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Como otimizar a cotação de fornecedores para o orçamento de obras

20 de novembro de 2018

Que a elaboração do orçamento de obras é  uma das tarefas mais importantes e complicadas da Construção Civil você sabe muito bem. São muitos setores envolvidos e muitos detalhes para cuidar.

cotação de fornecedores orçamento de obrasErros nesta área podem trazer grandes prejuízos, provocar atrasos e comprometer gravemente a lucratividade dos empreendimentos.

Portanto, todo cuidado é pouco na hora de levantar os custos para executar uma construção.

Neste sentido, um ERP (Enterprise Resource Planning) como o Sienge Platform faz toda a diferença. Ele traz uma solução completa, com todos os itens possíveis e necessários para um bom orçamento.

 

Entre elas, por exemplo, uma Plataforma de Fornecedores que faz toda a diferença neste trabalho. Você vai entender melhor como isso funciona seguindo a leitura.

 

Funcionamento sincronizado

É provável que você já saiba, mas vamos lembrar que o ERP é uma plataforma de gestão composta por vários módulos.

Elas integram as informações e os procedimentos de todas as áreas de uma empresa. Desta forma, a construtora ou incorporadora passa a funcionar como um relógio, onde todas as peças do mecanismo se ajustam de forma perfeitamente sincronizada.

Qualquer desajuste é detectado e corrigido, otimizando o desempenho da companhia, com ganhos consideráveis de produtividade.

Todos os depoimentos de quem investiu nesta solução vão no sentido de que o ERP Sienge alavanca a competitividade dos negócios.

Vantagens do ERP

Os especialistas em gestão costumam apontar uma série de vantagens do ERP, entre elas:

  • Redução de custos;
  • Eliminação de interfaces manuais;
  • Otimização do fluxo da informação e a qualidade da mesma na organização (eficiência);
  • Otimização do processo de tomada de decisão;
  • Eliminação da redundância de atividades;
  • Redução das incertezas do Lead time;
  • Incorporação de melhores práticas (codificadas no ERP) aos processos internos da empresa;
  • Redução de estoque;
  • Redução da carga de trabalho, atividades repetitivas são automatizadas;
  • Melhor controle das operações da empresa;
  • Melhoria de Infra estrutura de Hardware;

Portanto, o ERP é um investimento bastante interessante para quem pensa em crescer e ampliar o mercado da sua empresa.

Módulo Engenharia para o Orçamento

Um dos módulos do Sienge Platform é o Engenharia, que permite que esta área mantenha total controle do orçamento, do planejamento e acompanhamento físico das obras.

Ele é composto por sete sistemas:

  • Custos Unitários
  • Orçamento
  • Planejamento
  • Acompanhamento
  • Controle de Mão de Obra
  • Diário de Obras
  • Exportação e importação de Orçamentos

cotação de fornecedores orçamento de obrasOrçamentos mais rápidos

Quanto ao orçamento, vale dizer que o sistema aumenta significativamente a velocidade na sua montagem e reaproveita as informações já existentes de obras anteriores.

Ele permite elaborar a planilha com muita facilidade, uma vez que é possível configurar composições de preços, etapas e subetapas para cada obra, com maior ou menor detalhamento de níveis, ao gosto do freguês.

Também possibilita separar o orçamento em unidades construtivas, como blocos e fases, bem como emitir  relatórios de orçamento em mais de 30 formatos.

Já o módulo Suprimentos do Sienge viabiliza que você gerencie de forma simples os fluxos de compras, estocagem, distribuição de materiais e a contratação ou prestação de serviços.

Sempre trabalhando de forma integrada com o Financeiro, para agilizar os processos.

Envio automático da cotação

Através do Módulo Compras do Sienge é possível enviar automaticamente a cotação para todos os fornecedores selecionados, que eles preenchem no Portal do Fornecedor.

Detalhe importante:

O Cadastro de cotações de preços faz o agrupamento de solicitações semelhantes de várias obras. Isso aumenta o poder de barganha através do volume concentrado das diversas solicitações.

O sistema também simplifica o planejamento de compra de materiais, pois as solicitações podem ser geradas de acordo com o cronograma efetuado para a obra.

Por fim, a geração dos pedidos de compras ocorre de forma automática, a partir dos fornecedores eleitos nas cotações. Os pedidos são enviados automaticamente por e-mail, gerando uma previsão de desembolso no Financeiro.

Tudo isso pode ser definido para que aconteçam aprovações com diversas alçadas, em todas ou em algumas etapas, conforme a estrutura e os processos de cada empresa.

A partir do histórico de compras e cotações você conseguirá:

  • Acompanhar a qualidade e a conformidade dos materiais dos fornecedores já utilizados.
  • Diminuir o gastos pós-obra causados por produtos de baixa qualidade ou com defeito.
  • Melhorar o fluxo de caixa através da previsão financeira.

