Escritório virtual: a gestão empresarial do futuro

Fábio Garcez

Fábio Garcez

Fábio Garcez é Administrador e empresário apaixonado por vendas digitais focadas no Mercado Imobiliário. Ele é CEO do Grupo Alfama. Uma das empresas do Grupo, o Construtor de Vendas vem revolucionando o mercado imobiliário brasileiro através de uma plataforma que acompanha a jornada completa do cliente, tema em que Fábio se especializou nos últimos anos.

9 de julho 2021

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Nós temos, como nunca antes, apostado na virtualização de processos para a gestão empresarial do futuro. Seja na captação de potenciais clientes, no acompanhamento de vendas e até mesmo na assinatura de contratos, o ambiente digital se tornou o braço direito dos processos comerciais.

E, verdade seja dita, essa espécie de extensão da jornada de venda para o mundo da internet tem trazido diversos resultados positivos. Nossa ideia do que constitui uma empresa, uma equipe e até mesmo um escritório vem mudando sobremaneira. Tudo isso porque, agora, entendemos que o ambiente digital é um universo de possibilidades cada vez maiores e melhores para a gestão empresarial do futuro.

Hoje, vamos falar sobre um dos grandes frutos da transformação digital: a criação dos escritórios virtuais. Mais intuitivos, estratégicos e inovadores, os escritórios virtuais abrem as portas daquilo que o futuro reserva para a gestão empresarial: maior digitalização de processos e forte apoio nas plataformas digitais.

Se você quer saber mais sobre os escritórios virtuais e como eles impactam o futuro da sua gestão empresarial do futuro, o lugar é aqui. Acompanhe com a gente!

O que é um escritório virtual?

O escritório virtual, ou virtual office, é o serviço que permite a empresas e equipes a aplicação do trabalho remoto e promoção de diversos serviços via internet.

Apesar de parecer um conceito um tanto quanto complicado, entender a premissa dele é bastante simples. O escritório virtual substitui o aluguel de um espaço físico único de trabalho. Com ele, sua empresa pode simplesmente locar um espaço em momentos pontuais, para atendimento de clientes, enquanto as demais demandas do time são cumpridas virtualmente.

Apesar de levar o termo “virtual” no nome, os escritórios virtuais são espaços físicos. No entanto, eles são criados para ser locados em tarefas específicas, como recebimento de correspondência, reuniões com cliente, atendimento telefônico em nome da empresa, entre outros. Outra prática muito comum nos escritórios virtuais é o coworking, metodologia na qual um espaço é utilizado por diversas empresas de forma colaborativa.

Em resumo, podemos dizer que o escritório virtual é um espaço cedido através de contrato, que conta com alguns serviços essenciais integrados e pode ser contratado para determinadas atividades.

As novidades que um escritório virtual traz

Diferente de um espaço alugado, com exigências de manutenção, pagamento de energia e água e outras despesas fixas, um escritório virtual desfaz as amarras entre espaço e produção. Com ele, é possível praticar suas atividades diárias de maneira remota, via internet, e deixar o espaço físico para atividades que, de fato, necessitem do aspecto presencial.

Os espaços destinados aos escritórios virtuais geralmente são bastante estratégicos. Bem localizados e com uma ótima infraestrutura disponível, os escritórios virtuais estimulam uma visão de maior profissionalismo para seus clientes e demais participantes de uma reunião.

Além disso, eles permitem a reinterpretação daquilo que consideramos como gestão. Agora, com a otimização dos processos digitalizados, um escritório virtual nos permite rever nossas propostas de gestão empresarial e repensá-las de acordo com o que a nova realidade nos exige.

Finalmente, uma das maiores novidades que um escritório virtual traz é a possibilidade de agilizar a expansão da sua empresa para outros estados e regiões. Isso acontece porque, com ele, você não precisa arcar com os custos de abrir um novo espaço físico e alocar equipes na região. Ou seja, suas despesas de expansão diminuem à medida que as possibilidades de crescimento aumentam.

Para quem o escritório virtual é indicado?

Embora não tenha um público específico, existem casos em que o escritório virtual é mais indicado.

Para empresas de prestação de serviços, por exemplo, um escritório virtual pode ser a melhor opção. Diferente de outros modelos empresariais, a prestação de serviços raramente exige presença física para aplicação das soluções propostas. Dessa forma, coisas como estoque e inventário não existem, e quaisquer assistências podem ser prestadas de forma virtual.

Para corretores de imóveis autônomos, a solução também pode se mostrar muito positiva, uma vez que o escritório virtual permite o agendamento de reuniões em espaços estratégicos e altamente profissionais. Dessa maneira, o profissional economiza em custos com escritórios que raramente serão utilizados e que podem não ser tão equipados quanto se gostaria.

