O relatório de visita técnica é a principal ferramenta para o registro e acompanhamento de um serviço prestado ou em andamento. A produção eficiente desse documento é fundamental para checar a conclusão de obras e saber, por exemplo, se elas foram desenvolvidas adequadamente. Portanto, se o relatório não for feito corretamente, a empresa pode ser prejudicada. Afinal, se ele apresentar inconsistências ou erros, como saber se o serviço foi desenvolvido corretamente?
Com base nisso, preparamos este conteúdo para trazer dicas incríveis que podem te ajudar a criar um relatório de visita técnica de forma simples, fácil e prática. Confira!
O que é uma visita técnica?
A visita técnica é um serviço prestado por um profissional ou especialista a pedido. Normalmente, o solicitante faz uma ordem de serviço (OS) e uma equipe técnica é enviada ao destino. Geralmente, as visitas técnicas são realizadas no local, ou seja, os especialistas vão até o lugar onde deve ser emitido o relatório. Vale notar que uma visita técnica pode ter vários objetivos, por exemplo, diagnosticar, acompanhar a utilização de recursos financeiros, realizar reparos etc. Veja outras de suas finalidades:
- Acompanhar o desenvolvimento de obras;
- Realizar a manutenção preventiva de equipamentos para garantir sua usabilidade;
- Fazer a manutenção corretiva de máquinas ou ferramentas que apresentarem falhas em seu funcionamento;
- Inspecionar o uso de máquinas e equipamentos na construção civil;
- Instalar equipamentos e tecnologias como computador, impressora e Internet em um canteiro de obra.
O que é um relatório de visita técnica?
Um relatório técnico é um documento destinado a coletar e registrar os dados observados durante uma visita técnica. Com base nesse material, os gestores podem acompanhar o desenvolvimento de projetos, verificar ações em andamento, tomar decisões fundamentadas e elaborar estratégias visando otimizar o alcance de objetivos. Por exemplo: orientar a equipe a seguir o plano estabelecido, e assim garantir a qualidade do trabalho em andamento; fazer reparos necessários em equipamentos; e planejar o uso do orçamento de um projeto de construção civil.
Exemplos de relatórios de visita técnica
Ainda não ficou claro o que é um relatório de visita técnica? Confira alguns exemplos a seguir:
Relatório de Acompanhamento de Obra
Esse é um dos tipos de relatório mais comuns na construção civil. O seu objetivo é registrar se o trabalho está progredindo conforme o planejado. Normalmente, o profissional responsável pela sua produção é o engenheiro ou arquiteto da obra. Com base nesse material, o gestor pode atualizar o orçamento do projeto à medida que surgirem novas necessidades.
Aprender a produzir relatório de acompanhamento de obra é essencial para o gerenciamento eficaz de um canteiro de obra.
Relatório de visita técnica para manutenção de equipamentos
Uma empresa convoca regularmente equipes de manutenção na esperança de manter seus ativos em funcionamento, como máquinas e equipamentos usados na construção.
Nesse momento, os responsáveis pela manutenção elaboram um relatório técnico com a finalidade de mostrar as condições dos equipamentos e maquinários, os serviços executados, e outros dados importantes que possam ajudar as construtoras a acompanhar a vida útil de seus ativos.
Relatório fotográfico
Um relatório fotográfico, como o nome indica, é um conjunto de imagens reunidas em um documento, cujo objetivo é demonstrar a execução do serviço. Esse tipo de relatório é comum em tarefas de monitoramento de execução de obras.
As fotos tiradas não servem apenas para comprovar o andamento/conclusão de um projeto, mas também como registros históricos. Podem até ser úteis em uma possível divulgação da obra feita pela imprensa especializada.
Relatório de visita técnica digital
O relatório de visita técnica digital é uma alternativa que pode oferecer diversas vantagens às construtoras que precisam acompanhar seus projetos. Esse documento pode ser feito usando a tecnologia digital. Por exemplo, no momento em que o técnico estiver acompanhando uma obra, ele pode inserir as informações no software e, ao final do processo, o relatório é emitido automaticamente.
