Vamos conversar sobre o Relatório de Acompanhamento de Obra, um instrumento fundamental em várias etapas de um projetos de Construção Civil. E vamos além: apresentarei a você algumas dicas que podem transformar o RAO em uma ferramenta de gestão.
No dia a dia da Construção Civil…
…uma série de eventos podem surgir inesperadamente e impactar o custo e prazo do projeto. Quem nunca vivenciou situações como:
- O projeto inicial, que foi a base para definir o orçamento e o planejamento da obra, é modificado por demandas do contratante ou contratado;
- Os materiais que o contratante se comprometeu a fornecer são entregues com atraso, atrasando frentes de serviço e criando um “efeito cascata” no caminho crítico;
- As licenças e outorgas não foram emitidas, e será necessário paralisar a extração de brita para as frentes de pavimentação;
- Durante as escavações, é descoberto um sítio arqueológico. Então, é necessário paralisar a frente de serviço até a análise dos órgãos competentes;
- As jazidas previstas em projeto estão exauridas. Assim, será necessário buscar novas fontes, alterando as distâncias médias de transporte previstas no orçamento inicial.
Assim como esses, existem diversos outros imprevistos que todos nós conhecemos muito bem!
Se você reconheceu alguma das situações acima, sabe que ocorrerão atrasos e impactos no orçamento. E pior: na sequência, uma série de reuniões com os clientes, para explicar os motivos desses atrasos e os custos necessários para recuperar o cronograma.
Obviamente, essas demandas exigem documentos, e muitas vezes, reunir esses registros é tão difícil quanto antecipar um risco ao projeto e agir de forma preventiva.
Porém… e se eu disser a você que uma ferramenta simples pode facilitar a criação e gestão dos registros, além de registrar as principais ocorrências de obra e quantos dias praticáveis de serviço realmente ocorrem?
Muitos nomes, muitas funções!
Também conhecido como Diário de Obra (DO) ou Relatório Diário de Obra (RDO), o Relatório de Acompanhamento de Obras (RAO) é autoexplicativo.
Trata-se de um documento no qual são registrados, diariamente, os eventos relevantes de uma obra.
E que eventos são esses?
A primeira classificação que uso se refere aos eventos de controle, que são:
- Número de funcionários próprios e terceirizados;
- Principais máquinas e equipamentos disponíveis naquela data e;
- Informações de produção, como as principais frentes de serviço.
Além disso, temos os eventos extraordinários, que são visitas de fiscais, clientes, projetistas e parceiros à obra. Aqui também se encaixa toda e qualquer ocorrência que beneficie ou prejudique o sucesso do projeto.
Neste ponto da nossa conversa, você pode me dizer:
“Mas eu já controlo essas informações no histograma de mão de obra e nos cronogramas de contratação!”
Isto é muito bom, pois uma das chaves para o sucesso de um projeto é o controle das informações.
Porém, a partir de 26 de outubro de 2016, uma resolução do Conselho Federal de Engenharia e Agronomia (Confea) tornou obrigatório o uso do Diário de Obra ou Livro de Ordem. Neste link, você pode ter mais informações sobre esta resolução.
Agora, é hora de tirar vantagem deste documento obrigatório e usá-lo a favor do lucro do seu empreendimento.
Criar e controlar o Relatório de Acompanhamento de Obra é um instrumento de gestão contratual…
… e gestão contratual é uma ferramenta para reverter desequilíbrios de contrato ou justificar cláusulas não cumpridas.
Em obras públicas, algumas premissas dos editais de licitação podem não se concretizar durante a execução do contrato. Isto pode ocorrer, entre outras razões, pelo intervalo entre a data de elaboração do edital e a data efetiva da assinatura da ordem de serviço.
Para as empresas que executam obras públicas, é muito importante que esses pontos de divergência sejam registrados com agilidade. E, principalmente, que o contratante tome conhecimento destas observações.
Neste ponto, voltamos ao conceito fundamental do Relatório de Acompanhamento de Obra: apoiar o registro das mudanças de projeto, mesmo que estas não tenham acontecido voluntariamente.
Por outro lado, imagine uma obra privada, executada no regime de Administração, na qual o contratante questiona o atraso da contratada na execução do revestimento de fachada.
Aqui, a contratada registrou e apresentou ao contratante o Relatório de Acompanhamento de Obra, em que apontou os dias impraticáveis e que inviabilizaram qualquer execução de serviço externo.
