Formas de automatizar consulta e download de NFS-e de entrada

Felipe Furtado Hemkemaier

Felipe Furtado Hemkemaier

Key Account de Documentos Fiscais Eletrônicos na NDD, trazendo o desenvolvimento para automatizar processos, aumentar a produtividade e reduzir custos através de soluções inteligentes.

28 de maio 2021

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Se você chegou até aqui, com certeza já conhece as vantagens da NFS-e de entrada automatizada. 

Mas caso tenha pulado alguns passos e continue com dúvidas sobre o assunto, acompanhe nosso conteúdo anterior NFS-e de entrada: Entenda como funciona e depois, retorne aqui.

Neste artigo, vamos falar mais afundo sobre as formas de automatizar consulta e download da Nota Fiscal de Serviço de Entrada. Afinal, automatizar este processo é importante para a dinâmica de qualquer empresa, por inúmeras questões. Não seria incrível consultar e baixar suas NFS-e tomadas, independente do município, de forma automática e padronizada?

Neste caso, a solução de entrada de NFS-e da NDD recepciona todos os documentos emitidos contra sua empresa através de diversos módulos, transformando-os em arquivos eletrônicos, o que permite que o ERP possa dar entrada no documento por um único formato de arquivo, alterando apenas as informações de conteúdo. 

Como funciona na prática?

Tudo o que for emitido contra o seu CNPJ, independente do formato, será extraído, validado e por fim, entregue a sua empresa em um documento no formato eletrônico de padrão único. 

O sistema foi desenhado para atender a demanda de centralização e integração de todas as NFS-es de Entrada. 

Módulos 

Um dos maiores desafios, quando falamos em Notas Fiscais de Serviço, é o fato de cada prefeitura exigir o documento da sua forma, com layout próprio. 

a solução de entrada de NFS-e da NDD recepciona todos os documentos emitidos contra sua empresa através de diversos módulos

Para acabar com esta dor de cabeça, a NDD desenvolveu em seu software três módulos, que você confere a seguir: 

1. Entrada via Webservice

Entrada automática para os municípios que possuem a disponibilidade de download via Webservice.

A consulta é feita diretamente no site da prefeitura, e tem como requisito básico o certificado digital. 

2. Captura Automática

Neste processo via RPA, é realizado pelo usuário manualmente, uma solicitação das NFS-es, através da solução NDD. A partir de então, o robô da NDD acessa o portal da prefeitura com as credenciais da filial. Quando identificado um documento emitido contra do CNPJ do tomador consultado, o sistema realiza o download, integra e o armazena automaticamente.

Independentemente do modo de recepção, o sistema entrega os documentos em um único layout, para ser importado pelo seu ERP.

3. Entrada em Papel

A solução realiza o monitoramento de documentos disponibilizados via e-mail ou diretório, onde posteriormente são decodificados e transformados no formato eletrônico para integração e armazenamento.

Os três módulos estão inclusos na contratação do serviço 

SLA de retorno

É importante alertar sobre o SLA de retorno de cada módulo, afinal, um dos grandes problemas encontrados pelas empresas é o fato de não conseguir digitalizar todas as NFS-es e perderem o recolhimento de impostos, resultando em um grande impacto financeiro. 

Com a solução da NDD, no caso do webservice e entrada manual, é possível configurar, por exemplo, a cada 1 hora. 

Já no caso da entrada em papel, o SLA é de 8h para PDFs originais, URLs que vêm no e-mail ou o XML da Prefeitura. 

Já no caso de documentos digitais, que são cópias dos originais, o processamento vai demorar de acordo com cada modelo, uma média de 24h a 72h. 

Integração

Por padrão, os documentos são integrados no modelo Padrão de XML do Layout único NDD de Entrada, mas podem ser processados e decodificados no formato já utilizado pelo ERP, em arquivos XML ou TXT conforme levantamento técnico do cenário.

Tempo de guarda

Como falamos no artigo anterior, tanto contribuinte, emitente ou destinatário têm a obrigatoriedade de fazer a guarda eletrônica das notas fiscais de serviço.

Contribuinte, emitente ou destinatário têm a obrigatoriedade de fazer a guarda eletrônica das notas fiscais de serviço

Por isso, todos os documentos ficam guardados, e posteriormente, disponíveis para visualização e também para busca, download e pesquisa via Portal e-Cold ou Webservice próprio. 

Benefícios da NFS-e automatizada da NDD

Entre os benefícios da solução, destacam-se o layout único e simplificado, o fato de ela estar pronta para rodar em nuvem, possuir uma configuração rápida e um portal centralizado para monitoramento – além, é claro, da guarda fiscal digital destes documentos.

Atualmente, são mais de 3 mil municípios mapeados e 1500 homologados. 

Diminua o tempo de entrada de documentos, reduza o número de pessoas envolvidas no processo, tenha uma guarda segura, atenda as obrigações fiscais e agilize o seu fechamento do SPED. 

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