Por que você deve implementar a política de compliance

Taiana Silveira

Taiana Silveira

Product Manager dos sistemas de Obrigações Fiscais e Notas fiscais do Sienge. Contadora. Especialista em Contabilidade e Direito tributário.

30 de dezembro

Política de compliance: certamente você já conhece ou ouviu falar desse termo, que em inglês significa estar em acordo ou conformidade com regras e normas, não é mesmo?

No âmbito público e empresarial, porém, seu conceito é mais específico. Representa o conjunto de medidas, procedimentos, rotinas, definidos para fazer cumprir a legislação, as políticas e as diretrizes estabelecidas para os negócios. 

Basicamente, os programas ou políticas de compliance visam evitar, identificar e punir desvios e ilegalidades que possam ocorrer nas organizações. Ou seja, compliance é um instrumento de prevenção e combate à corrupção. 

Se você ainda não adotou o compliance como uma política efetiva na sua construtora ou incorporadora, deveria pensar nisso, com a máxima urgência. Por, pelo menos, três motivos.

  • É uma obrigação legal para todas as empresas, de qualquer porte. Há uma legislação muito rigorosa sobre isso que precisa ser observada em todas as atividades econômicas.
  • O combate à corrupção está nas manchetes já faz alguns anos, você vê isso todos os dias, e a opinião pública está muito atenta ao tema. Qualquer deslize dessa ordem pode abalar ou até falir uma empresa, como já aconteceu em muitos casos.
  • A construção civil é muito visada pela fiscalização oficial e a imprensa, uma vez que muitas grandes organizações do setor foram protagonistas dos escândalos que sacudiram o País.

Uma sucessão impressionante de casos, como a Lava Jato, destruiu a credibilidade dos empreendedores diretamente envolvidos.

Mas não só isso, esses escândalos também arranharam a imagem da construção civil e, você sabe, credibilidade é fundamental em qualquer ramo de negócio

Neste quadro, proteger a sua empresa contra a corrupção tornou-se essencial, ou seja, você precisa implementar o compliance de forma estruturada, urgentemente. 

Como fazer isso? Quais cuidados tomar? Siga a leitura e você terá todas as respostas que precisa para adotar um programa de compliance seguro e eficiente.

Compliance com regras claras

Uma política de Compliance pressupõe manter as regras claras e garantir o seu cumprimento. Essa política tem se mostrado uma necessidade inadiável para as empresas. 

Algumas instituições, como bancos e órgãos públicos, por exemplo, só viabilizam negócios com empresas que mantenham o compliance. Além disso, há estados, como o Rio de Janeiro, que concedem incentivos fiscais às empresas que tenham aderido à iniciativa.

Em um cenário econômico altamente disputado, uma política de compliance sólida pode se tornar um diferencial competitivo e pressupõe o desenvolvimento de processos e sistemas internos, com o objetivo de manter a ética e adesão às normas pelas organizações. 

Comprometimento total da direção

Para a elaboração de uma política de compliance, são imprescindíveis o comprometimento da direção da empresa e a escolha de profissionais responsáveis por manterem esta política.

Isto é, não basta elaborar um manual de compliance da construtora, definir algumas diretrizes genéricas e achar que isso resolve o problema. 

É preciso mais que isso. Cinco medidas são base para um programa de compliance sólido nas organizações:

  1. Elaborar um código de ética e conduta;
  2. Criar canais de denúncia;
  3. Manter processos periódicos de mapeamento e análise de riscos;
  4. Revisar e auditar os processos organizacionais com relação ao cumprimento das normas legais e éticas;
  5. Elaborar mecanismos de due diligence, para avaliar os riscos no relacionamento com colaboradores, fornecedores, clientes, órgãos públicos, entre outros.

Legislação de compliance

Logicamente, você precisa conhecer a legislação relativa ao compliance, pois ela própria define muitas das ações necessárias à sua implementação.

O compliance é uma tendência mundial, que começou pelos Estados Unidos onde foi promulgada uma lei anticorrupção voltada às empresas nos anos 70 do século passado.

No Brasil, em 2009, a Controladoria Geral da União (CGU) e o Instituto Ethos lançaram o primeiro guia sobre o tema no País chamado “A Responsabilidade Social das Empresas no Combate à Corrupção”.

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Mas o primeiro diploma legal para regulamentar os programas de compliance só veio quatro anos depois, através da Lei 12.846 de 2013, na esteira dos escândalos que sacudiram o Brasil.

Lei Anticorrupção

Essa legislação, conhecida como a Lei Anticorrupção, definiu de maneira muito precisa a responsabilidade objetiva de pessoas jurídicas em casos de corrupção.

Também definiu as punições aos faltosos, com multas que podem chegar até 20% do faturamento bruto anual da empresa. 

Ou até 60 milhões de reais, quando não for possível calcular o faturamento bruto.  

Além disso, os envolvidos podem ter seus bens penhorados e sujeitos à dissolução da pessoa jurídica. 

Bem como à divulgação de sua razão social no Cadastro Nacional de de Empresas Punidas (CNEP).

Acordo de leniência

Por outro lado, ela prevê também o acordo de leniência, ou seja, se uma empresa cooperar com as investigações pode conseguir uma redução das penalidades.

A lei tem abrangência geral, pode ser aplicada pela União, estados e municípios e tem competência inclusive sobre as empresas brasileiras atuando no exterior.  

Programa de integridade

Posteriormente, o Decreto nº 8.420/2015 regulamentou essa lei, estipulando que as empresas que tiverem um programa de integridade (compliance) podem receber 20% de desconto em uma eventual multa.  

Isto é, a preocupação da empresa em ter regramentos para prevenir desvios dessa ordem conta favoravelmente, no caso de sofrer alguma punição. 

