Veja porque é fundamental automatizar seus processos financeiros

Mauricio Borges

Mauricio Borges

Product Manager especialista em produtos financeiros e engenharia de produção.

14 de julho 2020

Os processos financeiros estão entre as maiores dificuldades dos empreendedores da construção civil, a ponto de serem um dos principais fatores da falência de empresas. Por isso, muitas construtoras estão buscando na automatização os meios de ganhar mais eficiência nessa área.

E apesar de desempenhar um papel crucial nos negócios, o setor financeiro nem sempre recebe a devida atenção de gestores que estão mais preocupados em tocar suas obras.

Nestas situações, são bastante comuns as falhas de controles de fluxo de caixa, pagamentos em atraso, descontrole de contas bancárias, entre outros problemas. Tudo isso redunda em prejuízos que se acumulam com o tempo e podem comprometer a lucratividade dos empreendimentos.

Por isso, é fundamental que os empresários revisem seus processos financeiros, pois ninguém pode se dar ao luxo de sofrer perdas que podem ser evitadas com melhorias de gestão. Mas há meios de eliminar esses problemas.

Neste artigo eu vou te mostrar como você pode ter altos ganhos de eficiência e produtividade a  partir da automatização do setor financeiro.

Qualificação dos processos financeiros

Você já deve ter percebido que, especialmente nas empresas menores, é comum o próprio dono ou um dos sócios cuidar da parte financeira, com ajuda de um contador, no máximo. 

Mas isso envolve muitos procedimentos complicados, como:

  • Controle diário de caixa;
  • Controle do fluxo de caixa;
  • Controles bancários;
  • Contas a receber;
  • Contas a  pagar;
  • Despesas mensais, etc.

Sem uma administração eficaz dessas atividades, é muito fácil a desorganização tomar conta e a empresa ter prejuízos, mesmo com uma boa carteira de clientes. Além do mais, sem informações precisas das finanças, o empresário não tem condições de tomar decisões seguras para o seu negócio.

Por outro lado, se um empresário quer sobreviver na construção civil e ainda pensa em crescer, deve qualificar essa área. Isto é, o empreendedor precisa pensar em aumentar sua produtividade no setor financeiro e ampliar suas margens de lucro.

Máquinas modernas, materiais inovadores e o investimento em capacitação dos colaboradores reduzem o tempo de trabalho e oferecem resultados mais satisfatórios. E isso não se aplica só a pequenas empresas, mas a qualquer empresa que deseja crescer, mesmo as que já estão mais estruturadas para isso.

Normalmente se associa a tecnologia aos canteiros de obras, mas é preciso destacar o enorme avanço que a inovação já alcançou em termos de gestão. Na área financeira não é diferente, com um grande número de soluções disponíveis no mercado.

Softwares de gestão dos processos financeiros

Com softwares que ligam a gestão dos processos financeiros no automático, você consegue evitar falhas, esquecimentos e retrabalhos que custam  muito caro. A automatização padroniza rotinas e as suas informações passam a ser totalmente organizadas e confiáveis. 

Por exemplo, criam-se fluxos automáticos de pagamentos e recebimentos que são agendados no sistema. Acabam os atrasos, as multas, juros e várias redundâncias inúteis, além de se alcançar uma eficiência muito maior na gestão estratégica das informações. 

Assim, você agiliza e aumenta a produtividade do setor, com reflexos positivos em todas as demais áreas, como um efeito dominó nas estruturas da companhia. 

Em bom português, com a automatização dos processos financeiros você ganha tempo e dinheiro! 

Mas como realizar a automatização do setor? A resposta virá sequência, onde vou lhe  mostrar como funciona um sistema de gestão nessa  área.

ERP com processos financeiros

A automatização passa pela implementação de um sistema integrado de gestão empresarial (ERP na sigla em inglês) que traga entre suas ferramentas um sistema de processos financeiros. 

Vale recordar que um ERP é um sistema de gestão com a capacidade de interligar todos os departamentos das empresas. Explicando melhor, ele funciona como um grande banco de dados que liga todas as funções da construtora, para que trabalhem de forma perfeitamente alinhada.

