Sistema de gestão: o que é e quais as vantagens para a sua incorporadora?

Fábio Garcez

Fábio Garcez

Fábio Garcez é Administrador e empresário apaixonado por vendas digitais focadas no Mercado Imobiliário. Ele é CEO do Grupo Alfama. Uma das empresas do Grupo, o Construtor de Vendas vem revolucionando o mercado imobiliário brasileiro através de uma plataforma que acompanha a jornada completa do cliente, tema em que Fábio se especializou nos últimos anos.

6 de novembro 2020

É muito comum vermos, no cenário dos pequenos negócios, um número pequeno de colaboradores realizar uma grande quantidade de tarefas operacionais. Com isso, sobra pouco tempo livre para planejar e executar estratégias que trazem mais resultados para o negócio, a não ser que a incorporadora utilize um sistema de gestão. 

E quando se trata do mercado imobiliário, os desafios na gestão de uma incorporadora são vários. Você, na posição de gestor, precisa encarar uma série de fatores e expectativas sobre o que um sistema de gestão pode oferecer.

Você sabe o que um sistema de gestão para incorporadoras pode propiciar para a realidade estrutural de sua empresa? Atualmente, o ramo imobiliário possui organização de níveis totalmente distintos, que vai de incorporadoras com estruturas enxutas até grandes players. Todo negócio no segmento imobiliário necessita de uma organização eficiente de processos e que seja capaz de resolver problemas e otimizar resultados. 

Então, no artigo de hoje, vamos nos aprofundar em tudo que abrange um sistema de gestão. O que é? Para que serve? Quais são suas vantagens? O que sua incorporadora ganha investindo em um bom sistema de gestão? Continue comigo e você terá as respostas para todas essas perguntas mais para frente. Vamos lá! 

O que é um sistema de gestão?

Voltado para gerir tarefas e processos dentro de uma empresa, um sistema de gestão empresarial automatiza todos os processos operacionais do seu negócio. Para os pequenos negócios é a ferramenta ideal. 

Dessa forma, você e o seu time têm toda a possibilidade de se dedicar à estratégia do negócio, como o objetivo de aumentar as vendas. Além de centralizar todas as informações da sua empresa, sua visão se torna mais ampla sobre tudo o que acontece internamente ou até mesmo externamente, facilitando e tornando mais assertivas as tomadas de decisão. 

Basicamente, existem dois tipos de sistema de gestão: ERP e CRM

Os tipos de sistema de gestão

Há dois tipos de sistema de gestão: ERP e o CRM. O primeiro é a sigla para Enterprise Resource Planning, traduzido como Planejamento de Recursos da Empresa. De forma simples, é um programa que tem como função controlar e acompanhar os recursos financeiros do seu negócio, assim como também a parte fiscal. 

Dessa forma, um ERP é encarregado de gerenciar as informações como:

  • faturamento e compras;
  • tarefas administrativas;
  • dados dos colaboradores (recursos humanos);
  • recebimento de receitas;
  • pagamento de despesas e tributos;
  • entre outras.

Já o Customer Relationship Management (CRM), traduzido como Gestão de Relacionamento com o Cliente, é uma ferramenta que possibilita a gestão de todos os pontos de contato entre a empresa e os seus leads, a fim de convertê-los em clientes e buscar sua fidelização. 

Ainda hoje é muito comum vermos empresas listando seus contatos em planilhas de Excel ou até mesmo em arquivos de papel. Isso, além de dificultar o acompanhamento desses futuros clientes, torna o trabalho da empresa mais cansativo e custoso, até porque tempo é dinheiro. 

Então, através de um bom CRM, você consegue organizar todas as informações e criar um histórico de contato no perfil de cada um, possibilitando que você ou seu time vejam como está sendo o contato com o cliente e quais as chances de ele comprar o produto ou serviço ofertado. 

Sistema de gestão: quando é necessário?

Os colaboradores da sua equipe exercem funções variadas ligadas a cada setor do negócio (financeiro, marketing, vendas, atendimento etc.)?

