O que é gestão de facilities?

Giseli Barbosa Anversa

Customer Success Manager do Sienge, atuando no desenvolvimento de ações para impulsionar o desempenho de empresas da Indústria da Construção.

25 de setembro

Uma característica comum, mas muito perigosa, que os profissionais de vários segmentos têm é o costume de olhar só para o curto prazo. Isso também afeta a construção civil, o que causa muitos problemas em obras que deveriam durar várias décadas e se mostram frágeis depois de poucos anos.

Existe um conceito de atuação que elimina de vez esse problema. Estou falando da gestão de facilities. Quem aplica as boas práticas de gerenciamento que são usadas nesse método pode se sair muito melhor do que os empreendedores que se preocupam só com a construção.

Neste artigo vou te mostrar o que é a gestão de facilities, suas vantagens para o setor da construção e como aplicar o conceito na sua empresa. 

O que são facilitites?

Antes de entrar de cabeça na parte da gestão precisamos entender o que são facilities. O nome talvez o confunda a pensar que estamos falando de algum tipo de facilidade, mas não é o caso. A palavra “facilities”, que é do idioma inglês, significa “instalações”.

Então não tem mistério:

O assunto aqui é gestão de instalações. Isso deve ajudar a te dar uma noção melhor do tipo de trabalho que a gestão de facilities inclui. Logo de cara dá para associá-la com a manutenção predial, tão importante para manter o prédio em bom estado por muito tempo.

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As instalações de uma edificação, quer seja residencial, quer comercial, vão muito além da parte elétrica e hidráulica. Englobam também:

  • pintura;
  • limpeza;
  • marcenaria;
  • alvenaria;
  • entre outras.

Como gerenciar facilities com sucesso?

Só de entender o que são facilities já fica claro que é necessário fazer um bom trabalho de gestão para mantê-las em perfeito estado. Mas o que é preciso para fazer isso com sucesso? 

Podemos destacar algumas coisas: 

Planejamentos de curto, médio e longo prazo

Nunca se esqueça que existem três tipos de manutenção predial: preventiva, corretiva e preditiva. Cada uma delas tem suas próprias características e é feita com um horizonte de tempo em mente. 

Como falei no início do artigo, não adianta olhar só para o momento e se esquecer de evitar problemas maiores no futuro. Aliás, é isso que torna a gestão de facilities eficaz: a capacidade de manter tudo em ordem antes de acontecerem problemas graves.

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E não tem como fazer esse trabalho sem um bom planejamento, que talvez envolva vários departamentos e equipes, com tipos de trabalho distintos para executar. Além disso, o plano de ação precisa ser bem documentado e facilmente acessado por todos. 

Equipes especializadas para cada tipo de manutenção

A ideia de ter poucos profissionais do tipo “faz tudo” pode parecer uma boa forma de economizar na gestão de facilities, mas esse provavelmente não é o melhor caminho. Contar com equipes especializadas em cada tipo de manutenção tem um custo-benefício melhor, já que diminui o tempo de cada serviço e reduz as chances de falhas. 

As chances de um profissional “faz tudo” saber executar todos os serviços exigidos, ou mesmo a maior parte deles, com maestria são pequenas. Isso aumenta o risco de precisar refazer uma tarefa, algo que custaria mais caro e levaria um tempo maior, caso necessário.

Times enxutos e especializados têm o efeito contrário: trabalham mais rápido, de forma mais precisa e evitam custos desnecessários. 

Rotinas e processos de organização e trabalho

Além de ter um bom plano de manutenção, bem documentado e acessível a todos, e um time qualificado de profissionais para executar o serviço, você precisa de rotinas de trabalho.

Em outras palavras:

O planejamento completo precisa ser dividido em esquemas menores, nos quais cada equipe conta com seu próprio cronograma de atividades e sabe o que fazer todos os dias. Há métodos de organização que você pode usar para isso, como o Scrum

Mas, não importa qual seja a sua escolha de organização, o segredo está em encontrar processos de gestão que funcionem internamente. E as ferramentas certas influenciam muito, por isso são nosso próximo tópico.

Ferramentas de qualidade

A escolha das ferramentas define se os processos escolhidos vão funcionar bem ou não. Uma ótima metodologia de trabalho pode ser arruinada facilmente se as ferramentas não forem boas. 

Felizmente a solução aqui é simples:

Adote um sistema ERP para construção civil. Esse tipo de software dá uma visão 360° do empreendimento, que vai desde a obra até os detalhes da manutenção da edificação pronta.

Quais são as vantagens da gestão de facilities na construção civil?

Se você está se perguntando “O que eu ganho com isso?” ao pensar na gestão de facilities para a construção, a resposta rápida é “tempo e dinheiro”. Mas vamos elaborar um pouco a explicação e mostrar, ponto a ponto, por que vale a pena implantar essa forma de gestão na construção civil.

Os motivos mais relevantes são os que estão diretamente ligados aos indicadores de sucesso de qualquer negócio:

Produtividade

Uma empresa que investe na gestão de facilities gasta menos tempo com manutenção e pode usar a edificação para o propósito dela. Sempre que um prédio residencial ou comercial fica parado em reformas, a experiência dos ocupantes fica prejudicada.

Por outro lado, a boa gestão de facilities transforma o trabalho de manter o local em funcionamento quase que numa tarefa invisível. De um lado, o dia a dia dos ocupantes não se altera em praticamente nada. De outro, o prédio é mantido sempre em ótimo estado. É o melhor cenário para todos, o que facilita a produtividade. 

Economia

O segundo benefício da gestão de facilities é economizar dinheiro reduzindo consertos maiores. Quando o planejamento de longo prazo é mantido, a economia ao longo do tempo é expressiva. Afinal, as instalações vão durar muito mais tempo e, dificilmente grandes problemas vão aparecer. 

Pense em quanto dinheiro uma obra grande, que paralisa o local e afeta o dia a dia dos ocupantes, iria custar. Ainda mais se for um prédio comercial, que depende da produtividade para gerar lucro. Neste caso, a grande forma de ganhar mais dinheiro é por evitar perdê-lo.

Mas tem algo importante que você precisa lembrar sobre isso:

Principalmente no início você vai ter de fazer investimentos na gestão de facilities. Alguns deles são:

  • contratar profissionais;
  • contratar um bom sistema ERP;
  • treinar as equipes com processos bem definidos;
  • e realizar manutenções básicas de prevenção.

Tranquilidade

Ninguém gosta de trabalhar ou viver no caos constante, e um prédio sem a devida gestão de instalações é exatamente isso. Quando há organização, processos estruturados e uma força de trabalho qualificada por trás da manutenção do local, tudo muda para os profissionais envolvidos.

O moral elevado e a tranquilidade de saber que o trabalho está sob controle, que as equipes não precisam “matar um leão por dia”, são as sensações ideais que vão te ajudar. Mas como isso afeta no seu dinheiro? 

Alto grau de satisfação dos colaboradores significa maior facilidade de atrair bons profissionais, maior índice de retenção e menos problemas com demissões e desavenças. Parece não ter nada a ver, mas tudo isso afeta diretamente nos seus lucros.

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Com isso, fica claro que a gestão de facilities, além de não ser complicada demais, é 100% necessária para o sucesso financeiro na construção civil. No fim das contas, esse método reflete o método ideal de gestão para qualquer negócio: realizar ações pequenas agora para pavimentar o futuro.

Você sabia que pode incluir a manutenção preventiva como estratégia de pós-vendas da sua empresa? Veja como fazer isso e usar a gestão de facilities como propulsor de vendas!