Acompanhar o andamento da obra e como as tarefas estão sendo realizadas é um processo contínuo: só acaba quando a obra chega ao fim. Então, embora seja um procedimento constante, esse não é o maior desafio para o gestor. O desafio está em suas minúcias. O gerenciamento de obra possui processos macro e micro.
Na prática, isso quer dizer que é preciso acompanhar o todo e também as particularidades de cada tarefa, pois perder uma informação é muito fácil. As etapas devem estar conectadas para garantir que não sairá do radar do gestor.
Portanto, meu objetivo com este conteúdo é ressaltar para você a importância e a complexidade de se gerenciar uma obra. Farei isso destacando alguns pontos importantes e frisando a relevância de se contar com um gestor equipado com boas ferramentas e uma equipe qualificada. Vamos lá?
Por que o gerenciamento de obras é importante?
O gerenciamento de obra é o procedimento que acompanha todas as etapas do projeto, a execução da obra e as entregas. O objetivo é garantir que tudo está caminhando conforme o planejado. E caso haja algum imprevisto, é preciso resolvê-lo sem prejudicar prazos e orçamento.
Um elemento que se destaca nesse olhar macro do gerenciamento de obra é a de se ter uma visão de antecipação de gargalos. Isso significa tomar as melhores decisões diante dos cenários apresentados e aproveitar as melhores oportunidades para estar alinhado com a estratégia geral da empresa.
Além disso, também faz parte do processo de planejamento e gerenciamento de obra assegurar a qualidade da construção, a segurança dos profissionais da obra, a redução de desperdícios etc.
Tudo isso é responsabilidade do gestor, que deve gerenciar o tempo, os recursos e a equipe da obra.
Algumas práticas são fundamentais para que o gestor consiga fazer bem o seu trabalho. A primeira delas é entender como o processo funciona e quais são as suas atividades.
Processos macro e micro do gerenciamento de obra
A gestão de obras é um processo extremamente complexo, que envolve uma série de etapas e profissionais. Em linhas gerais, para que você entenda de forma macro todos os possíveis campos a serem trabalhados, saiba que ela pode ser dividida em quatro grandes processos, considerados como macro.
São eles: gestão do projeto; gestão de custos; gestão de pessoas; e gestão de documentos.
Cada um deles é dividido em centenas de tarefas micro, que são acompanhadas de perto por diferentes equipes para garantir que nada saia do controle.
Na gestão de pessoas, por exemplo, é fundamental ter controle sobre a documentação dos profissionais que estão trabalhando na obra. A regulamentação é bastante rígida neste sentido, e uma falha causa multas e penalidades para a empresa.
Para você entender melhor, vou explicar a seguir o que é cada um desses processos macro e quais são algumas das micro atividades relacionadas a eles.
Gestão do projeto
Um projeto macro de construção reúne outros micro projetos que envolvem arquitetura, estrutura, elétrica etc. Em grandes empreendimentos, por exemplo, é bastante comum a contratação de diversos profissionais para atender a cada um desses pequenos projetos.
Então, o gestor deve acompanhar essa fase de definição para garantir que a contratação desses profissionais atenda aos requisitos e características da obra.
O gestor tem uma visão geral de todas as ações que serão realizadas e como elas se conectam. Assim, consegue orientar sobre as influências que uma etapa pode ter sobre outras e, principalmente, a dependência entre elas.
Mas, mesmo que seja de conhecimento dos profissionais que atuam no setor, não cabe a eles acompanharem se os processos do projeto estão seguindo uma ordem. Por isso, a atuação do gestor é fundamental desde o início.
Após a definição dessa fase tem início a execução da obra. Esse momento exige a total atenção do gestor no acompanhamento de diferentes tarefas. Por isso, listo abaixo exemplos de algumas mais críticas:
- atividades de almoxarifado, como entrada e saída de insumos;
- uso correto e devolução dos equipamentos e ferramentas no canteiro de obras;
- definição de profissionais para execução de tarefas e área da construção;
- desenvolvimento de relatórios de controle e acompanhamento;
- entre outras atividades relacionadas com o projeto.
O objetivo macro da gestão do projeto é garantir a entrega com qualidade, dentro dos prazos e do orçamento.
Gestão de custos
O custo da obra é uma questão crítica. Pois a construção civil é um dos setores que mais desperdiça matéria-prima. Além dos custos com insumos, esse setor está entre os que apresentam os piores índices de produtividade. Ou seja, perde-se material, tempo e dinheiro.
