Gestão de Contratos Eficiente: Como fazer?

23 de julho de 2018

Você deve lembrar que já falamos aqui no blog sobre a importância de uma boa gestão de contratos na Construção Civil.

Essa tarefa abrange desde o planejamento de insumos para obra, seleção de fornecedores, supervisão e acompanhamento dos trabalhos até a finalização das entregas dos serviços ou produtos.

Neste ponto, talvez você esteja se perguntando: como organizar tantos contratos e papéis?

Pois é, além dessa pergunta, talvez você tenha outras dúvidas sobre esse tema e não entenda ainda a importância desta tarefa para garantir o sucesso da sua obra.

Pensando nisso, vamos falar sobre tudo o que você precisa saber para melhorar a gestão de contratos da sua construtora e não ter mais surpresas!

Mas antes de qualquer coisa, vamos relembrar:

O que é Gestão de Contratos?

gestão de contratos

Muito mais do que lidar com documentos e prazos, a gestão de contratos é uma atividade fundamental para garantir aumento na produtividade e redução de custos. Isso faz com que a atividade seja estratégica para o planejamento orçamentário.

O principal objetivo da gestão de contrato é garantir que o acordo estabelecido, por vínculo jurídico, transcorra da forma prevista. Essa tarefa também inclui revisar e adequar cláusulas contratuais quando necessário, beneficiando todas as partes.

Para este trabalho é fundamental que o gestor acompanhe e fiscalize todas as etapas, que são:

  • Pré-contratação;
  • Negociação;
  • Pré-execução;
  • Execução;
  • Entrega.

Porém, quais contratos devem ser geridos?

Vários! Existem diversos modelos de contrato na indústria da construção civil. Entre os mais comuns, estão:

  • Locação de equipamentos e máquinas;
  • Empreitada;
  • Compra e venda;
  • Transporte;
  • Serviços de limpeza;
  • Troca ou permuta;
  • Empréstimo.

Agora que já relembramos o que é a gestão de contratos vamos mostrar pra você:

3 passos simples para o gerenciamento de contratos

Existem várias formas de gerenciar contratos. Você vai descobrir qual é o melhor forma de fazer isso para a sua construtora. Mas existem alguns passos básicos que podem ser aplicados a partir do momento que você terminar esse post!

1º Passo: contrate um gestor de contratos

Defina o gestor responsável por essa tarefa. Parece bobagem, mas gerenciar contratos demanda tempo e dedicação. Por isso o ideal é que tenha uma pessoa específica para isso.

O gestor deve participar de todas as etapas do processo de aquisição ainda na fase de escolha dos fornecedores, administrando os contratos estabelecidos e documentando as fases do fornecimento. É ele quem vai estabelecer um cronograma de monitoramento e controle de produtos e serviços, e em casos de erros, aplicar um plano de ação para corrigi-los.

Para atuar como gestor de contratos você pode buscar profissionais com formação em Administração, Arquitetura, Engenharia Civil ou em Produção. É um grande diferencial se o profissional for pós-graduado em Gestão de Projetos e domine temas como planejamento, construção e montagem.

2º Passo: tenha equilíbrio físico-financeiro

Esta definição significa, de maneira mais direta, acompanhamento. O gestor deve fazer a análise de dois fatores importantes: a construtibilidade, que trata-se da capacidade de construção, do atendimento da empresa fornecedora, e da sua capacidade de execução. Seja técnica ou financeira.

Após essa análise e a assinatura do contrato o gestor deve ter presença constante. Seja na empresa do fornecedor contratado, na obra, ou em terceiros envolvidos, para acompanhar, monitorar e controlar o fornecimento de materiais e serviços. Tudo isso por meio de relatórios, inspeções e diligências.

3º Passo: dê atenção aos relatórios

O Relatório Diário de Obra deve ser solicitado diariamente ou no mínimo uma vez por semana pelo gestor de contratos. Esse documento deverá ser composto por informações básicas, como condições climáticas, número de profissionais e equipamentos, ocorrências e desvios do dia e outras informações.

O RDO é o documento mais adequado e um dos mais precisos para acompanhar o andamento da obra e dar suporte na tomada de decisões. Por isso com ele é muito mais fácil avaliar se o contrato firmado está sendo cumprido ou não.

E que muito atento a nossa dica!

