Montar um modelo de ordem de serviço (OS) impecável é a forma mais eficaz de padronizar o processo de emissão desse documento. A falta de padronização dificulta o gerenciamento da OS, tornando-o lento e impreciso, o que pode causar retrabalho e atrasar prazos da sua obra.
A criação de um modelo padrão agiliza o processo de conclusão das ordens de serviço, pois muitas vezes são feitas no papel. Além disso, é uma forma de minimizar a incidência de erros de preenchimento e prevenir a não conformidade. No entanto, para isso, as informações corretas precisam ser seguidas.
Para te ajudar com essa importante tarefa, criamos este conteúdo com dicas sobre como criar um modelo de ordem de serviço eficaz e abordar os principais pontos sobre o assunto. Vem conosco!
O que é uma ordem de serviço?
A ordem de serviço é uma ferramenta que faz parte do trabalho diário de empresas de diversos ramos, inclusive da construção civil, sendo normalmente implementada fisicamente. Mesmo assim, ainda existem pessoas que não sabem exatamente o que é o documento e para que ele serve.
Trata-se de um documento detalhando um serviço a ser executado para um cliente. Também pode ser utilizado internamente, por exemplo, quando o gerente de um canteiro de obras solicita ao departamento de TI a manutenção de computadores utilizados para acompanhar a obra.
A OS é uma forma de registrar e formalizar a execução dos serviços. Sendo assim, é um documento importante tanto para as empresas quanto para os contratantes.
Confira a seguir alguns exemplos de ordem de serviço:
- Instalação de um equipamento de rede;
- Inspeção de obra para avaliação do andamento da construção;
- Checagem do cumprimento das regras de segurança do trabalho;
- Manutenção de um equipamento danificado;
- Inspeção da planta de um imóvel;
- Instalação de aparelho de ar-condicionado;
- Solicitação de recolhimento de entulhos em canteiros de obras;
- Limpeza da obra.
O que é um modelo de ordem de serviço?
Como você pode ver, a OS é essencial para centralizar e organizar as informações de serviço e faz parte de uma abordagem de gerenciamento eficiente.
Porém, para fazer isso de forma eficaz, um modelo prático de OS precisa ser criado para padronizar a emissão desse documento. Ter um modelo padrão é também uma estratégia que pode melhorar a produtividade de sua equipe.
Um modelo de ordem de serviço é um documento que contém um conjunto de informações que devem ser preenchidas para garantir a padronização de sua emissão. Por exemplo, nome completo do funcionário responsável pela execução da operação, descrição do serviço a ser executado e afins.
Principais tipos de ordem de serviço
É importante esclarecer que existe mais de um tipo de ordem de serviço. Cada um possui informações específicas para atender às demandas de empresas de diversos setores do mercado. Confira:
Ordem de Serviço de Manutenção
Esse tipo de OS é indicado para situações em que é necessário realizar manutenção em máquinas e equipamentos. Inspeções de rotina e manutenção de emergência também se enquadram.
Imagine que o serviço de internet de uma empresa de engenharia civil para de funcionar. Neste caso, é preciso chamar um técnico no local para resolver o problema. Para isso, emite-se uma ordem de serviço de manutenção.
Ordem de Instalação
A emissão de OS de instalação é muito comum em empresas que negociam produtos e serviços que exigem a montagem de uma estrutura física em residência ou organizações.
Provedores de internet, empreendimento de energia solar e instalação elétrica e montagem de andaime são alguns exemplos de negócios que trabalham cotidianamente com esse tipo de documento.
Ordem de Inspeção de Segurança
A emissão de ordem de inspeção de segurança é comum em organizações que necessitam monitorar os equipamentos que oferecem algum grau de risco ao usuário. Por exemplo, betoneira, escavadeira, motoniveladora etc.
Este tipo de inspeção é projetado para assegurar o cumprimento dos padrões de segurança prescritos. É também seu objetivo garantir a segurança do trabalhador.
Ordem de Serviço Preventiva
Enquanto a ordem de serviço de manutenção visa corrigir falhas que estão acontecendo no momento, a ordem de serviço preventiva tem como propósito prever e evitar que elas ocorram.
