Como aumentar significativamente eficiência com o pagamento e cobrança escritural

15 de novembro de 2018

Vamos combinar que manter as contas em dia de qualquer organização, de pequeno, médio ou grande porte, não é uma tarefa simples, não é mesmo? São tantas notas, boletos, datas, prazos, parcelas, agências, enfim, uma variedade enorme de dados para controlar, que alguma falha sempre pode acontecer.

E isso, quando acontece, significa atrasos em pagamentos ou recebimentos que redundam em juros, gastos desnecessários, retrabalhos, perda de tempo, fuga de receitas e prejuízos que comprometem a lucratividade do negócio.

Você enfrenta esse tipo de dificuldade? Então saiba que cada vez mais as empresas lançam mão da tecnologia no controle das suas contas, especialmente, da cobrança e pagamento escritural.

Pode acreditar, esta é uma solução bastante prática e segura para manter a gestão das suas contas em ordem. Continue lendo nosso artigo e você vai saber como isso funciona e como implementá-la na sua construtora ou incorporadora.

Tecnologia bancária

Já não faz mais sentido uma empresa gastar com funcionários para pagar faturas, indo e vindo nas agências bancárias, enfrentando filas, perdendo tempo e correndo risco de assaltos.

cobrança escritural

A tecnologia bancária está aí, para resolver muitas situações como esta. Ela evoluiu bastante e apresenta como uma das suas facilidades a cobrança ou pagamento escritural.

Trata-se de um sistema totalmente automatizado, através da troca de informações digitais das empresas com as instituições bancárias, que dispensa a emissão de papéis como duplicatas e boletos.

É uma ferramenta que permite a programação dos pagamentos dos fornecedores no dia dos vencimentos e agenda compromissos futuros sem precisar sair da empresa.

Todos os processos tornam-se mais simples

O sistema fica responsável pelo gerenciamento da carteira de títulos a receber, proporcionando um controle mais eficiente no setor financeiro da construtora. Assim, você tem mais segurança, rapidez e confiabilidade nas informações enviadas e recebidas.

Além disso, é uma operação muito segura, pois as informações são transmitidas de forma criptografada, isto é, com um código que só pode ser decifrado pela própria empresa e pelo banco.

Vamos ver agora como funciona cada um desses processos.

Cobrança escritural

Na cobrança escritural, a empresa encaminha as informações dos títulos a receber ao banco, por meio do envio de arquivos gerados por seu sistema de gestão. Com isso, a instituição financeira fica com toda a responsabilidade pela cobrança.

A cobrança escritural é a solução mais eficaz que existe para agilizar esse processo e economizar tempo em relação às duplicatas.

Com ela, a empresa repassa para o banco a responsabilidade da geração e cobrança, pois é o banco que irá enviar os arquivos gerados no sistema de gestão. Depois, vai retorná-los para a sua empresa com as informações necessárias sobre o status atual da cobrança:  se foram enviadas a cartório, se estão em atraso ou se já foram pagas.

A cobrança escritural funciona, basicamente, da seguinte maneira:

  • Através de um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) a empresa encaminha ao banco, pela internet, as informações dos títulos que tem a receber.
  • O banco emite os boletos e faz a entrega aos sacados (pagadores).
  • Posteriormente, o banco retorna os arquivos à empresa, informando a situação atual do boleto (se foi pago ou está em atraso)

pagamento e cobrança escritural

Relação custo-benefício compensadora

Logicamente, quem utiliza o serviço paga uma tarifa, mas isto tende a ser bastante compensador para a empresa na relação custo-benefício.

Para quem tem apenas duas ou três cobranças para fazer, não há problema em realizar o trabalho manualmente, enviando emails. No entanto, para quem tem dezenas de cobranças para fazer, realizar isso, conferir tudo, toma um tempo enorme e ainda há um grande risco de erros.

Com a ferramenta, o processo de cobrança ganha agilidade, eficiência e a gestão financeira se torna mais segura e com menos custos decorrentes de falhas.

Pagamento escritural

Já o pagamento escritural consiste no envio do arquivo eletrônico dos boletos para que o banco escolhido efetue a liquidação. Também é uma forma automatizada de autorizar os pagamentos de fornecedores e agendar pagamentos futuros.

Você pode utilizar diversas modalidades de pagamentos, tais como:

  • Crédito em conta corrente ou poupança.
  • Emissão de TED.
  • Emissão de DOC.
  • Ordens de pagamento.
  • Títulos registrados e não registrados.

É um procedimento bem simples, que poupa tempo, reduz custos operacionais e contribui para o aumento da segurança das suas informações e operações bancárias.

Então, como você viu:

Por meio do pagamento e cobrança escritural, em vez de fazer a cobrança e o pagamento de contas manualmente, um por um, o software gera um lote de boletos e os envia ao banco, de forma automática.