Caso o contrato não esteja sendo seguido, o gestor deve abrir um Relatório de Não Conformidade (RNC) para poder evidenciar o descumprimento de determinado item e definir a correção necessária.

Eu sei que dissemos que seriam apenas 3 passos, mas temos um quarto que merece sua atenção:

Use a tecnologia na gestão de contratos

gestão de contratos

O mundo está cada vez mais digital. A busca é constante das empresas por ferramentas que garantam mais praticidade e segurança. E na Construção Civil não é diferente.

Uma dessas ferramentas é o software de gestão. Com ele a gestão de contratos se torna muito mais eficiente graças a facilidade de organização das informações e economia de tempo. Ao automatizar processos é possível economizar tempo no acompanhamento de todas as etapas do contrato e o cumprimento de suas obrigações.

Com a padronização e a centralização das informações por meio do ERP (enterprise resource planning. ou software de gestão) é possível controlar os prazos, pagamentos e valores dos contratos. Além disso, você também recebe alertas sobre validades, vencimentos e atrasos.

Mas o que mais a tecnologia pode trazer para a gestão de contratos?

Benefícios do uso da tecnologia na gestão de contratos

Processos integrados:

Existem muitas as atividades que interferem e que derivam dos contratos que a sua construtora ou incorporadora possui. Uma solução tecnológica especializada na gestão de contratos permite que sua empresa trabalhe com um processo bem organizado e que envolva as áreas de forma produtiva. Ela otimiza o trabalho e o uso das informações relacionadas.

Essa praticidade no acesso de dados que circulam entre as áreas dá base ao trabalho uma das outras.

Controle financeiro:

O aspecto financeiro de um contrato é crucial para o sucesso de seu empreendimento. Com a gestão eletrônica, é possível, de acordo com as medições de avanço da obra, realizar o cálculo dos valores a serem pagos, de forma proporcional e automática. A solução tecnológica certa, também dispõe de geração automática de boletos de todos os contratos, respeitando as regras e negociações de cada um deles.

Segurança e Produtividade:

Com soluções tecnológicas especializadas na gestão de contratos da Construção Civil, sua empresa pode fazer a gestão de todo o ciclo de vida de seus contratos. Seja contratos com fornecedores para suas obras, ou contratos de vendas com seus clientes.

Com esse controle total, você tem mais segurança quanto a qualidade da informação que é utilizada na tomada de decisões. Esses recursos avançados disponibilizam as informações certas, de forma estratégica e simples a qualquer momento.

Nesse cenário, o ganho de produtividade é enorme, tanto para os gestores quanto para os vendedores, que conseguem trabalhar suas vendas mais rapidamente, com informações precisas.

Sustentabilidade:

Se engana quem pensa que na Construção Civil os gastos são só com cimento e areia. Muito papel é consumido também já na fase pré-contratual, com a emissão de desenhos, plantas, orçamentos e outros documentos.

E a partir daí só piora. A quantidade de papel aumenta conforme o desenvolvimento do projeto, principalmente para relatórios, como os que citamos acima.

Até o fim do projeto, é difícil calcular a quantidade de papel consumido. E isso é uma vantagem muito significativa quando você decide utilizar um ERP, já que tudo fica salvo na nuvem. A informação se torna mais acessível e tem uma chance consideravelmente menor de ser perdida.

Para finalizar este post, temos uma dica que pode ser muito útil para você e sua construtora nesta etapa dos seus projetos com segurança e assertividade. É o ebook Gestão de Contratos Segura.

Para começar a ler, basta fazer o download grátis aqui!

E se quiser ajudar para escolher o melhor ERP para sua empresa, temos um checklist completo e gratuito para você.

Para concluir

Agora que você tem inúmeras informações sobre a gestão de contratos na Construção Civil e as vantagens que o uso da tecnologia pode garantir para a sua empresa será muito mais fácil ter projetos mais assertivos.

Investir em tecnologia e ferramentas que facilitam o dia a dia no seu canteiro de obras é um grande diferencial em um setor tão competitivo como o da Construção, por isso saia na frente e abuse das tecnologias disponíveis.

Caso o post tenha ajudado e esclarecido suas dúvidas, divida conosco sua opinião sobre o tema, curta e compartilhe em suas redes sociais!

Tomás Lima

  • Gestor de Conteúdo
  • Graduado em Administração pela UFMG
  • Apaixonado por Construção Civil
 

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