Descubra como evitar compras emergenciais nas suas obras

Fabrício Bizonin

Fabrício Bizonin

Formado em Engenharia Civil pela Universidade Federal de Santa Maria. Profissional com grande conhecimento na área de orçamentos, licitações, acompanhamento de obras, gestão e qualidade na execução. Atualmente trabalha Consultor Estratégico no Sienge Go!.

11 de junho 2020

Todo empreendedor da construção civil sabe do transtorno que são as compras emergenciais e os prejuízos que podem representar para os empreendimentos. 

Elas tanto podem ocorrer por algum imprevisto na obra, que exige o aporte de novos materiais, como por pura falta de planejamento. 

Seja qual for a razão, adquirir suprimentos que não estavam previstos significa despesas extras, que podem implodir orçamentos e inflacionar o preço final dos produtos.

Por isso, o setor de compras é uma área estratégica dessa indústria, pois para a obra andar bem o fluxo de suprimentos deve estar perfeitamente sincronizado com a linha de produção. 

Mas é preciso muita eficiência e planejamento para lidar com uma enormidade tão variada de materiais, sem errar nos cálculos das quantidades, valores e datas de entrega.

Somente assim é possível evitar as tão temidas compras emergenciais, que podem abalar os empreendimentos no seu cronograma, na sua qualidade e nos seus custos.

Seguindo a  leitura, você vai saber as medidas e os meios necessários para que suas compras aconteçam sem mais imprevistos. Vamos em frente.

Planejar bem para evitar compras emergenciais

Faltou cimento, faltou areia, faltaram tijolos, faltaram vergalhões, faltaram aberturas, encanamentos, fiação. Você já deve ter presenciado estas e muitas outras situações parecidas. 

compras emergenciais: imagem mostra uma pessoa utilizando um tablet com a direita e, com a mão esquerda, segurando um cartão bancário
 Imagem: Pexels

Poucas coisas são tão irritantes numa construção como a falta de materiais básicos, sem contar os mais específicos, que provocam paradas desnecessárias nos trabalhos. 

Às vezes, paradas que vão muito além do razoável, quando aparecem dificuldades com fornecedores sem o material procurado ou com preços bem acima do normal.

Sendo que esse é um dos fatores mais indesejáveis nas compras emergenciais, ou seja, a perda do poder de barganha do gestor quando tem muita urgência por um insumo.

Acaba tendo, outras vezes, que aceitar um produto substituto não tão bom e um preço exorbitante.

Por isso, todos os contratempos possíveis e imagináveis precisam estar previstos e suas soluções em termos de compras também.

Isto requer planejamento, com projetos muito bem elaborados, assim como cronogramas realistas, que apresentem à área de compras o quadro completo das obras na linha do tempo.

Profissionalização das compras

Além disso, é imprescindível um setor de compras profissional, seja qual for o porte da empresa, porque não pode haver amadorismo nessa área ou haverá prejuízos, na certa. 

Como recomendam os grandes especialistas em gestão, mesmo as organizações menores precisam ter pessoas responsáveis pelas compras e estoques.

Porém, nós sabemos como isso funciona muitas vezes, com uma mesma pessoa desempenhando várias funções ao mesmo tempo, não é mesmo?

Dessa maneira, sem tempo para o gestor planejar e prospectar mercado, fica prejudicada a busca por melhores preços, condições e o socorro que os clientes preferenciais têm nas emergências.

Objetivos do setor de compras

Isto significa que a profissionalização das compras deve ser uma meta urgente de cada construtora, tendo muito claras suas atribuições e os seus objetivos. 

E quais são eles?

Conforme o Guia Completo do Setor de Compras publicado pelo Sienge, seus objetivos devem ser os seguintes:

  • Obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender ao cronograma físico de cada obra.
  • Coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de investimento que afete a operacionalidade da obra.
  • Comprar materiais e insumos aos menores preços, obedecendo as quantidades e os padrões de qualidade especificados.
  • Procurar sempre, dentro de uma negociação justa e honesta, as melhores condições para a construtora, principalmente no que se refere às formas de pagamento.

compras emergenciais: ilustração mostra a miniatura do Guia completo do processo de compras elaborado pelo Sienge
Imagem: Sienge

Agora, avalie periodicamente se suas compras estão alinhadas com essas metas, para saber o que precisa melhorar na sua organização.

Quanto ao fluxo contínuo e ininterrupto de materiais, você vai consegui-lo casando as compras com o cronograma das etapas das suas obras. 

Tendo a duração de cada uma delas bem definida, a empresa consegue planejar suas compras nas quantidades e nos tempos corretos. E, ainda, fazendo negociações vantajosas com os fornecedores. 

Fornecedores comprometidos com a empresa

Com relação aos fornecedores, há recomendações bastante úteis que precisam ser lembradas, já que eles são peças fundamentais para o bom andamento das obras. 

Uma das mais importantes é ter muito cuidado com quem aparece oferecendo preços muito abaixo do mercado. Desconfie sempre, pois “o barato sai caro”, como diz o ditado popular. 