Antes de prosseguir, deixe eu apresentar uma dica valiosa para você, o nosso Ebook gratuito com “7 Dicas de Ouro de Como Fazer um Orçamento de Obra”.

orçamento de obras cotação de fornecedores

Para fazer o download é só clicar na imagem.

Agora, vamos a um grande diferencial do ERP Sienge.

Portal do Fornecedor

O Portal do Fornecedor é um complemento do sistema de Compras que é decisivo para tornar o processo de cotação de materiais mais ágil e eficiente.

Entre outras facilidades, ele faz o envio automático de convite para os fornecedores participarem das cotações de preços cadastradas.

A seguir, libera aos fornecedores convidados o acesso para participar de cotações de forma automatizada e segura, eliminando a atividade de alimentar o sistema manualmente.

O fornecedor preenche a cotação no Portal e as respostas são enviadas diretamente para o banco de dados do sistema.

A partir daí, gera um mapa de comparação que elimina a digitação manual das respostas dos fornecedores, facilitando o trabalho do orçamentista.  

A cotação de preços no sistema possibilita ainda cadastrar negociações com vários fornecedores para os insumos de uma ou mais obras, simultaneamente.

Avaliação da qualidade dos fornecedores

É possível também um controle seguro da qualidade dos fornecedores, que são classificados através de notas, conforme diversos critérios definidos pelo próprio cliente.

Aqueles com as notas mais baixas, nem aparecem mais no sistema para novas negociações.

Os critérios de avaliação são definidos e variam de empresa para empresa como por exemplo:

  • Qualidade do produto
  • Tempo de entrega
  • Atendimento
  • Entrega de documentos referentes ao material
  • Pontualidade

Pesos diferenciados

A construtora ou empreiteira pode configurar pesos diferenciados para cada um desses critérios.

Por exemplo, a entrega de documentos pode ter o dobro do peso do tempo de entrega e, assim, se a nota dos documentos for baixa a média geral dele ficará menor, devido ao peso do critério.

A empresa também define qual será o intervalo das notas, se será de 1 a 5 ou de 0 a 10, por exemplo.

Com base nos critérios e intervalos definidos a empresa pode determinar qual será a nota mínima para os fornecedores. Com isso, o sistema passa a controlar o uso dos fornecedores que não atingirem essa nota.

Formas de pagamento

Sobre as formas de pagamento, elas variam muito de acordo com cada fornecedor, mas isso é definido na  própria plataforma. Alguns exigem pagamento a vista, outros uma entrada e parcelam o restante do valor em 30 e 60 dias. Outros ainda colocam o pagamento em 28 e 56 dias.

Na negociação, através da plataforma, é possível informar as condições de pagamento de cada fornecedor e escolher qual a melhor, além de informar eventuais descontos bem como o frete.

A negociação pode ser enviada ao fornecedor por e-mail, anexando um resumo dos insumos cotados com cada um deles.

Outra opção de envio é pelo próprio Portal do Fornecedor, onde o fornecedor recebe um link que acessa e é apresentada uma tela do Sienge com os insumos da Cotação. Ali ele preenche as informações de valores, mas visualiza apenas seus próprios dados, não há chance dele visualizar os valores dos concorrentes.

A informação fica automaticamente salva no sistema, sem necessidade de inserção dos preços por alguém da empresa. Inseridos os dados dos insumos, o sistema destaca o maior e menor preço considerando todos os fornecedores da cotação.

Histórico de informações

Todas essas informações ficam visíveis de maneira simples, lado a lado, comparativamente

Após selecionar com qual fornecedor será realizada a aquisição é possível gerar o pedido diretamente pelo sistema. Ou, ainda, pode ser cadastrado manualmente, puxando os insumos da cotação.

O histórico de informações que vem agregado ajuda no controle da empresa sobre quais compras foram emergenciais e não estão sendo realizadas pelo processo da empresa.

Como adicional importante, o próprio Sienge faz a configuração do Portal do Fornecedor e o insere na base do cliente.

Conclusão

A composição do orçamento é um processo que envolve áreas distintas, como a área financeira, de compras e as obras, que através do ERP Sienge são aproximadas e integradas.

Com o Portal do Fornecedor que ele traz a empresa ganha, como principais benefícios,   facilidade na cotação, muito mais agilidade e segurança das informações.

Isso resulta num orçamento bem elaborado, consistente, e compras bastante vantajosas para a empresa. Para saber mais, entre em contato conosco, esta ferramenta pode ser o que você estava precisando para o seu negócio ter mais eficiência e lucratividade.

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Tomás Lima

  • Gestor de Conteúdo
  • Graduado em Administração pela UFMG
  • Apaixonado por Construção Civil
 

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