O Sebrae também divulgou recomendações para  uma política de integridade e combate à corrupção nas empresas. 

São dez posturas e práticas indicadas para quem deseja atuar com ética e excelência:

  1. Assuma o compromisso de lutar contra a corrupção

Viva essa ideia no dia a dia de sua empresa, seja um exemplo a todos os seus funcionários e mantenha um ambiente de tolerância zero contra a corrupção e outras fraudes no seu empreendimento.

  1. Conheça bem a sua empresa

Quais são os riscos que ela tem? Será que algo pode dar errado em uma licitação ou contrato administrativo? Fazer uma análise de risco prévia é muito importante para a estruturação de medidas de proteção para sua micro e pequena empresa.

  1. Tenha um código de ética

Quais são os valores de sua empresa? Quais são as condutas e os comportamentos desejados? Quais são os atos que sua empresa não tolera? Coloque essas informações em um documento e divulgue-o para todos os funcionários e para o público externo, deixando claro para todos o compromisso da sua empresa com a ética e integridade.

  1. Promova cursos e treinamentos

Organize treinamentos periódicos na empresa, envie seus funcionários para cursos externos, divulgue as novidades nas ações de prevenção adotadas.

  1. Certifique-se de que os seus registros contábeis são confiáveis e feitos de forma correta

Converse com seu contador e garanta que os trabalhos estão sendo feito de acordo com a lei.

  1. Aplique as regras do jogo

Garanta que os maus jogadores de sua empresa sejam punidos! Institua medidas e procedimentos disciplinares apropriados para apurar e reprimir a prática de irregularidades.

  1. Crie mecanismos de controle

Controles ajudam a sua empresa a prevenir a prática de irregularidades e a identificar erros de forma rápida. Controles internos protegem a sua empresa, possibilitando que os objetivos e as metas sejam atingidos.

  1. Respeite as regras que tratam de licitações

O uso de dinheiro público envolve fiscalização, princípios e regras próprias, mais rigorosas do que as aplicadas entre particulares. Para garantir que tudo dê certo no fornecimento para o governo é necessário implementar procedimentos específicos para prevenir fraudes e ilícitos no âmbito de licitações e na execução de contratos administrativos.

  1. Pare e corrija tudo o que estiver errado

Procedimentos que assegurem a pronta interrupção de irregularidades e fraudes e a rápida 

reparação dos danos gerados são verdadeiros remédios para a empresa e devem ser administrados de forma rápida e direta.

  1. Mantenha-se atualizado

Estude, pesquise sobre o assunto, busque informações no site da CGU e divulgue essa iniciativa.

Tecnologia para compliance

A tecnologia também é uma grande aliada para o compliance das empresas? 

Neste sentido,  antes de falarmos sobre o perfil ideal das pessoas encarregadas dessa área, vou lhe apresentar uma ótima sugestão: o nosso Ebook  “Descubra como uma plataforma de gestão pode facilitar a implantação de uma política de compliance”.

Ele é indicado para gestores, proprietários e profissionais das áreas Financeira, Contabilidade e Compliance. 

E é muito útil porque apresenta ferramentas que facilitam a implantação de uma política de Compliance nos empreendimentos do ramo da construção civil.

Pode ser baixado gratuitamente clicando na imagem.

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Escolha dos agentes de compliance

Elaborar e implementar o compliance não é tarefa para qualquer um, requer pessoas com qualidades especiais.

Por isso, você deve ter muito cuidado na escolha dos diretores, coordenadores ou agentes que serão responsáveis pela área de compliance

É  importante esclarecer, porque essa é uma dúvida comum, que não é preciso ser advogado ou ter uma formação específica para isso.

Mas é imprescindível que seja uma pessoa totalmente confiável. É alguém que vai lidar com a informação estratégica e até sigilosa da empresa.

Deve ter um compromisso verdadeiro com a transparência e integridade, demonstrar entusiasmo para implementar o compliance na organização onde trabalha. 

Recomenda-se que tenha boa capacidade de comunicação e habilidades de negociador, para convencer e engajar seus colegas ao compliance, para fazê-los entender que isso é benéfico para a empresa e para todos.

Paciência e persistência são qualidade indispensáveis, pois inicialmente deverá encontrar algumas resistências à implementação dos mecanismos de controle.

Capacidade de observação e análise também são importantes,  para detectar e prever situações de crise nessa área.

Por fim, deve contar com o apoio total da direção, a equipe toda deve estar ciente de que o programa de compliance é pra valer e seus resultados serão cobrados com firmeza.

Informação e formação para compliance

Diante da importância crucial que ganhou esse assunto, não faltam fontes de informação, consultorias, cursos de formação e eventos sobre compliance. 

Aqui mesmo no site do Sienge temos muitas publicações a respeito, artigos e materiais gratuitos para sua consulta.

Entidades como o Sinduscon, Câmara Brasileira da Indústria da Construção (CBIC), Sebrae entre outras, promovem seguidamente encontros e seminários de compliance.

Fique atento, dedique uma parte do seu tempo para isso. E lembre-se, uma organização com uma sólida imagem de honestidade, transparência, integridade, agrega um valor enorme aos seus produtos. 

Além de comprovados ganhos de produtividade, eficiência e competitividade.

Então, vamos implementar o compliance na sua empresa? Não espere mais e conte com a nossa colaboração se precisar de ajuda, esclarecimentos e orientação.

O seu sucesso é o nosso maior objetivo.

Espero que nosso conteúdo tenha sido útil para você e gostaria muito de saber sua opinião sobre esse tema. Deixe seu comentário, compartilhe, será útil para seus amigos e colaboradores também.

Muito obrigada pela leitura e até o próximo artigo.