Veja algumas regras bem práticas neste quesito:

  • Centralizar o cadastro de fornecedores e torná-lo acessível aos demais departamentos
  • Criar uma classificação de materiais e insumos, por ordem de importância econômica e/ou frequência de uso
  • Criar um processo de cotação e compras e torná-lo acessível a todos os departamentos
  • Homologar novos fornecedores
  • Negociar contratos de compras para itens de consumo elevado
  • Fazer a negociação de valores, prazo de entrega e prazo de pagamento visando o bom andamento das obras e a saúde do fluxo de caixa da empresa
  • Centralizar a compra de materiais que são necessários em mais de uma obra simultaneamente, e executar a compra desses insumos de uma só vez, conseguindo assim barganhar melhores condições financeiras com os fornecedores
  • Desenvolver e manter o bom relacionamento com os fornecedores

Agora, peço sua atenção para mais este conselho simples, mas muito eficaz:

O melhor é ter parcerias de longo prazo com fornecedores confiáveis quanto à qualidade dos materiais, preços razoáveis e pontualidade absoluta nas entregas.

Já pensou, você estar numa fase crucial da sua obra, com os prazos vencendo, e sem mais nem menos a entrega do material necessário para a sua conclusão não acontece? 

Evite passar por tamanho estresse e só negocie com fornecedores da sua confiança total, comprometidos com a sua empresa, numa relação que seja vantajosa para todos.

Mas tem mais um aspecto sobre compras que merece muito cuidado, que é o controle de estoques. Vamos falar um pouco sobre isso. 

Evitar falta e excesso de materiais

Um bom controle de estoque é importante para evitar a falta ou excesso de materiais, bem como os  desperdícios e as compras emergenciais. 

Produto em excesso, parado, significa capital imobilizado, enquanto a falta de materiais pode até mesmo interromper uma obra. 

compras emergenciais: ilustração mostra diversas caixas de encomendas empilhadas sendo processadas no estoque
Imagem: Sebrae

Por esse motivo o material estocado precisa estar dimensionado conforme o fluxo de consumo da empresa e achar o ponto de equilíbrio é o grande desafio da estocagem.

Sobre isso, o Sebrae orienta o controle do estoque por tipo de mercadorias/produtos existentes na empresa, da seguinte forma:

  1.   Registrar no Controle de Estoque a quantidade, o custo unitário e o custo total das mercadorias/produtos vendidos.
  2.   Periodicamente, confirmar se o saldo apurado no Controle de Estoque “bate” com o estoque físico existente na empresa.
  3.   Calcular no Controle de Estoque o saldo em quantidade, custo unitário e custo total das mercadorias/produtos que ficaram em estoque. Neste caso, o custo unitário é calculado pelo custo médio ponderado dividindo-se o custo total pela quantidade. 

É recomendado também o seguinte:

  • O correto controle das entradas e saídas de materiais deve se constituir em uma obrigatoriedade a ser cobrada rigidamente.
  • Todas as entradas e saídas devem ser anotadas em fichas ou em um sistema informatizado.
  • Qualquer saída de estoque (produção, transferência, troca etc.) deve ser acompanhada de requisição de saída.
  • Não permitir que sejam retiradas mercadorias ou materiais sem a devida requisição e com a identificação de quem retirou.
  • Implantar o “Inventário Rotativo”. Nesse sistema, diariamente são escolhidos alguns itens para serem contados. As diferenças encontradas deverão ser comunicadas e sua causa, investigada.
  • Todo processo de movimentação de estoque deve ser estabelecido por meio das Normas de Entrada e Saída de Estoque. 
  • Com informações estatísticas sobre o que está saindo, o gestor pode calcular o giro das mercadorias/materiais, auxiliando na compra para melhor  aproveitamento do capital de giro da empresa. Além disso, tem segurança de que estas mercadorias/materiais são utilizadas na empresa, e não desviadas.

Por fim, para uma gestão mais produtiva das compras recomenda-se o investimento em tecnologia, pois nesta como em outras áreas ela faz toda a diferença quando é bem escolhida.

Um ótima sugestão para você avaliar é o Sienge Go!, um software de gestão desenvolvido especialmente para as construtoras de menor porte. 

Quer saber como ele funciona?

Veja, então, mais detalhes deste sistema que tem características únicas no mercado brasileiro da construção civil. 

A avançada tecnologia com o Sienge Go! 

O Sienge Go! é um sistema integrado de gestão empresarial ou ERPEnterprise Resource Planning – que centraliza e automatiza as informações das empresas. 

compras emergenciais: ilustração mostra o Sienge Go! no centro e outros ícones menores para demonstrar as integrações que o sistema faz.

Imagem: Sienge

Com este sistema de alta tecnologia, as construtoras trabalham com dados seguros, sem redundâncias ou desencontro de informação, do planejamento ao canteiro de obras. 

Ele vem estruturado sobre três módulos: Financeiro, Compras e Engenharia, totalmente integrados. 