Além disso, os escritórios virtuais podem ser uma opção viável a qualquer organização que deseje virtualizar seus processos, diminuir custos e expandir sua área de atuação. Para pequenas e médias incorporadoras, por exemplo, optar por escritórios virtuais pode significar uma redução expressiva de gastos com transporte, manutenções do espaço físico e aluguel de novas sedes.

Como adaptar a gestão empresarial do futuro aos escritórios virtuais

Agora que você já conheceu a definição de escritório virtual, seus principais benefícios e quando optar pela aplicação da técnica, é muito importante que você entenda, também, como otimizar sua gestão empresarial durante o cenário.

Em verdade, os escritórios virtuais podem nos fazer repensar tudo o que acreditamos saber sobre gestão de processos e pessoas. Agora, com equipes cada vez mais digitalizadas e geograficamente distantes, é necessário reestruturar o modelo de gestão e compreendê-lo enquanto parte de algo muito maior e mais expressivo, que se molda às necessidades dos tempos atuais.

Vamos entender um pouco mais sobre como adaptar sua gestão aos escritórios virtuais?

Descubra novos espaços para reunião de equipe

O espaço físico da empresa deixou de ser uma opção? Não tem problema! Redescubra as possibilidades!

É papel do gestor a garantia de sinergia entre as partes de uma equipe, e as reuniões de grupo podem ter um papel decisivo sobre a boa convivência das pessoas de um time. Por isso, é importante que você pense fora da caixa e crie novas possibilidades de socialização em reuniões. Quem sabe um restaurante? Ou até mesmo a praia? Desde que todos estejam a bordo da ideia, o céu é o limite.

Caso sua equipe esteja geograficamente dispersa, as possibilidades de reunião online são infinitas. Você pode criar um ambiente agradável, delimitar momentos para a colaboração de todos e, principalmente, garantir que a reunião não leve mais tempo que o necessário. Assim, a proatividade da equipe será muito maior, e suas colaborações também.

Foque na produtividade, não na produção

De longe, é muito difícil se manter fiel aos padrões de gestão tradicionais.

Os escritórios virtuais criam a possibilidade de home office, um modelo de produção que delimita que cada colaborador possa trabalhar remotamente, dentro de casa. Recentemente, a metodologia vem crescendo e ganhando status em diferentes mercados, em parte, por conta da ampla difusão dos benefícios dos escritórios virtuais.

A questão é que: uma gestão precisa ser condizente ao modelo a ela aplicado. Na gestão de pessoas durante o home office, por exemplo, é difícil (senão impossível) mensurar variáveis como tempo de almoço e horas trabalhadas. Portanto, agora é hora de voltar seus esforços para outras análises.

Foque na produtividade, não na produção. A produtividade leva em consideração o contexto em torno de um colaborador, sua capacidade de produção e seu nível de entrega de acordo com sua realidade. Ao invés de pensar na produção, comece a levantar a bandeira da produtividade da sua equipe.

Por levar em conta as situações que rodeiam o indivíduo, a produtividade é uma variável que considera aspectos humanos e sociais. Prestando atenção a isso, seus colaboradores se sentirão mais bem cuidados, ouvidos e estimulados a atingir os níveis da empresa.

Crie um planejamento de atividades sólido

Não adianta negar, trabalhar presencialmente e trabalhar à distância são dois universos completamente diferentes. É por isso que um bom planejamento pode ser o grande diferencial da sua gestão. Através dele, você garante a criação de metas atingíveis e objetivos palpáveis para sua equipe. Dessa forma, coisas como retrabalho e perdas de prazo serão evitadas ao máximo.

Seja objetivo no seu planejamento: destaque todas as atividades do mês em reunião com seus colaboradores e designe responsáveis para cada uma. Fique atento a limites de entrega, reuniões marcadas e tarefas de alta importância. Além disso, sempre revisite o planejamento para assegurar a execução de alta performance no seu time.

Escritórios virtuais: a gestão empresarial do futuro

Sim, os escritórios virtuais chegaram para nos fazer repensar a gestão, a forma como empreendemos e as decisões que tomamos dentro da nossa equipe. Mas, afinal, não é com inovações que criamos um mercado mais competitivo e uma gestão empresarial cada vez mais estratégica e assertiva?

Os tempos são outros, de mais adaptação e inovação. E os reflexos no nosso modelo de liderança e gerenciamento de processos podem ser vistos de longe. Que nós exercitemos, então, a garra para nos adaptar com mais precisão e inovar sempre com mais afinco.

Gostou de aprender mais sobre os escritórios virtuais e seus impactos na gestão empresarial? Então coloque a mão na massa e aproveite o aprendizado!

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Por enquanto é isso, mas em breve temos mais!

 

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