Novamente, temos a utilização do Relatório de Acompanhamento de Obra como um instrumento legal, que torna válida, contratualmente, a comunicação entre Contratante e Contratada.
E por falar em chuvas, o Relatório de Acompanhamento de Obra permite consolidar os períodos chuvosos na obra…
… fornecendo um histórico real de dias praticáveis, mês a mês.
Essa informação é bastante útil na elaboração do plano de obra, pois fornece uma visão de quantos dias realmente serão produtivos. Este dado impacta no histograma de mão de obra e nos custos indiretos.
Em uma das obras em que atuei como engenheira de custos, um dos relatórios que tínhamos obrigação de preencher era o registro de chuvas. A função principal desse documento era criar uma série histórica, por obra, dos dias praticáveis.
Dependendo do software de gestão escolhido, esta série se torna acessível, em tempo real, a todos os interessados. E isso vai além dos envolvidos na obra, pois o time de prçamento e planejamento passa a contar com uma importante premissa de custos e prazos, baseada em eventos reais.
Além disso, é possível rastrear as principais ocorrências da obra e antecipar planos de ação…
… às ameaças aos principais objetivos de projeto.
Imagine um gestor de obras que enfrenta uma série de atrasos nas frentes de serviço, ocasionadas por um contratado que aloca ao projeto equipamentos com manutenção ruim, ou equipes subdimensionadas.
As informações consolidadas no Relatório de Acompanhamento de Obra permitem ao gestor identificar se essa ocorrência é pontual ou recorrente. Os planos de ação terão embasamento e serão coerentes com a gravidade do problema.
Além disso, é possível identificar ameaças ao custo e prazo comuns a diversos projetos.
Por exemplo, se diversas obras sinalizam a ocorrência “atraso na entrega do material”, isto pode apontar para um ponto de melhoria no processo de compras ou para a necessidade de ajustar os prazos de entrega com o fornecedor.
Você percebeu quantos benefícios o Relatório de Acompanhamento de Obra traz à análise das oportunidades e ameaças ao projeto?
Agora daremos um passo além…
Explicarei a você como o Relatório de Acompanhamento de Obras pode ser ainda mais eficiente!
O Relatório de Acompanhamento de Obras é um diário, simples assim. Logo, deve ser preenchido todo dia, para que as informações relevantes sejam registradas. Isto é tempestividade no registro das informações.
Também é fundamental que as informações sejam concisas o bastante, para não transformar o diário em um memorando. Porém, devem ser analíticas, consolidando a análise detalhada dos eventos, suas causas e consequências.
Neste ponto, é interessante que o Relatório de Acompanhamento de Obra seja multimídia, ou seja, contenha fotos, filmagens, áudios, documentos anexados, ou qualquer outra fonte que ajude a retratar o cenário da obra.
Agora, preste atenção ao ponto mais importante:
O Relatório de Acompanhamento de Obra é um documento de mão dupla: contratante e contratado DEVEM registrar suas informações neste documento e AMBOS devem assiná-lo!
Para que as informações registradas no Relatório de Acompanhamento de Obra sejam válidas, como prova de comunicação e registro, esse documento deve ser bilateral.
Contratante e contratado devem ter livre acesso ao registro do Relatório de Acompanhamento de Obra, inserindo informações que julguem pertinentes. Ambos devem registrar seu conhecimento do registro, assinado por contratado e contratante.
Sua empresa sairá ilesa da crise econômica?
Veja como adaptar sua empresa às mudanças do mercado e da economia!
Resumindo: o Relatório de Acompanhamento de Obra poderá levá-lo um passo além na gestão estratégica!
Temos a mão uma excelente ferramenta de gestão estratégica. Além de ser um documento com valor legal, trabalha a favor do gestor, como memória escrita, um retrato de tudo o que aconteceu no canteiro de obras.
Ao ser preenchido diariamente, o Relatório de Acompanhamento de Obra também atende a uma regulamentação do Conselho Federal de Engenharia e Agronomia.
Essa pluralidade de funções faz com que esse documento vá muito além, auxiliando os gestores como um importante documento de gestão contratual, por apoiar a comunicação entre contratante e contratado.
Lembre-se sempre de que o Relatório de Acompanhamento de Obra:
- É um instrumento bilateral;
- Deve ser preenchido diariamente, e;
- Apoia os gestores a compreender as ocorrências e ameaças ao sucesso do projeto.
Vale a pena investir nesta ferramenta e automatizá-la através de um software de gestão!