Seu principal objetivo é garantir a checagem regular do funcionamento de máquinas e equipamentos diversos, visando maximizar sua vida útil e minimizar riscos que possam resultar em prejuízo financeiro.
Por exemplo, uma ferramenta deixa de funcionar de forma não planejada, o que pode prejudicar a prestação de um serviço. Imagine uma obra parar porque seus equipamentos apresentaram defeitos? Esse problema não só gera prejuízos financeiros, como também afeta a imagem da construtora no mercado.
Ordem de Inspeção de Propriedade
Trata-se de uma OS utilizada para averiguar as condições de uma planta de imóvel. Isso para identificar possíveis problemas (reparos elétricos e hidráulicos, ajuste no telhado etc.) e encontrar as soluções adequadas para resolvê-los. É normalmente emitida por empresas de arquitetura e engenharia civil.
Pedido de Serviço
Um pedido de serviço é necessário quando uma empresa solicita a criação de um produto com características específicas. Nesse caso, o documento funciona como uma bússola, detalhando os serviços pedidos e as regras que precisam ser seguidas.
Por exemplo, quando uma construtora civil precisa de um novo software para emitir de forma eficiente e econômica suas ordens de serviço.
5 vantagens de utilizar um modelo de ordem de serviço
A utilização de um modelo de OS pode oferecer diversas vantagens para uma empresa. A seguir, confira as principais:
1. Registro e controle dos serviços
Usar um modelo de ordem de serviço garante que todas as informações solicitadas sejam preenchidas pelo colaborador responsável pela sua execução.
Isso, por sua vez, garante o controle sobre os serviços em execução e possibilita criar um banco de dados que pode ser consultado sempre que houver necessidade.
Por exemplo, para mensurar a produtividade dos funcionários de sua empresa ou a quantidade de serviços que foram solicitados durante um determinado período.
2. Gestão eficiente
Informações claras ajudam os gerentes a estabelecer uma gestão eficiente. Nesse sentido, usar um modelo de ordem de serviço contribui para atingir esse objetivo.
Como? Por se tratar de um documento padronizado, os gestores podem controlar melhor as operações de serviços e garantir uma gestão eficaz com base nos dados constantes na OS.
3. Otimização do tempo e aumento de produtividade
Ordens de serviço sem erros ou falta de informações evitam o retrabalho da equipe e garantem a satisfação do cliente.
Além disso, ao usar um modelo, os dados são preenchidos rapidamente, permitindo que mais trabalho seja feito em menos tempo, mas sem comprometer a qualidade do serviço.
Nesse sentido, a otimização do tempo permite que uma quantidade maior de obras e projetos seja atendida em um intervalo de tempo mais curto.
4. Minimização de erros
Erros podem afetar a produtividade de uma empresa. Como dissemos, preencher a OS sem seguir um padrão corre-se o risco de faltar informações essenciais para uma gestão eficaz desse processo.
Com a utilização de um modelo, reduzem-se os erros porque as informações a preencher já estão no documento.
Sem contar que, com o tempo, o processo de preenchimento da OS torna-se habitual, o que não é possível se os funcionários não contarem com um modelo. Principalmente nas OS de serviços rotineiros, como a inspeção de obras.
5. Padronização do processo de preenchimento da OS
Ao criar ou usar um modelo de ordem de serviço, você pode padronizar o processo de preenchimento das informações deste documento.
Isso não apenas evita a divergência de informações, mas também garante o preenchimento dos dados necessários, o que pode melhorar a prestação de serviços, como o orçamento de obras, e o controle dos atendimentos.
Quem pode emitir uma ordem de serviço?
As ordens de serviço são feitas principalmente por prestadores de serviços. Nessas instituições, o papel do emissor de OS costuma ser atribuído às áreas financeira, comercial e até mesmo de segurança do trabalho. Em empresas do ramo da construção civil, essa tarefa pode ser do engenheiro responsável, por exemplo.
Porém, é importante que ele entenda o procedimento, preenchendo as informações obrigatórias e enviando o documento ao setor/empresa competente para dar início à execução do pedido.
Aprenda a criar um modelo de ordem de serviço com 8 dicas
É importante criar um modelo de OS bem estruturado, que contenha os dados necessários para garantir seu controle e análise. As informações básicas que devem constar nesse documento são:
- Dados do cliente;
- Tipo de serviço;
- Descrição dos serviços realizados;
- Local do serviço;
- Horas trabalhadas;
- Data da prestação de serviço;
- Forma de pagamento;
- Assinatura do cliente.
