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NFe – Manifesto do destinatário para construtoras

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13 de setembro de 2017

Se você chegou até esse artigo, é porque já conhece os riscos envolvidos em não armazenar corretamente suas Notas fiscais eletrônicas. Se ainda não conhece esses riscos, sugiro que leia o artigo Nota Fiscal Eletrônica de compra – por quê e como armazenar.

Gostaria de começar esse post indo direto ao ponto: Você não precisa guardar as DANFES impressas que recebe de seus fornecedores!

Neste post você vai entender porque é desnecessário armazenar DANFE e enxergar que você só tem custos e desperdício de tempo das pessoas com este armazenamento. Porém, a boa notícia é que existe uma ótima solução para isso disponibilizada pelo governo. Chama-se: Manifesto do Destinatário.

Por que as construtoras armazenam a DANFE?

Já sabemos que é importante e obrigatório armazenar apenas o arquivo xml da Nota Fiscal Eletrônica, porém, já vi 3 situações diferentes:

  1. Construtoras que guardam o xml e a DANFE como anexo do seu contas a pagar;
  2. Construtoras que guardam o xml e a DANFE impressa em arquivos físico;
  3. Construtoras que guardam apenas a DANFE impressa e/ou arquivos anexos no Contas a Pagar e simplesmente desprezam o arquivo xml.

Dentre as situações citadas acima, a número 3 sem dúvidas é a mais grave de todas, porque a construtora desconhece totalmente o risco que está correndo.

Normalmente as empresas justificam a guarda de DANFE impressa ou em arquivo por questões burocráticas e para provar alguma coisa que pode ser que venham a precisar algum dia.

Já vi empresas que quando recebem um material, pegam a DANFE impressa a carimbam. Além disso alguém ainda assina e ela é guardada cuidadosamente na  pasta do fornecedor em uma gaveta de um arquivo físico.

Problemas no armazenamento físico

Qualquer empresário independente do segmento de negócio sabe que estoque é dinheiro parado e a manutenção de um estoque gera custos.

Análogo ao estoque, gerenciar documentos impressos e guardados em arquivos também gera custos, estes muitas vezes invisíveis para as empresas, como por exemplo:

    • Precisa gerenciar: dependendo do volume, pode ser necessário contratar uma pessoa especificamente para cuidar do arquivo;
    • Ocupa espaço físico: este espaço poderia ser usado para qualquer outra coisa ou monetizar através de um aluguel;
    • Perda financeira quando um documento extravia: em uma auditoria ou fiscalização da Receita Federal, o extravio de um documento pode gerar multas;
    • Pode pegar fogo!

 

 

Nas últimas décadas o mundo sofre uma transformação digital, isso influencia diretamente em como as empresas fazem gestão. Cada vez mais os hábitos comando e controle nascidos na época da revolução industrial estão caindo por terra.

Sendo assim, cada vez mais se torna desnecessário manter documentos, assinaturas e carimbos. Isso resulta diretamente em economia financeira.

Quer resolver isso? Conheça o Manifesto do Destinatário

Conforme o próprio nome já diz, o destinatário da Nota Fiscal Eletrônica manifesta sua participação na operação. É a oportunidade do destinatário confirmar se as informações estão corretas e se de fato tem conhecimento sobre a Nota Fiscal.

Existem 4 tipos de manifestos:

Ciência da Emissão

O destinatário manifesta que reconhece a Nota fiscal. A finalidade desta é apenas disponibilizar o arquivo xml para o download, não se trata de uma manifestação.

Confirmação da Operação

A confirmação é utilizada quando o destinatário confirma que recebeu os materiais descritos na Nota Fiscal, ou seja, no ato do recebimento físico ou posterior. No caso de construtoras, o ideal é confirmar a operação no momento que o material chega na obra ou no almoxarifado.

Operação não realizada

Quando você reconhece a operação, porém, não recebeu o material descrito na Nota Fiscal, você pode manifestar como Operação não realizada. Outras situações para utilizar esta opção são:

  • Sinistro durante o transporte do material;
  • Material entregue errado.

Desconhecimento da operação

Este tipo de manifesto é utilizado quando o destinatário não reconhece a operação contra seu CNPJ. É muito útil e importante para evitar possíveis fraudes e dores de cabeça por Notas Fiscais emitidas erroneamente contra sua construtora.

Vantagens da Manifestação

A manifestação do destinatário sem dúvidas traz mais transparência para as operações comerciais, aumenta a segurança das informações e reduz o risco de fraudes.

As principais vantagens para sua construtora:

  • Saber imediatamente todas as Notas Fiscais Eletrônicas emitidas contra sua construtora em qualquer lugar do país;
  • Ter um controle de todas as operações: concluídas e não concluídas;
  • Download automático de todos os xml de Notas Fiscais. Nunca mais dependa de fornecedores para enviar os arquivos;
  • Segurança. Uma vez manifestada, a Nota Fiscal não pode mais ser cancelada. Isso mitiga o risco de alguém emitir uma nota só para transportar material e depois cancelar;
  • Eliminar o canhoto da DANFE . A manifestação torna dispensável a assinatura do canhoto da NF-e porque a confirmação fica registrada nos servidores da SEFAZ.

 

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Conclusão

O objetivo deste artigo é chamar atenção para o Manifesto do Destinatário. Considere utilizar em sua construtora, você só terá vantagens. O armazenamento físico de Nota Fiscal Eletrônica é extremamente arriscado e o Manifesto do destinatário resolve esse problema.

O Sienge pode te ajudar ter uma gestão segura e integrada de suas notas fiscais. Saiba mais nesse link.

Ficou alguma dúvida? Ficaremos felizes em receber seu comentário.  

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capa manifesto do destinatário

Marcelo Pinheiro de Araujo

  • Formado em Sistemas de Informação
  • Product Owner da Nota Fiscal Eletrônica do Sienge
 

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