5 dicas para tornar as reuniões menos chatas

Você gosta de reunião? Eu não. Eu costumo dizer que o principal produto de toda reunião são desenhos. Já notou que todo mundo fica rabiscando e desenhando? Foi pensando nisso que elaborei 5 dicas para tornar as reuniões menos chatas. 

1 – Limite a quantidade de pessoas presentes às reuniões

Em um trabalho de consultoria recente, participei como expectador de uma reunião periódica de acompanhamento que tinha 38 pessoas e durou 3 horas. Você acha que foi eficiente? Antes de responder, faça as contas do número de homens-hora e o custo de reuniões desse tipo.
reuniões menos chatas Aldo Dórea Mattos Buildin 01
Um colega certa vez comentou que o máximo de pessoas em reuniões é 13: o líder e 12 pessoas. Trata-se de uma sabedoria bíblica: Jesus só teve doze apóstolos porque mais do que isso gera ineficiência. 

2 – Só aborde assuntos de interesse geral 

Numa grande obra em que trabalhei havia reuniões semanais de acompanhamento que eram comandadas pelo gerente do contrato. Ele abria um enorme caderno, virava-se para o responsável pelo setor de equipamentos e perguntava: “o que ocorreu durante a semana?”.
Não!!!! Tudo errado!!!!
Essa arguição tinha que ser feita antes e só entre eles dois. Para que o responsável pela topografia precisa saber disso? Por que o encarregado do laboratório precisa dessa informação?
Essas “micro-reuniões” só fazem atrapalhar o ritmo da sessão e derrubar a potência da equipe. O mais eficaz (a meu ver) seria debater algo como: “Fulano, quando chegam os dois novos tratores? Para que frente de serviço eles irão? Coordene isso com Beltrano”. E pronto! Depois, Fulano e Beltrano fazem reuniões menores envolvendo apenas os interessados.

3 – Distribua pauta 

Toda reunião deve ser precedida de uma pauta. Liste os assuntos a serem tratados e distribua alguns dias antes. Com a pauta na mão, cada participante saberá o que preparar para a reunião, como abordar, que desculpas alegar, que providências tomar. O resultado será um roteiro objetivo e claro para todos.
Eu recomendo que pauta seja distribuída dois dias antes da reunião. 
Eu até vejo pautas sendo enviadas antecipadamente, mas de nada adianta listar tópicos genéricos, repetidos toda semana. Isso não compra comprometimento. A pauta tem que ter sabor, despertar interesse e fazer a equipe se mexer.

4 – Faça ata com o trinômio providência-responsável-prazo 

Vejo atas lavradas com registros que não trazem nenhuma consequência prática para a obra. De nada adianta registrar “estaqueamento do Lote 1 continua atrasado”, se essa preocupação não se desdobrar em 

  • PROVIDÊNCIA  ação; 
  • RESPONSÁVEL – pessoa ou setor ou empresa subcontratada e; 
  • PRAZO – para quando se espera a providência. 

O mais eficaz seria escrever: “estaqueamento do Lote 1 continua atrasado – Fulano apresentará plano de recuperação até 20/11” ou “estaqueamento do Lote 1 continua atrasado – Empresa X mobilizará mais um bate-estacas até 30/11”. É tudo uma questão de atribuir responsabilidades. 
Como brinde, segue abaixo o modelo de ata que eu costumo usar. Tenho sempre à mão. Faço a ata à mão e todo mundo assina ao final da própria reunião. Deixar para depois não é a melhor prática.

5 – Estabeleça horário de fim e término 

Disciplina é tudo numa obra. Ninguém tem tempo de sobra (uns até têm…), às vezes há deslocamentos longos para comparecer à reunião etc. O horário deve ser respeitado a todo custo e os retardatários precisam sentir o desconforto geral. Estipule também o horário de término e seja chato com isso. Sugestão: não ultrapasse 45 minutos. 
Neste vídeo há um relato de quem otimizou a comunicação e conseguiu eliminar uma reunião semanal. Ufa!

Planilha de Ata de Reunião

Desenvolvida e utilizada pelo Aldo Dórea Mattos em suas reuniões

Clique aqui para baixar o arquivo

 

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