Agora, antes de prosseguir, vou apresentar para você nosso E-book “Controle de Contas a Pagar e Receber”, que trata justamente deste assunto, para ser baixado gratuitamente, clicando na imagem.

cobrança e pagamento escritural contas a pagar e receber

Prosseguindo:

Tudo que você precisa para implementar esta ferramenta é de:

  • Uma conta bancária em uma instituição financeira com disponibilidade dos serviços de pagamento e recebimento escritural.
  • Um sistema ERP que tenha incluído nos seus módulos esta ferramenta, sincronizado com a instituição financeira escolhida.
  • Acesso à internet para a transmissão dos arquivos eletrônicos.
  • Mão de obra qualificada para operar o ERP de forma correta no envio e recebimento de arquivos com a instituição bancária.

Como você vê, é preciso um sistema ERP, ou seja, um sistema de gestão que faz a integração das informações de todas as áreas da construtora ou incorporadora.

Um ERP, como o Sienge, é estruturado em módulos, tais como a engenharia, recursos humanos, suprimentos, contabilidade fiscal, gestão de ativos. Também o suporte à decisão, gestão da qualidade, segurança e o financeiro, onde estão disponíveis os sistemas de cobrança e pagamentos.

Integração com o banco

Na verdade, um software de gestão faz a integração do sistema da empresa com o banco, através do módulo financeiro. Ele traz vantagens consideráveis, como:

  • Integração de informações e títulos pagos ou em atrasos.
  • Redução de custos com processos bancários.
  • Aumento na produtividade.
  • Segurança na informação e nas transições financeiras.
  • Oportunidade de eliminar o uso de Internet Banking de cada banco para pagamentos e cobranças.
  • Aumento na lucratividade.

Além disso, pode ajudar muito no enfrentamento da inadimplência, um dos problemas mais recorrentes do setor. Um software de gestão apresenta recursos que ajudam a lidar com o problema de forma bastante eficiente, entre eles::

  • Envio de cobranças por e-mail.
  • Lembrete de vencimento do boleto.
  • Alteração automática da data de vencimento.
  • Reprocessamento automático de cartão de crédito e/ou débito.
  • Troca do meio de pagamento.
  • Aviso de inadimplência.

Mas atenção:

Para ter estas e outras vantagens, você  precisa ficar atento a alguns detalhes importantes na hora de escolher um software de gestão (ERP), que disponha dos seguintes recursos:

  • Contar com a funcionalidade de Contas a Pagar, que torna o processo mais rápido, eficaz e econômico.
  • Contar com a funcionalidade de Contas a Receber, que pode reduzir em até 90% o tempo para verificação de baixas junto ao banco.
  • Ser capaz de agilizar as conciliações bancárias e de emissão de cheques. Isso faz com que ambos os processos se tornem menos trabalhosos e mais baratos.
  • Ser integrado às folhas de pagamento, garantindo o aumento na confiabilidade das informações.
  • Emitir notas fiscais, agilizando e reduzindo o trabalho manual no processo de preenchimento.
  • Ser integrado aos bancos para automatizar as baixas de pagamentos e recebimentos.

Acompanhamento financeiro

O Sistema de Contas a Receber do Sienge, por exemplo, viabiliza o acompanhamento financeiro de contratos de venda, locação, gestão de condomínios, medições e contas a pagar.

Outra coisa, ele possibilita ainda renegociações (reparcelamento), reajuste de valores para os contratos de venda com correção anual (repactuação), além de controle de valores inadimplentes e/ou sub judice.

Apresenta automaticamente as receitas provenientes de medições, gera relatórios de previsão de receitas em cada obra, cálculo de descontos, antecipações, entre outros.

Também faz baixas dos valores pagos dos títulos a receber, a cessão de direitos entre clientes e o distrato de títulos avulsos gerados através do sistema. E ainda permite efetuar a baixa com cartão de crédito.

Agora, vou deixar mais uma sugestão que pode ser muito útil para você: o nosso “Guia de Cobrança na Construção Civil”, um E-book com dicas valiosas para combater a inadimplência. É só clicar na imagem.

pagamento e cobrança escritural na construção civil

Clique na imagem para baixar

Conclusão

Como você pode ver, são muitas as vantagens para da automatização destes processos junto aos bancos, com a adoção da cobrança e pagamento escritural.

Assim, acabam os controles manuais, os riscos diminuem, aumenta a segurança dos procedimentos e fica tudo mais rápido.

Além disso, os gestores têm uma preocupação a menos e podem focar toda sua atenção no negócio, com ganhos notáveis de eficiência, produtividade e lucratividade na sua construtora.

Espero que este conteúdo tenha sido útil para você. Gostaria de ter o seu comentário sobre o assunto e, por favor, compartilhe com seus amigos, pode ser útil para eles também.

 

Tomás Lima

  • Gestor de Conteúdo
  • Graduado em Administração pela UFMG
  • Apaixonado por Construção Civil
 

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