O que deve constar no relatório de visita técnica?
Algumas informações básicas devem constar em um relatório de visita técnica. Veja quais:
Dados da empresa responsável
O relatório deve conter informações sobre a empresa responsável pela visita técnica e pela produção do material. Por exemplo, nome da instituição, razão social, CNPJ/CPF, dados de contato e endereço.
Dados do cliente
Você também deve informar os dados do cliente, que são os mesmos mencionados acima.
Nome do técnico responsável
O nome do técnico que fará a visita e outras informações relevantes também são importantes no relatório, para fins de controle e registro.
Data da visita
A data da visita é uma informação essencial para que uma empresa possa controlar os serviços prestados. Também ajuda a medir a produtividade de sua equipe no dia a dia, além de informar a quantidade de visitas técnicas realizadas em determinado período.
Horário de início e fim da visita técnica
A hora de início e fim da visita deve ser inserida no relatório, pois ajuda a saber o tempo médio gasto para realizar esta tarefa. Com base nisso, ações podem ser planejadas para garantir a otimização do atendimento.
Informações sobre o ativo/serviço a ser checado
Também é importante discriminar o ativo ou serviço que foi checado. Por exemplo, uma betoneira, um andaime ou uma empilhadeira.
Relato do cliente (problema)
Os problemas ou necessidades relatadas pelo cliente, que o levaram a solicitar auxílio técnico, também devem constar no relatório.
Descrição do diagnóstico do problema
O técnico responsável pela visita deve descrever no relatório o diagnóstico do problema e sua possível solução.
Tipo de visita e serviço realizado
O tipo de visita refere-se ao motivo da abertura do chamado técnico. O serviço realizado pode ser de manutenção, inspeção, instalação, auditoria, entre outros. É importante colocar no relatório o motivo da visita, assim como o serviço prestado.
Assinatura do cliente e técnico
As assinaturas do técnico e do cliente também devem ser incluídas. Elas formalizam o relatório e garantem segurança jurídica para as partes envolvidas.
Observações
Este é um campo opcional para qualquer observação que o técnico queira fazer.
Bônus: conte com um modelo de relatório de visita técnica
Como as visitas técnicas fazem parte da rotina de muitas empresas e tendem a ser frequentes, ter um modelo de relatório pode otimizar o desempenho dessa tarefa. Além disso, é uma solução que ajuda a aumentar a produtividade da equipe e padroniza o processo de preenchimento desse documento.
Como fazer um relatório de visita técnica?
Agora que você já sabe o que é um relatório de visita técnica e quais informações devem constar nele, é hora de aprender a fazer o seu na prática. Abaixo, confira o passo a passo:
Colete as informações necessárias utilizando um checklist
Para coletar dados eficientemente, é importante usar um checklist bem estruturado. Trata-se de uma ferramenta que sistematiza as ações que devem ser realizadas para reunir as informações. Por exemplo:
- Coletar dados do cliente;
- Inserir o diagnóstico do equipamento;
- Solicitar a assinatura do cliente.
Esteja ciente de que não é recomendado iniciar o processo de elaboração de um relatório técnico antes de ter todas as informações necessárias. Do contrário, poderá ser produzido um documento inconsistente e com falhas de preenchimento, o que pode causar improdutividade.
Escolha o melhor formato
O próximo passo é escolher o formato que melhor se adapta às suas necessidades. Normalmente, os relatórios são feitos em papel e exigem que os técnicos os preencham à mão. Hoje, porém, existem tecnologias que podem otimizar esse processo, como softwares dedicados à produção de relatórios de visitas técnicas.
Estruture e organize as informações no formato escolhido
Uma vez coletadas as informações, é hora de organizá-las de forma clara, concisa e detalhada. Por exemplo, dados da empresa responsável e cliente, hora e fim da visita técnica e data, informações do serviço, registros de imagens, ativo analisado/reparado, obra monitorada, diagnóstico, serviço realizado etc.