Suas tarefas são realizadas em uma única tela, agilizando a gestão e garantindo mais eficiência em todas as etapas das construções. 

Mas seu elemento de maior destaque é o Funcionário Digital, uma inteligência artificial (IA) desenvolvida em parceria com a IBM e seu famoso Watson.

Para você entender melhor, uma solução de inteligência artificial deve apresentar as seguintes características:

  • Capacidade de raciocínio: saber aplicar regras que sejam lógicas a um conjunto de dados disponíveis para chegar a uma conclusão.
  • Capacidade de aprendizagem: aprender com os erros e acertos de forma que nas próximas tarefas agirá de maneira mais eficiente.
  • Capacidade de reconhecer padrões: tanto padrões visuais e sensoriais, como também padrões de comportamento. 
  • Capacidade de inferência ou dedução: conseguir aplicar o raciocínio nas situações do nosso cotidiano.

Foi com essa avançadíssima tecnologia que se desenvolveu o Funcionário Digital do Sienge Go!. 

Além disso, foram ouvidos representantes de mais de cem construtoras de pequeno porte para o levantamento de suas principais necessidades de gestão.

Uma delas, muito referida nas entrevista, é a qualificação da administração das compras, de maneira a ganhar agilidade e reduzir custos. 

Sistema de compras

Para isso, o Sienge Go! traz, entre suas ferramentas, um sistema de compras muito prático. Por exemplo, ele analisa os seus pedidos e logo avisa se você está comprando um insumo por um preço mais alto do que já pagou antes. 

Já os orçamentos são extremamente fáceis de fazer, pois o software traz mais de 600 insumos cadastrados. Com apenas três cliques, ele aponta se o orçado condiz com o que foi realizado. 

Quando se cadastra uma medição de obra, indicando o andamento de uma etapa, o sistema avisa se o trabalho está adiantado ou atrasado e em quantos dias.

Agora, vamos ver alguns exemplos das proatividades do Funcionário Digital, ou seja, quando ele chama a atenção do gestor para determinados indicadores ou faz sugestões.

Veja como isso funciona:

Na imagem abaixo, temos a simulação de um orçamento que foi feito prevendo o cimento a R$ 0,50 centavos o kg, porém, no pedido foi registrado o preço a R$ 0,80. 

O sistema indicou, na hora, que isto significa um custo de 60% acima do valor deste item. 

Olhe a economia que essa informação representa: 

Se o previsto era R$ 1.000,00 em gasto com cimento, estaria pagando R$ 1.600,00. Isto é, R$ 600,00 acima do orçado, que iriam sair do lucro previsto. 

Outra proatividade do Funcionário Digital está na hora de alterar alguma composição unitária do orçamento. Ele faz uma análise e avisa a última vez que aquele insumo foi comprado, com qual preço, quantidade e fornecedor. 

Isso auxilia o orçamentista a estabelecer um valor muito mais real do insumo, tendo como base seu histórico de compras. 

Panorama de Compras

Já quando se acessa o Panorama de Compras, ele fornece uma análise completa sobre as compras realizadas. E indica quanto já foi economizado ou o prejuízo acumulado. 

Aponta ainda qual percentual de compras foi entregue no prazo e com qual fornecedor foi comprado mais. 

Abaixo você vê um bom exemplo dessa análise que o sistema faz.

Isso é extremamente valioso para o gestor orientar suas compras e negociar de forma mais vantajosa com os maiores fornecedores, ampliando sua margem de lucro.

Portanto, você tem aí o que há de mais avançado em tecnologia, com facilidades para a área de compras, num software configurado especialmente para pequenas empresas. 

Não sofra mais com compras emergenciais

Você encontrou neste artigo um alerta para que as compras emergenciais não sejam mais consideradas normais ou inevitáveis nas construtoras. 

Elas representam, na verdade, um obstáculo para o sucesso dos negócios e devem ser evitadas.

Revisando as recomendações, o fim deste desperdício de recursos passa por planejamento, profissionalização do setor de compras, controle dos estoques e tecnologia.

Neste último quesito, é importante destacar que o Sebrae aconselha as pequenas empresas a também investirem fortemente em inovação para progredir. 

Mesmo numa época de Covid-19, a construção civil não para e é considerada prioridade para a retomada das atividades econômicas. 

Por isso, é preciso continuar buscando novas escalas de eficiência e produtividade, pois os negócios nessa área devem se aquecer rapidamente, tão logo passe a pandemia.

Uma alternativa que você tem, neste sentido, é o Sienge Go!, que além de ser muito avançado é também bastante acessível às pequenas construtoras.

Espero que você tenha apreciado o conteúdo desse artigo. Mas, se precisar de algum esclarecimento ou mesmo uma demonstração do Sienge Go!, faça contato conosco, teremos satisfação em ajudá-lo.

Agora, gostaríamos de saber sua opinião sobre esse tema, deixe seu comentário e compartilhe com seus colegas e amigos, pode ser útil para eles também.

Obrigado pela leitura e até o próximo artigo.