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Administradora de condomínios: como ela pode facilitar a gestão predial?

21 de novembro de 2017

Você conhece as atribuições de uma administradora de condomínios?

Gerenciar um condomínio é tarefa delicada, sobretudo se você reside no mesmo local. Exige altas doses de dedicação, organização e diplomacia.

Não é qualquer um que está disposto a assumir essa responsabilidade 24 horas por dia, 7 dias por semana, por uma remuneração baixa. Essa atividade envolve lidar com o dinheiro dos condôminos, conciliar opiniões diferentes e abdicar de momentos de descanso para resolver questões coletivas.

Por isso, síndicos e condôminos têm  optado, cada vez mais, por recorrer aos serviços de uma administradora de condomínios. Essas empresas são constituídas para assumir a gestão administrativa, financeira, jurídica e de recursos humanos do condomínio, além da mediação entre vizinhos.

A seguir, conheceremos algumas características de uma administradora de condomínios.

administradora de condomínios

Escolha da administradora de condomínios

A administradora de condomínios deve ser escolhida pelo síndico. De acordo com o Código Civil, artigo 1.348, é ele quem decide transferir, total ou parcialmente, suas funções administrativas, mediante aprovação da assembleia.

Votação

A aprovação da administradora de condomínios deverá ocorrer, no caso de primeira convocação, por maioria dos votos dos condôminos  que representem pelo menos metade das frações ideais*.

Em segunda convocação, a assembleia poderá deliberar por maioria dos votos dos presentes. Essa determinação está prevista nos artigos 1.352 e 1.353 do Código Civil.

*Fração ideal – O Código Civil conceitua o termo da seguinte forma:

Art. 1.331. Pode haver, em edificações, partes que são propriedade exclusiva, e partes que são propriedade comum dos condôminos.
§ 3o A cada unidade imobiliária caberá, como parte inseparável, uma fração ideal no solo e nas outras partes comuns, que será identificada em forma decimal ou ordinária no instrumento de instituição do condomínio. (Redação dada pela Lei nº 10.931, de 2004)

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Cuidados na hora da contratação

Seja prudente antes de contratar uma administradora de condomínio.

Peça referências e, de preferência, converse com síndicos de outros condomínios gerenciados pela empresa.

Lembre-se: a responsabilidade por acompanhar o trabalho da administradora e garantir sua idoneidade é do síndico.

Pré-requisitos

As pessoas físicas ou jurídicas que exercem a atividade de administradoras de condomínios devem estar registradas no Conselho Regional de Corretores de Imóveis (CRECI) de sua região.

Também é indicado que as empresas tenham registro junto ao Conselhos Regionais de Administração (CRAs). Alguns juristas não consideram esse requisito obrigatório, pois foi estabelecido por uma portaria de 2011, e não por uma lei. Entretanto, trata-se de uma garantia importante.

Para saber quais são as prestadoras de serviços registradas, consulte o CRA de seu estado.

Além disso, é aconselhável que sejam membras da Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios (AABIC).

Se possível, solicite à empresa que você está cogitando contratar a certidão de Distribuição Criminal, que identificará se ela possui registros criminais, e também a certidão de Distribuição Civil, para averiguar se constam ações cíveis contra ela.

ATENÇÃO APÓS A CONTRATAÇÃO

Um síndico precavido deve consultar, no site do Ministério da Previdência Social, a Certidão Negativa de Débito do condomínio. É uma forma de garantir que os encargos estão sendo devidamente pagos pela administradora de condomínios. Outra opção é pedir e arquivar os recibos de pagamento.

Honorários

Algumas administradoras de condomínios utilizam a tabela de honorários da AABIC para estabelecer valores. Mas ela serve apenas como referência, pois não há um valor tabelado.

Geralmente, o valor é fixo, com reajuste anual, ou uma porcentagem sobre o rateio da verba ordinária. Essa taxa varia de 5% a 10% para condomínios residenciais, e costuma ser o dobro para prédios comerciais.

13º salário

Apesar de ser cada vez menos usual, algumas administradoras do condomínios cobram uma 13ª taxa no fim do ano. Contudo, essa prática só pode ocorrer se estiver estabelecida em contrato

Portanto, se o síndico e os condôminos não concordam com o procedimento, certifiquem-se de que a empresa não inclua esse tipo de cláusula contratual.

administradora de condomínios

 

 

 

 

Responsabilidade da administradora de condomínios

Todas as atribuições da administradora devem estar registradas no contrato firmado com o condomínio.

