Como ter uma gestão de contratos impecável com o Sienge

10 de janeiro de 2019

O ponto de conciliação entre duas empresas que fazem negócios juntas é o contrato, concorda? Por isso, tão importante quanto fazer um bom contrato é manter ele bem organizado e acessível. E é neste ponto que o módulo de gestão de contratos do Sienge se torna eficiente.

O contrato é muito importante, pois nele estão inseridas informações imprescindíveis para o bom andamento dos negócios firmados. Nele estarão estipulados prazos, valores, eventuais multas ou punições. Dada toda essa importância, fica evidente que é preciso investir numa gestão de contratos competente e eficiente.

Mas talvez você esteja em dúvida sobre a necessidade de adquirir um novo sistema ou serviço para fazer a gestão dos contratos, estou certo?

O cliente Sienge não precisa se preocupar isso. O ERP da construção conta com funcionalidades exclusivas para o gerenciamento de contratos.

Então vamos te contar um pouco sobre a gestão de contratos com fornecedores e clientes.

Mas antes vamos pontuar!

Gestão de contratos em resumo

gestão de contratos na construção civil

Basicamente, a gestão de contratos envolve a separação de acordo com sua natureza. Qual seja:

  • Contratos com clientes;
  • Contratos com fornecedores;
  • Contratos com prestadores de serviços;
  • Contratos com órgãos públicos.

Além disso, é importante organizá-los de acordo com o vencimento estabelecido. Ou seja, um ano, um semestre, um ano ou mais.

Assim, o gerenciamento de contratos pode ser entendido a partir da execução de sete etapas.

  1. Preparação e confecção do contrato;
  2. Elaboração prévia do contrato;
  3. Negociação;
  4. Aprovação do contrato entre as partes envolvidas;
  5. Execução dos termos do contrato;
  6. Eventuais aditivos contratuais e revisões;
  7. Encerramento dos contratos.

Como podemos ver, seria extremamente complicado confiar a recursos manuais a gestão dos contratos de uma obra.

É por isso que levantamento realizado pela ANGC (Agência Nacional de Gestores de Contratos) revelou dados preocupantes. De acordo com o estudo, 90% dos diretores de empresas afirmam não ter uma política eficiente de gestão de contratos.

O mesmo estudo indicou que para 75% das organizações não há metodologia de monitoramento de contratos de qualquer espécie. Mais que isso, 90% das organizações fazem a gestão de contratos por e-mail.

O resultado disso é ineficiência, com perda de tempo e de recursos, além do risco de aumento de litígios judiciais.

Importância da gestão de contratos sistematizada

Vivemos a era da informação. Naturalmente, cada vez as interações comerciais geram mais dados. Mais que isso, dados que precisam ser adequadamente armazenados, pois são estratégicos para o negócio.

Logo, como os contratos concentram grandes quantidades de informações valiosas, precisam ser bem geridos.

No entanto, é praticamente impossível gerenciar manualmente o grande volume de contratos gerados ao longo de uma obra. Até mesmo porque em muitos casos há informações presentes nesses documentos que dependem do tempo.

Ou seja:

Cláusulas podem vir a ser deflagradas somente a partir de uma determinada data. Ou, ainda, conterem condicionais relacionadas a acontecimentos esperados.

Isso costuma acontecer, por exemplo, no caso de multas por atrasos ou prazos de carência. E mesmo no caso de renovação automática de serviços a gestão de contratos é fundamental.

Assim, até para fins relacionados a compliance e governança corporativa, as boas práticas da gestão de contratos recomendam:

  1. Trabalhar com contratos eletrônicos desde o início do relacionamento entre empresas;
  2. Revisar constantemente os termos estabelecidos em contrato;
  3. Promover o gerenciamento minucioso dos níveis de serviço acordados;
  4. Prestar atenção aos prazos firmados;
  5. Manter registro atualizado de todas as ações e eventos;
  6. Propor a devolutiva em forma de feedback por parte do cliente.

Todas essas recomendações são mais facilmente seguidas com uso de sistemas informatizados para gestão de contratos. E o Sienge pode te ajudar e muito no cumprimento dessas práticas recomendadas.

Como o Sienge ajuda na gestão de contratos

gestão de contratos na construção civil

Uma vez que vendedor e comprador já chegaram a um acordo sobre a proposta, definem os termos a serem incluídos no contrato. A partir desse momento, o Sienge pode ser utilizado. O ERP vai servir como ferramenta para intermediar o relacionamento entre as partes envolvidas na transação comercial.