A seguir, aprenda como desenvolver um modelo de ordem de serviço:
1. Preencha o cabeçalho
Primeiro, defina o cabeçalho do modelo da ordem de serviço. Certifique-se de trazer o nome da sua empresa, CNPJ, endereço, dados para contato e outras informações que julgar importantes.
2. Insira os dados do cliente
Em seguida, disponibilize um campo para preenchimento dos dados do cliente. Por exemplo, nome da empresa, CNPJ, telefone, e-mail, endereço e outras informações importantes.
3. Inclua informação do equipamento ou serviço
Neste campo, solicite informações sobre os equipamentos que passarão por manutenção ou serviços a realizar. Marca, modelo, cor e condição são informações obrigatórias em relação ao primeiro caso.
4. Motivo da visita técnica
Esse espaço destina-se ao diagnóstico do problema, ou seja, serve para colocar o motivo da visita técnica. Por exemplo: manutenção de equipamento, limpeza, inspeção.
5. Solução ou resolução
Este é o local que o técnico deve utilizar para registrar a solução encontrada para o problema relatado. É aqui que são inseridas as informações, como serviços executados, peças substituídas etc.
6. Observações
Insira um campo em branco em seu modelo de ordem de serviço para que os técnicos possam usá-lo para fazer quaisquer observações que considerem importantes.
7. Informações sobre pagamento
É importante que o orçamento e formas de pagamento constem na ordem de serviço. Portanto, destine um lugar para esta informação.
8. Assinaturas
Ao final do documento, reserve dois campos de assinatura, um para o cliente e outro para o técnico responsável. As assinaturas formalizam a prestação do serviço.
Dica extra: use um software para fazer sua OS
Vimos que a ordem de serviço auxilia na organização de diferentes trabalhos, por exemplo, manutenção, instalação e inspeção. Assim, é importante entender que, devido a essas diferentes aplicações, seu modelo de ordem de serviço deve ser personalizável.
Nesse sentido, o uso de um software digital pode ser muito vantajoso. Ele não apenas permite que você faça rapidamente os ajustes necessários no documento, mas também ajuda a reduzir erros que são comuns quando o processo utiliza papel – por exemplo, erro de preenchimento.
Por que automatizar a gestão e a emissão de ordens de serviço?
Muitas empresas ainda utilizam um modelo de OS em papel. Porém, automatizar a gestão e emissão deste documento pode garantir diversas vantagens. Veja:
Agilidade no preenchimento das ordens
Com a automatização das ordens de serviço, o preenchimento dos dados se torna mais rápido e prático. Não é mais necessário que o profissional gaste tempo preenchendo documentos à mão. Desse modo, basta inserir as informações no sistema para emitir a ordem.
Minimização de erros e retrabalho
A automatização garante padronização ao processo, o que diminui as chances de erros de preenchimento. Com uma ordem de serviço completa, a chance de haver falhas durante a execução do serviço é mínima.
Controle sobre o processo de emissão de OS e gestão de serviços
O software de automatização permite que o gestor tenha mais controle sobre o processo de emissão de OS e gestão de serviços. Com isso, o monitoramento se torna mais simples e prático.
Armazenamento seguro das informações
As informações também ficam mais seguras em sistemas digitais. Isso porque os dados ficam arquivados na nuvem, reduzindo diversos riscos, como perda de documentos, danos físicos, extravio etc.
Redução do uso de papel
Com a automatização da OS, não há necessidade de uso de papel. Isso ajuda a reduzir o consumo dessa matéria-prima, torna a empresa sustentável e garante maior economia.
Conclusão
Viu como criar um modelo de ordem de serviço pode ser rápido, seguro e simples? Para ter certeza de que está fazendo tudo certo, não deixe de colocar nossas dicas em prática. Assim, você pode aproveitar os benefícios que essa ferramenta pode proporcionar.
O Checklist Fácil possui planos de ação personalizáveis preparados para atender as demandas específicas de cada empreendimento. Com isso, é possível criar formulários de ordem de serviço ou solicitação de orçamento, entre outros.
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