estudo ouvimos muitas vezes frases como: “Não sei se terei dinheiro para passar o mês”, “Será que o preço que estou pagando pelos materiais de uma obra estão dentro do valor de mercado?”, “Será que o custo da obra vai ficar dentro do valor Orçado?”, “Eu gostaria de fazer um orçamento de obra mais detalhado, mas é muito difícil e trabalhoso fazer isto no Excel”.
Ou seja, todas as questões apontam para um anseio em fazer uma gestão melhor. E foi com base nessas evidências, juntamente com o fato de terem estrutura enxuta e pouco tempo para lançar e analisar informações que definimos nossa premissa fundamental para o desenvolvimento de um produto: “Um software fácil de usar, de implantação rápida e que ajude os pequenos construtores a melhorarem sua gestão, construído e evoluído com a participação dessas pessoas.”
Seguimos à risca essa premissa e hoje, após mais de 300 vendas e implantações realizadas, consideramos que acumulamos conhecimento e aprendizado para, além de entregar a ferramenta que possibilita melhorar a gestão, poder orientar quais a melhores práticas para atingir melhores resultados na gestão. Continue lendo para se informar sobre esse assunto.
A seguir, apresentamos 5 dicas valiosas para melhorar sua gestão e aumentar o lucro de sua empresa:
1 – Analise as informações financeiras “por obra” e depois expanda a visão “por empresa”
Você deve concordar que as obras são a razão da existência de uma construtora. A empresa não terá uma boa saúde financeira se as suas obras não tiverem. Por isso: equilibre as saídas e entradas de dinheiro para evitar atraso de pagamentos, pagamento de juros ou empréstimos.
Com o GO Gestor Obras você consegue individualizar as despesas e receitas de uma obra, e visualiza de forma fácil o seu Fluxo de Caixa, deixando claro tudo o que aconteceu ao longo do tempo e ainda o que está para acontecer.
Um ponto que vai te ajudar muito: quando registrar um pedido de compra no GO Gestor Obras, a previsão de gastos aparece automaticamente no Contas a Pagar. Isso colabora para uma gestão mais realista do Fluxo de Caixa da obra e consequentemente da empresa. Veja a seguir como é fácil visualizar e identificar possíveis problemas no fluxo de uma obra.
2 – Rateie os custos administrativos por obra
Você já se perguntou qual o custo real de uma obra? Normalmente, lembramos apenas dos materiais e mão de obra aplicados diretamente na construção em si. Entretanto, todas as empresas possuem custos que não foram provocados diretamente pela obra mas que precisam existir para fazer a obra acontecer. Alguns exemplos: aluguel, pró-labore dos proprietários, despesas com contabilidade, salário de pessoas do escritório, entre outros.
Por isso, é importante mapear e detalhar os custos e distribuir proporcionalmente entre as obras, definindo um ou mais critérios que levem em conta o quanto cada obra absorve de cada parte da empresa. Com isso, defina um percentual de rateio destes custos para cada obra. Durante a implantação do GO Gestor Obras nossos consultores auxiliam os clientes, aplicando as melhores práticas na definição destes critérios.
E com essa solução você consegue ratear qualquer despesa lançada para mais de uma obra, informando qual o percentual do total do custo que deve ser apropriado individualmente em cada obra. Desta forma, você estará controlando o custo real de cada obra, seguindo a premissa de que são elas que devem custear a operação, descobrindo assim o custo e o lucro real de cada obra.
Veja a seguir como é simples fazer este rateio:
3 – Faça orçamentos detalhados
Todos sabemos que detalhar o Orçamento de uma Obra gera bastante trabalho. E muitas vezes, como o construtor tem bastante experiência é fácil cair na tentação de orçar os serviços por verba, não é mesmo?
Em obras mais simples pode até dar certo, mas quando falamos de obras mais complexas, com uma quantidade grande de serviços a serem executados e materiais a serem utilizados para isso, a metodologia de orçar por Composição Unitária pode ser a diferença entre lucro ou prejuízo.
Encontrar referências confiáveis de Tabelas de Composições nem sempre é fácil e montar as composições considerando a sua realidade também é trabalhoso. Por isso, criamos no GO Gestor Obras uma Tabela Padrão de Insumos e Composições, com mais de 2.000 insumos e mais de 500 composições.
Esta tabela foi desenvolvida por profissionais com décadas de experiência em orçamento, com base em dezenas de entrevistas com micro e pequenas empresas, e ela contempla os insumos e serviços necessários para orçar vários tipos de obras executados por nossos clientes, como reformas, casas de médio e alto padrão e pequenos prédios de apartamentos.
Os dados são totalmente editáveis, permitindo que você deixe os insumos e composições personalizados para você. Veja a seguir o exemplo de uma composição e observe como ela é completa, lembrando que você poderá alterá-la a vontade:
4 – Elabore cronogramas e registre o acompanhamento físico
A medição física é um dos termômetros da obra. E com certeza, você deve lembrar de cabeça um percentual concluído aproximado de cada etapa das obras que sua empresa está acontecendo, certo? Mas essa esta informação “solta” pode não ser útil.
É necessário visualizar o quanto você deveria ter executado e comparar com o que de fato foi realizado na obra.
Por isso, para ajudar nessas análises, o GO Gestor Obras possui um calendário individualizado para cada obra, onde você define os dias de trabalho, planeja determinadas folgas ou feriados e registra o cronograma e suas alterações, respeitando o calendário definido. Além disso, o processo de registro de medição física é simples, rápido e totalmente integrado ao orçamento e cronograma.
Através da análise do percentual informado, o cronograma previsto e o custo da obra até o momento, o sistema calcula e informa a tendência de atraso ou antecipação da conclusão da obra e até se existe tendência de estouro no orçamento, não é demais?
Veja um exemplo de como o sistema fornece uma previsão após o registro da medição:
5 – Gerencie mais por quantitativos e preços unitários do que por valor financeiro
Quando você finaliza uma Obra e observa que o custo real ficou dentro do custo orçado, dá uma sensação de objetivo atingido, não é mesmo? Mas será que os preços e quantidades compradas ficaram dentro do que foi imaginado para a obra?
Ou existem insumos que tiveram uma performance melhor do que o esperado e outros que os preços e quantidades estouraram? Se analisar somente o resultado financeiro, essas diferenças podem não aparecer e dar uma falsa sensação de que o máximo possível foi feito.
Dica: faça compras tendo como base os preços unitários e quantidades informados no Orçamento da Obra e assim vai atingir um nível detalhado em sua gestão!
Dentro do painel do GO Gestor Obras, na área de registro do pedido, o Funcionário Digital te avisa se o preço a ser pago é superior, inferior ou igual ao preço orçado:
E através do Panorama de Compras você consegue avaliar se está comprando de acordo com os preços e quantidades orçadas:
Desta forma, a gestão ocorre durante a obra e não somente no final dela, onde muitas vezes não há mais o que fazer com relação a possíveis distorções.
Considerações finais
Te convido a fazer uma gestão refinada para que consiga medir sua performance nas compras e aplicação dos materiais dentro de suas obras. Com certeza isso te ajudará a ter maior assertividade em orçamentos (evitando compras ruins ou desperdício de materiais), segurança e mais lucro para sua empresa.
Espero que essas dicas tenham ajudado e fico à disposição para continuar te auxiliando a melhorar ainda mais a gestão da sua empresa.
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