Lembre-se que a função do relatório é apoiar a tomada de decisão e a gestão de sua empresa, assim como servir de fonte documental. Assim, é de fundamental importância que as informações nele presentes sejam organizadas de forma a assegurar que esses objetivos sejam atingidos.
Solicite a assinatura do técnico e cliente
Para concluir o relatório de visita técnica, colete a assinatura física ou digital do técnico responsável por essa tarefa e a do cliente. Como dissemos, a assinatura formaliza o relatório.
Por que digitalizar o processo de visita técnica?
Você sabia que é possível digitalizar o processo de visita técnica e automatizar a elaboração de relatórios? É uma estratégia que pode garantir vantagens a uma empresa. Veja:
Personalização de checklist e relatórios
Como dissemos, o checklist é uma ferramenta essencial na elaboração de um relatório técnico, pois auxilia o profissional a reunir informações essenciais para elaborar corretamente esse documento. Nesse sentido, o Checklist Fácil é uma plataforma digital que pode otimizar esse processo, pois permite que o gestor personalize sua lista de ações de acordo com as necessidades e objetivos da visita técnica.
Ajuda a reduzir custos
Ao investir na digitalização do processo de visita técnica e elaboração de relatórios, sua empresa pode reduzir custos. Isso porque não é mais necessário usar papel para realizar esse processo. Além disso, possibilita diminuir erros de trabalho, o que também ajuda a economizar.
Ao usar o Checklist Fácil, seu negócio pode realizar a inspeção de processos e elaborar relatórios técnicos de obra de forma digital, fácil e econômica.
Permite o arquivamento dos relatórios de forma segura
Toda empresa pode perder documentos valiosos, como relatórios de visita técnica, ou extraviá-los. O problema é que isso pode trazer sérias consequências para seu bom funcionamento, como exposição indevida de dados de clientes, o que pode levar a processos judiciais.
No entanto, ela pode reduzir esse risco usando o Checklist Fácil. A plataforma arquiva registros de visitas técnicas e relatórios na nuvem, proporcionando segurança e acesso remoto. Por exemplo, mesmo não estando na sede de sua construtora, um engenheiro pode acompanhar uma obra ao consultar um relatório de visita técnica na nuvem.
Sustentabilidade e imagem positiva do negócio no mercado
Empresas de vários ramos têm trabalhado para construir um planeta melhor para todos. Esta é uma iniciativa que pode não só contribuir para a qualidade de vida e saúde das pessoas, mas também beneficiar as construtoras que desejam construir uma imagem positiva do seu negócio no mercado.
O Checklist Fácil é um software sustentável, pois possibilita que sua instituição invista em sua transformação digital. Na prática, ajuda sua construtora a eliminar comportamentos que afetam o meio ambiente. Por exemplo, reduzir o consumo de papel.
Praticidade e produtividade
Embora mais comumente usados, os relatórios em papel que requerem preenchimento manual estão longe de serem práticos. O formato digital agiliza esse processo, o que pode fazer sua construtora se tornar mais funcional e produtiva.
Ao utilizar por exemplo o Checklist Fácil, você pode contar com diversos recursos para otimizar a realização da visita técnica e produção do relatório, como registro de mídia (foto e vídeos), GPS para orientar a equipe técnica até o local de inspeção, armazenamento automático das informações e outros.
Viu só que não é difícil fazer um relatório de visita técnica completo e objetivo? Como vimos, a tecnologia pode aprimorar esse processo e garantir diversas vantagens a uma construtora. Reduzir custos, aumentar sua produtividade e torná-la sustentável são alguns deles.
Sua construtora ainda não possui um software para otimizar a realização de inspeção ou vistoria em imóveis? Conheça melhor nossa solução ao solicitar uma demonstração gratuita. Aproveite!