Então, a gestão de custos é um processo macro do gerenciamento de obra que visa reduzir esses impactos, tornando a obra produtiva e rentável. Como isso é feito? Tendo controle de todos os processos que vão gerar custos para a empresa.
O gestor deve ter controle sobre as compras de materiais, contratação de profissionais e locação de equipamentos para garantir que nada está fugindo do orçamento.
Um exemplo prático é a contratação de mão de obra ou locação de equipamentos para etapas que dependem de matéria-prima que ainda não está no local. O resultado disso será o custo da diária de um profissional e do aluguel de um equipamento que vão ficar parados.
Outro exemplo é o desperdício de material. Ao descarregar cimento ou areia, por exemplo, você precisa fazer o armazenamento em local adequado. Do contrário, a chuva ou o vento podem causar a perda do insumo.
Portanto, o gestor deve acompanhar e garantir que as despesas, o recebimento, armazenamento, o planejamento de compras e outros aspectos estão respeitando o orçamento planejado.
Gestão de pessoas
A gestão de pessoas é um ponto que requer bastante atenção, pois envolve diferentes aspectos. Além de gerenciar o trabalho dos profissionais em si, o gestor deve garantir que as contratações estão dentro da legalidade.
A contratação deve seguir a legislação. Para isso, a construtora solicita uma série de documentos aos profissionais. Caso um documento específico não seja entregue, o profissional não poderá trabalhar ou fará outra atividade.
O gestor deve ser rígido com a gestão de pessoas deste ponto de vista, pois deixar de cumprir com as exigências de órgãos regulamentadores pode causar danos para a empresa. Fora a questão legal, o gestor também deve se atentar para outros aspectos, como:
- capacitação e treinamentos das equipes;
- divisão de funções de acordo com as necessidades da obra;
- supervisão e avaliação das atividades realizadas por cada profissional;
- acompanhamento e análise da necessidade de novas contratações;
- garantir o uso dos equipamentos de segurança;
- impedir a execução de atividades extras ou que não estão relacionadas com o profissional.
Ter uma gestão próxima do colaborador, incentivando e motivando as equipes é fundamental para a produtividade e o sucesso na obra. A gestão deve se manter próxima de todos os envolvidos no projeto, isso pode ser um diferencial para colher bons resultados.
Gestão de documentos
Por fim, temos a gestão de documentos, considerada como uma das atividades mais burocráticas da obra. O gestor deve ter um vasto conhecimento sobre leis, normas, regulamentações e outros aspectos legais que exigem documentos específicos.
A obra deve estar sempre em dia com o cumprimento de suas obrigações fiscais, trabalhistas, tributárias e ambientais. E o gestor é responsável por garantir isso. Esse controle vai evitar multas, paralisações, embargos e outros tipos de penalidades.
A gestão de documentos caminha junto com os outros tipos de gestão que listei anteriormente. Na gestão de pessoas, por exemplo, é necessário garantir que os documentos dos profissionais atendam aos critérios necessários. Na gestão de custos, é preciso ter controle sobre as notas fiscais de compra dos insumos e contratação de equipamentos. E assim por diante.
O gerenciamento de obra é um processo extremamente complexo pela sua própria natureza e quantidade de elementos envolvidos. Por isso, o gestor precisa de boas pessoas para auxiliá-lo em cada processo, com alinhamento de propósitos, para conseguir fazer a gestão de todas as etapas e resultados.
Conclusão
A comunicação entre todos os profissionais e equipes do projeto é essencial para que todo o planejamento e acompanhamento seja bem conduzido. Por isso, nós na Prevision e no Sienge valorizamos a integração de soluções.
Com a nossa integração, que visa a melhoria da conexão físico-financeira da obra, o seu projeto terá registro de todas as ações planejadas, orçadas e efetivamente executadas.
Assim, você terá um acompanhamento sempre atualizado do avanço físico da sua obra em relação ao planejado, podendo dimensionar e projetar necessidades e custos futuros de acordo com o seu orçamento.
O que discutimos aqui hoje foram alguns aspectos de uma visão geral que busca ressaltar essa importância e complexidade. Se você tiver dúvidas sobre pontos mais específicos ou quiser saber mais sobre como a integração da Prevision com o Sienge auxilia a sua construtora no gerenciamento de obra, fale com a gente!