Na prática, o Sienge não funciona apenas como um repositório de contratos firmados. Muito mais do que isso, auxilia no desenvolvimento da relação comercial em si. Num primeiro momento, o Sienge permite às empresas criar modelos de contrato padronizados. ‘       

Dessa maneira, as partes ganham em segurança jurídica e também em tempo. Isso porque os vendedores ou mesmo os técnicos não precisam redigir um novo contrato a cada venda. Com isso, além do tempo economizado, ganha-se em segurança contra erros de digitação.

Mais que isso, evita-se que os vendedores criem modelos próprios, copiando e colando informações de um contrato para um novo documento. O risco, nesses casos, é transportar informações de um cliente para outro, gerando quebra de confidencialidade.

Integração total entre áreas

Como sabemos, o Sienge é um ERP que permite integração total com todas as áreas da empresa. Assim, o sistema centraliza informações estratégicas, autorizando ou restringindo acessos conforme cada caso.

Com contratos de clientes e fornecedores não é diferente. Nesses casos o Sienge permite a integração com áreas diversas. É o caso, por exemplo, das áreas jurídica, administrativa, contas a pagar e a receber e contabilidade.

Dessa maneira, a gestão de contratos proporcionada pelo Sienge não apresenta benefícios apenas para a área jurídica.

Conforme cada caso, o ERP da construção distribui e monitora as informações para evitar divergências entre elas. É o caso, por exemplo, dos valores estabelecidos em contrato. A depender do caso, geram obrigações contábeis, fiscais e financeiras.

Contratos de venda de unidades que preveem pagamentos ao longo do tempo geram impactos no fluxo financeiro. Ao serem inseridos no sistema permitem ao Sienge dar suporte ao departamento de contas a pagar, por exemplo. Assim, ao ter conhecimento dos valores a serem recebidos é possível programar pagamentos.

E o Sienge não apenas faz todas essas integrações automaticamente. A plataforma também gera relatórios específicos para cada área. Dessa forma, os profissionais podem extrair informações relevantes para o seu dia a dia de trabalho.

Mas melhor do que isso, com o sistema você tem dados confiáveis, atualizados e já estruturados. Ou seja, prontos para uso, com valores já reajustados de acordo com o que foi previsto em contrato.

Como o Sienge é customizável, no caso da contabilidade basta indicar as regras a serem seguidas. Assim, o Sienge extrai as informações do contrato e sobe no sistema já de acordo com a legislação contábil vigente.

A gestão de contrato do Sienge envolve até mesmo o pagamento de taxas de cartório e comissões. E não há problemas caso o gerenciamento da venda seja feito com uso de outro sistema, como um CRM.

Mas não pense que as vantagens do Sienge acabam por aqui…

Integração com outros sistemas

O Sienge integra com os principais CRMs em uso na indústria da construção atualmente. Assim, o contrato pode ser originado no próprio Sienge ou no CRM. Ao entrar no ERP, seguirá as padronizações determinadas.

O mesmo vale para o relacionamento com o cliente. O CRM cuida de todo o ciclo de vida do cliente, desde a prospecção, não é mesmo?

Uma vez que este cliente entra no Sienge, o ERP controla a relação dele com a construtora, incluindo os aspectos financeiros.

As funcionalidade de gerenciamento de contratos do Sienge chegam até a extrapolar a atuação principal da construtora. Isso porque o Sienge está preparado para fazer o gerenciamento de locação de imóveis próprios. Ou seja, daquelas unidades que são alugadas pela construtora a terceiros enquanto ainda estão em estoque.

O Sienge conta com recursos específicos para as peculiaridades desse tipo de contrato. Da mesma maneira, as diretrizes contratuais e questões financeiras são integradas a outras áreas. Assim, departamentos de contas a pagar, a receber e contabilidade têm acesso às informações pertinentes à sua atuação.

Até mesmo quando o contrato deixa de existir o Sienge é útil. É o caso de distratos, por exemplo. O ERP permite parametrizar regras e distribuir informações sobre perdas financeiras conforme o contrato e a lei vigente.

Para concluir…

Como pudemos ver, há inúmeras vantagens de gerenciar contratos no Sienge. Com o uso de um sistema informatizado como o ERP da construção é possível manter registro e controle das atividades. Com isso, todas as partes envolvidas ganham em segurança jurídica.

Além disso, o Sienge proporciona integração total com todas as áreas envolvidas na assinatura e execução de um contrato. Consequentemente, o gerenciamento de contratos com o Sienge proporciona economia de tempo e absoluta confiabilidade de informações.

Para conhecer mais do Sienge, clique aqui e peça uma demonstração ou ligue para 48 3027 8140.

Tomás Lima

  • Gestor de Conteúdo
  • Graduado em Administração pela UFMG
  • Apaixonado por Construção Civil
 

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