Tudo o que você precisa saber sobre automação de processos

Claudio C. Fernandes

Claudio C. Fernandes

Claudio C. Fernandes
CEO e CPO da Midas Solutions
Inovar está no DNA.

16 de setembro 2020

A automação de processos trata de fazer mais em menos tempo, com custos menores e qualidade melhor.

Ou seja, a ideia é usar a tecnologia e a integração de sistemas para melhorar o fluxo de trabalho. Aliás, isso ajuda muito a melhorar a produtividade de todos os setores.

Tudo isso faz sentido, ainda mais agora, com o aumento do trabalho a distância. Para tornar ainda mais claro porque é tão boa, dá para resumir o conceito em 2 palavras: praticidade e eficiência.

Afinal, você encontra tudo no mesmo lugar de maneira rápida, e a partir disso dá para agir estrategicamente.

Por isso, no artigo de hoje você vai ver tudo que precisa saber sobre automação, incluindo benefícios e dicas para implantação. Pegue seu caderno para anotar e continue lendo!

Problemas que acontecem fora da automação

Sabe o que pode acontece se a sua empresa não quiser usar a automação de processos? Veja quais são alguns dos problemas que a sua empresa pode enfrentar se não tiver processos automatizados.

Automação de processos é uma ponte ao futuro

Veja o que pode acontecer:

  • perder dados importantes que atrapalham a tomada de decisões;
  • investir muito tempo em atividades fiscais e dedicar menos tempo a tarefas estratégicas;
  • multas causadas por erros de digitação ou falta de pagamento de uma obrigação acessória;
  • dificuldade para encontrar erros que podem gerar multas, pois todo o trabalho é manual;
  • falta de organização de documentos;
  • exclusão do regime fiscal usado, pois a falta de organização pode causar irregularidade de pagamentos.

Em outras palavras, sem processos automatizados vai ser mais difícil fazer sua empresa crescer. Mas se aplicar a automação, você pode ter muitos benefícios, como vamos ver a seguir.

6 benefícios da automação de processos

É importante lembrar que você já consegue ver as mudanças da automação de forma gradativa.

Confira o que pode melhorar na sua empresa:

1. Padronização

Com dados e processos padronizados você consegue evitar, por exemplo, que uma operação pare pela ausência de um funcionário. Ou seja, você descentraliza a tarefa e ainda evita erros, pois existe um guia preestabelecido do que precisa ser feito.

Dentro de tudo isso, o padrão das informações ainda permite que sua empresa se mantenha com os processos de compliance em dia, já que tudo está programado para se manter dentro das normas e leis estabelecidas.

2. Qualidade das informações

Seja de fornecedores, clientes ou parceiros, a automação permite atualizar e complementar os dados do banco de forma automática.

Automatizar processos previne muitos problemas do trabalho manual

Assim é possível garantir eficiência na emissão de documentos como, por exemplo, das NF-e, que podem ser rejeitadas ou denegadas e até mesmo interferir na escrituração fiscal.

3. Transações mais seguras

Dentro da automação, as pessoas responsáveis conseguem comprovar a idoneidade das empresas com as quais pretendem se relacionar, antes de efetivar uma transação.

Ou seja, é possível ver itens como saúde financeira e estabilidade para comprovar que aquela é a melhor parceria a ser feita.

4. Redução de custos

A primeira redução será de gastos simples, como impressão, incluindo papel, tinta e manutenção do equipamento. Mas dentro do processo de automação é possível identificar pontos de ineficiência e desperdício da cadeia produtiva e corrigir ou eliminar todos eles, se necessário.

A partir disso, sua empresa economiza o investimento em processos que geralmente só geram retrabalho.

E aqui você também pode reduzir gastos com armazenamento, já que processos automatizados permitem que os dados e documentos sejam guardados em nuvem.

Além disso, a automação também impede multas, já que a falta de um XML pode levar à escrituração incorreta e consequentemente obrigações acessórias incorretas.

5. Melhoria da produtividade

A utomação permite integrar bases de dados e fazer setores se comunicarem. Com isso, é possíveel para produzir estratégias alinhadas.

Ou seja, a rotina dos departamentos fica mais fácil, sem falar ne possibilidade de um crescer de forma consistente.

Outra questão a considerar é a redução de tarefas repetitivas que podem sobrecarregar os colaboradores e tirar tempo de tarefas estratégicas.

6. Medir desempenho e crescimento da empresa

Quando conseguimos medir o que está dando certo e errado fica mais fácil entender onde podemos fazer mudanças.

Então, com processos automatizados você registra, monitora, centraliza informações e ganha consistência ao aplicar regras de gestão do negócio.

Além disso, você pode emitir relatórios e ver a produtividade de cada setor. A partir disso, consegue definir indicadores de desempenho.

6 dicas práticas para implantar processos automatizados

Enfim, você já conhece os benefícios que a automação pode trazer para sua empresa, veja algumas dicas de como começar a implantar esses processos:

  1. Observe as necessidades do seu negócio.
  2. Organize os processos, entenda o que pode melhorar e o que precisa eliminar.
  3. Faça um planejamento em etapas, a implantação não precisa acontecer de uma só vez.
  4. Tenha a infraestrutura adequada para suas necessidades.
  5. Estabeleça pessoas responsáveis por acompanhar o processo e as metas.
  6. Ofereça treinamento aos responsáveis, é importante que eles saibam tirar todo o proveito possível da automação.

Quem pode me ajudar nessa jornada?

Para te ajudar nessa jornada, a Midas Solutions e o Sienge trabalham com a implantação da automação de processos na sua empresa.

O Sienge oferece uma plataforma integrada de gestão, que conecta todas as funções da empresa. Desse modo, elas podem trabalhar de forma alinhada.

Essa plataforma se integra a outros sistemas que já são ou serão usados por meio de APIs. E é aí que a Midas entra.

Assim, é possível fazer a integração com o NIX, que vai:

  • automatizar 100% dos recebimentos fiscais, inclusive a NFS-e;
  • receber um único XML da NFS-e, no padrão Midas, não importa qual seja o município;
  • fazer conexão direta com a Prefeitura e baixar todas as NFS-e emitidas contra o seu CNPJ.

Também dá para trabalhar com a Consulta Cadastral, que ajuda a:

  • ver as principais fontes de pesquisas nacionais e internacionais para saber a situação legal de parceiros comerciais;
  • manter os dados de fornecedores, clientes e parceiros atualizados;
  • agilizar a criação de novos cadastros;
  • processar um grande volume de dados em pouco tempo;
  • provar a regularidade fiscal do cliente.

Automatizar processos traz mais segurança para as empresas

Assim, fica claro que a automação de processos é essencial para quem busca crescer muito nos próximos anos. Para isso, você precisa de uma plataforma certa de gestão e de automação completa. Os benefícios são claros, e com as dicas que você viu aqui vai ficar muito mais fácil aplicar isso no dia a dia.

Agora que você viu como a automação de processos pode ajudar sua empresa, vai gostar de saber também quais são as tendências de otimização para processos de gestão!