Confira alguns dos serviços comumente prestados:

Suporte administrativo

  • Participação e planejamento das assembleias;
  • Gestão dos contratos de conservação e de manutenção da infraestrutura do condomínio;
  • Gestão de contratos com empresas terceirizadas para serviços de portaria, limpeza, jardinagem, etc;
  • Contratação e renovação de seguros;
  • Controle dos mandatos do Síndico e do Conselho Consultivo;
  • Serviço de malote para correspondências do condomínio;
  • Assessoria às reuniões do Corpo Diretivo, com transcrição das atas e registro no Cartório de Títulos e Documentos;
  • Emissão e distribuição de cartas, circulares, editais de convocação e atas das assembleias;
  • Consultorias jurídicas.

Suporte financeiro

  • Pagamento pontual de todas as despesas, impostos e taxas do condomínio. Em caso de atraso por culpa da administradora, ela deverá arcar com eventuais multas e juros.
  • Prestação de contas mensal;
  • Elaboração de previsões orçamentárias;
  • Disponibilização da situação financeira do condomínio na internet;
  • Elaboração do quadro de rateio das despesas;
  • Elaboração de balancetes anuais;
  • Emissão de recibos e boletos bancários;
  • Controle dos pagamentos das cotas condominiais;
  • Acompanhamento financeiro de obras e serviços;
  • Elaboração de orçamentos;
  • Cobranças administrativas;
  • Gestão da conta corrente bancária do Condomínio.

Suporte pessoal

  • Seleção e recrutamento de pessoal;
  • Registro do vínculo empregatício e devolução da Carteira de Trabalho em no máximo 48 horas após a contratação; 
  • Pagamento do salário;
  • Pagamento das alíquotas do FGTS e do INSS;
  • Elaboração da folha de pagamento, FGTS, PIS;
  • Cumprimento da Legislação Trabalhista;
  • Homologação do desligamento de funcionários junto à Delegacia Regional do Trabalho.

Tempo de guarda de documentos

Com a Lei 10.833/2003, o tempo de guarda mínimo dos documentos relativos à administração dos condomínios aumentou. Por segurança, é aconselhável que eles sejam digitalizados.

Esses documentos são importantes tanto para o histórico e controle do condomínio quanto para defesa em ações trabalhistas, auditorias e fiscalizações. Eles devem estar disponíveis para consulta de todos os condôminos.

Os documentos trabalhistas devem ficar na administradora de condomínios enquanto durar o contrato. Os demais podem ficar tanto na empresa, se ela oferecer esse serviço, ou de posse do síndico.

Em todos os casos, é importante manter a documentação organizada e em um local de acesso restrito, limpo e longe da umidade.

Veja o prazo de guarda dos principais documentos de um condomínio:

DOCUMENTOS PRAZO DE GUARDA

Apólice de seguro de vida

05 anos

DARF retenções (PIS/COFINS/IRF/CSLL)

05 anos

DARF PIS/Folha

10 anos

DIRF

05 anos

Exames médicos (admissão, demissão e periódico)

20 anos

 GFIP (FGTS-RE / GR)

35 anos

Folha de pagamento

35 anos

Folha de ponto

05 anos

Formulário CAGED

10 anos

GR contribuição sindical/assistencial

05 anos

GPS

05 anos

Holerites/Recibos de pagamentos

05 anos

Laudo PPRA

20 anos

Livro de Inspeção do Trabalho

Permanente

Processos trabalhistas

Permanente

Prontuários de funcionários

Permanente

RAIS

Indeterminado

Recibo de vale-refeição

06 anos

Recibo de vale-transporte

06 anos

Dossiê (Convenção/Especificação)

Permanente

Extratos bancários

06 anos

Livros de Atas de Assembleia

Permanente

Orçamentos/Contratos de obras

Até o fim da garantia

Pastas de prestação de contas

10 anos

Plantas do condomínio

Permanente

Conclusão

Neste post, vimos as principais atribuições de uma administradora de condomínios. Esperamos que essas informações possam ajudá-lo a avaliar se o mais indicado para seu caso é contratar esse tipo de prestadora de serviços ou manter a gestão do condomínio sob responsabilidade do síndico.

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Tomás Lima

  • Gestor de Conteúdo
  • Graduado em Administração pela UFMG
  • Apaixonado por Construção Civil
 

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