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Como armazenar Nota Fiscal Eletrônica no Sienge

20 de setembro de 2017

No artigo Nota Fiscal Eletrônica de Compra – porquê e como armazenar, você leu sobre os riscos decorrentes da falta de armazenamento da Nota Fiscal.

Neste post, vou apresentar como o Sienge ajuda construtoras de todo o Brasil a resolver este problema de forma fácil e melhor ainda, como utilizar os arquivos xml de forma integrada com o financeiro, suprimentos e fiscal.

Como importar a nota fiscal eletrônica diretamente da SEFAZ?

Um dos principais problemas das construtoras quando compram materiais, é obter o arquivo xml do fornecedor. O sistema de recepção de NF-e do Sienge resolve esse problema de duas formas:

  • Processo manual: o Sienge busca as NF-e’s nos servidores da SEFAZ, mas, depende de sua intervenção como usuário.
  • Processo automático: você apenas configura o Sienge para buscar suas NF-e’s de forma automática diretamente nos servidores da SEFAZ.

Processo automático

O processo automático é realmente muito simples. Você apenas precisa configurar e o Sienge faz o resto. Na configuração, você habilita para cada empresa o processo automático.

Como funciona?

Uma vez configurado para o processo automático, o Sienge diariamente executará este passo a passo:

  • Verificar se existem notas fiscais para a empresa: Neste acesso a SEFAZ entrega para o Sienge todas as notas fiscais eletrônicas emitidas contra a empresa num período de até 90 dias atrás.

 

  • Manifestar NF-e’s: de posse das notas fiscais obtidas no passo anterior, o Sienge manifesta todas as notas como Ciência da Operação. Este passo é necessário para que a SEFAZ libere o arquivo xml para download.
  • Download do XML: realizada a manifestação como Ciência da Operação, a SEFAZ libera os arquivos xml das NF-e’s e o Sienge faz o download para o banco de dados.

 

Realizados esses 3 passos, a nota fiscal eletrônica já fica disponível para utilização nos módulos Financeiro e Suprimentos do Sienge e o arquivo xml já está armazenado em segurança na nuvem.

Para quem é indicado?

Todas as construtoras podem utilizar o processo automático.

Recomendamos às construtoras que tenham um alto volume de recepção de notas fiscais eletrônicas por dia, que utilizem o processo automático. A grande vantagem é ter todos os xml salvos na nuvem. Mesmo que haja alguma operação que você desconheça ou não foi concluída, é possível realizar o manifesto manual.

Construtoras que tem um volume de recepção de NF-e menor, também podem usufruir do processo automático.

 

Você compra, a nota chega e o financeiro paga

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Processo Manual

Outra alternativa para obter arquivos xml de NF-e é o processo manual. Embora chamado de “processo manual”, não quer dizer que você terá um grande trabalho para obter as notas fiscais eletrônicas.

O processo é simples e, na prática, é o mesmo processo realizado pelo processo automático, porém, é você quem dá os comandos para o Sienge executar. São apenas 2 passos:

Passo 1: Importar as Notas Fiscais no Sienge

Este procedimento é muito fácil, basta você informar a empresa que deseja importar e o Sienge busca as NF-e’s para você.

importar notas fiscais eletrônicas

Passo 2: Manifestar a Nota Fiscal Eletrônica

Esse passo é necessário porque a SEFAZ só libera arquivos xml para notas fiscais eletrônicas manifestadas. Você pode manifestar as notas em lote ou individualmente.

notas fiscais eletrônicas recebidas sienge

Após realizar o passo 2, o Sienge terá manifestado a nota fiscal eletrônica e feito o download do arquivo xml. A partir deste momento você já poderá visualizar a Danfe da nota e baixar o xml para o seu computador se tiver necessidade.

O que é possível fazer com os arquivos xml?

Como você certamente já sabe, o Sienge é o maior sistema ERP para construção civil do país. A grande vantagem de trabalhar com um ERP é ter os processos integrados entre as diversas áreas da empresa.

Com os arquivos xml armazenados no Sienge, você pode utilizar em 3 pontos do sistema, que basicamente integram o seu setor de compras com o financeiro e a contabilidade/fiscal.

A figura abaixo apresenta um fluxo básico de como a NF-e trafega pela empresa.

fluxo nota fiscal eletrônica

Basicamente o processo inicia no setor de suprimentos que realiza a compra de materiais. Quando o fornecedor entrega, emite uma nota fiscal eletrônica.

No Sienge existem 2 possibilidades de registrar essa nota. Pela funcionalidade de nota fiscal de compra ou diretamente no contas a pagar. Isso varia de acordo com o processo de cada cliente.

Após registro da nota fiscal de compra e registro no financeiro, a nota fiscal é registrada na contabilidade para atender as obrigações fiscais e contábeis.

No Sienge, você pode aproveitar vários dados do xml nesses 3 pontos, ou seja, Nota Fiscal Eletrônica de Compras, Títulos a Pagar e Informações Fiscais.

Benefícios do aproveitamento do xml:

  • Identificar rapidamente as notas fiscais que foram utilizadas;
  • Agilidade no cadastro de título a pagar e entrada de nota fiscal;
  • Informações fiscais corretas.

Se você não tem um sistema integrado, precisará ter 2 sistemas, um específico para receber as notas e outro para ser seu ERP. Será necessário investir em integração.

Concluíndo, o sistema de recepção de NF-e do Sienge tem uma missão de agilizar ao máximo a gestão de notas fiscais da construtora. Ser um elo entre os setores de Compras, Financeiro e Fiscal da sua empresa.

Se você gostou deste artigo ou tem alguma dúvida, deixe seu comentário que ficaremos felizes em responder!

Marcelo Pinheiro de Araujo

  • Formado em Sistemas de Informação
  • Product Owner da Nota Fiscal Eletrônica do Sienge
 

  • Maura Moreira Quadros

    Ao realizar uma nota fiscal de transferencia de material os insumos com seus respectivos códigos já cadastrados no Sienge são aproveitados e integrados à nota? ou é necessário cadastrar novamente o insumo e acrescentar o NCM?

  • Lourival

    Bom dia!

    A duvida que fiquei é a seguinte, será possível a associação das notas fiscais na aba de anexos em cada lançamento suprimentos/contas á pagar?

    • Marcelo Araujo

      Olá Lourival.

      Atualmente é possível associar o arquivo xml ao suprimentos/título a pagar somente através da Chave da NF-e com um documento de modelo 55. Dessa forma você tem acesso para baixar tanto o xml quanto a DANFE da NF-e no Sistema de Recepção.

      Atualmente os arquivos não ficam salvos na aba do anexo do título, mas, não se preocupe porque os arquivos estão em local seguro com acesso pelo sistema de Recepção. Você pode consultar a qualquer momento através da chave de acesso associada no título e no suprimentos.

      Porém, entendo que visualizar nos anexos do título pode dá uma agilidade. A sugestão está anotada.

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