Além disso, uma plataforma de gestão como o Sienge Plataforma, por exemplo, tem condições de se integrar, sem problemas, a outros softwares que sua construtora já tenha ou venha a ter. 

Isso é possível porque ele dispõe no seu desenho as APIs, que são interfaces para comunicação entre programas diferentes. Essas APIs funcionam como se fossem “pontes” entre os softwares.

 

Como escolher um bom sistema de gestão financeira

A escolha de um sistema desses requer muitos cuidados. Há detalhes fundamentais a se observar para não haver erro num investimento tão importante para o futuro da sua empresa. 

Entre as recomendações, é imprescindível que seja um software especialmente desenvolvido para a construção civil. Somente uma solução com esse perfil poderá atender às exigências específicas dessa atividade.

Ou seja, fuja de softwares de gestão genéricos, eles vão lhe trazer muitos problemas e vai desperdiçar dinheiro. 

Dificilmente um software genérico vai ter, por exemplo, custo por obras, o que pode gerar grandes retrabalhos e comprometer todo o seu resultado. 

Também é indispensável que seja um sistema em nuvem, para garantir que o gestor tenha acesso às informações em tempo real, de qualquer lugar. 

Deve ainda dispor de recursos para a gestão do controle de custos e  prazos dos seus empreendimentos. Isso sem contar outras soluções necessárias, como gestão do fluxo de compras, informações financeiras, gestão comercial e APIS de integração com outros softwares.

O que um sistema financeiro confiável oferece

Um sistema confiável tem recursos para organizar toda a agenda financeira da sua empresa. Ele faz a gestão de seus recebíveis, realiza pagamentos, transferências, verifica os saldos das contas, do caixa das empresas e várias outras funções.

Veja tudo que pode ser feito de forma automatizada com uma plataforma assim: 

Contas a receber:

  • Integrar os arquivos de recebíveis de mais de 60 instituições financeiras.
  • Controlar os clientes inadimplentes.
  • Efetuar a renegociação dos títulos a receber de forma fácil e intuitiva.
  • Criar relatórios de acordo com a necessidade da sua empresa, como inadimplência, saldo devedor presente, reparcelamentos, entre outras.

Contas a pagar:

  • Cadastrar os seus compromissos de pagamentos futuros.
  • Realizar a programação de todos os pagamentos na data correta.
  • Gerenciar as autorizações de pagamentos.
  • Enviar e receber arquivos de pagamento para a sua instituição financeira.

Caixa e bancos:

  • Conciliar a movimentação financeira com seu banco através da importação de extratos bancários.
  • Emitir cheques para pagamento de compromissos.
  • Analisar o extrato de suas contas correntes.

Cuidados especiais na transição para a automação

Você já percebeu que um bom sistema de gestão pode fazer praticamente tudo para automatizar e garantir a eficiência dos seus processos financeiros. Agora, imagine o quanto isso pode lhe poupar de incômodos e prejuízos.

No entanto, é fundamental você saber que são necessários alguns cuidados especiais na transição para a automação, além da escolha de um sistema confiável.

Entre tais cuidados, vale destacar como essenciais:

  • Planejamento da implementação da automação e sua etapas;
  • Apoio integral da direção à mudança;
  • Definição clara dos  processos que estão sendo automatizados;
  • Expectativas realistas e metas intermediárias na transição;
  • Qualificação e comprometimento da equipe;
  • Infraestrutura adequada.

Como fazer uma transição suave ao automatizar seus processos financeiros

Neste aspecto, é fundamental que a transição seja suave e que sua preparação leve o tempo necessário para a automação não vir a ser interrompida por falta de planejamento.

Depois de começar, a inovação dos processos financeiros deve seguir em frente, sempre evoluindo. Esse foi o caminho que muitas construtoras e incorporadoras já adotaram e estão colhendo resultados bastante compensadores.

Suas rotinas financeiras vão se tornar mais ágeis, com o controle total de suas receitas, das despesas e de todas as demais movimentações do setor. Dessa forma, você poderá concentrar todas as suas energias nos seus empreendimentos e estará pavimentando o caminho para sua empresa crescer de forma segura, contínua. 

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