Se sim, este é o momento correto para que sua empresa invista em um sistema de gestão. Isso vai fazer com que os processos internos sejam simplificados, automatizados e, consequentemente, menos burocráticos e estratégicos. 

Assim, qualquer problema envolvendo qualquer um desses setores poderá ser facilmente resolvido ou até mesmo evitado, pois um sistema de gestão torna todas as tarefas unificadas em um só canal. Dessa forma, melhora a performance do trabalho da sua equipe. 

Quais são as vantagens de um sistema de gestão para a sua incorporadora?

Você está interessado em investir em um sistema de gestão mas ainda não tem certeza dos benefícios? A partir de agora, você verá os 4 principais benefícios na hora de contratar um sistema de gestão: 

Economia de recursos

Como já falamos acima, o sistema de gestão integra todos os processos da sua empresa e ocasiona um menor esforço da sua equipe na realização das atividades. 

Além do mais, sua equipe consegue executar as tarefas com precisão e eficiência, gerando uma economia ainda maior de recursos, pois não haverá a necessidade de contratar novos funcionários. 

Portanto, é mais fácil manter o foco nas ações que você sabe que aumentará a sua lucratividade sem que se preocupe com os outros processos.

Diminuição de falhas nos processos 

Você começa a ter chances reduzidas de falhar em algum processo, a partir do momento que integra as ações da sua incorporadora com um sistema de gestão. E isso graças ao software que otimiza o tempo de trabalho da sua equipe. 

Além do mais, é super possível prever pontos de melhoria no negócios, já que a unificação das tarefas atribuídas ao sistema auxiliam você, gestor, a tomar as decisões mais assertivas nos processos que acontecem internamente. 

Processos Padronizados 

Para que seus processos correspondem ao escopo de trabalho do negócio, primeiramente você você deve, tendo um sistema de gestão, padronizá-los. Dessa forma, pode ter certeza que o seu trabalho será mais consistente, sobretudo se a sua empresa se encontra em status de escalabilidade. 

Metrificando o seu negócio 

Alguns gestores têm dificuldades em reconhecer o nível em que sua empresa se encontra. A partir disso, é muito comum que eles passem a tomar decisões com base em “achismos”, já que não possuem acesso a dados claros e confiáveis. 

Um sistema de gestão ajuda na tomada de decisão sem "achismos", baseada em dados

Portanto, a principal função do sistema de gestão é permitir o acompanhamento de todas as ações da empresa sob um único viés, gerando relatórios com métricas para que assim você observe e analise o quadro atual da empresa, fazendo com que você tenha a possibilidade de ter as melhores decisões.

Escolhendo o sistema de gestão adequado

Se você chegou até aqui, já sabe quais são as vantagens adquiridas a partir de um momento que contrata um bom sistema, mas você sabe o que é essencial levar em conta ao escolher um para a sua incorporadora? 

Análise todo o lado prático do software 

Para que você e o seu time se adaptem bem à mudança, o sistema de gestão precisa ser intuitivo, ainda mais se o sistema contratado for um ERP que envolve todos os setores. 

Assim, é fundamental que no sistema contratado todas as informações fiquem disponíveis em um painel que apresente a empresa como um todo, pois dessa forma faz com que todos os processos estejam integrados e todos os membros da empresa tenham uma visão macro do negócio. 

Sempre pense no custo-benefício 

Lembre-se que implantar um sistema de gestão requer um investimento financeiro, mas não se pegue ao pensamento que será um gasto. Como você já deve esperar, todo investimento tem um retorno, e você já viu um pouco mais acima quais são os benefícios gerados por um sistema de gestão. 

Sendo assim, priorize os benefícios que a solução poderá trazer em curto, médio e longo prazos. Se os funcionários responsáveis por trazer mais vendas ocupam grande parte da carga horária de trabalho fazendo o cadastro manual das oportunidades de venda, por exemplo, a partir de agora o sistema otimizará esse tempo. 

Assim, seu time pode se concentrar totalmente nas vendas, o que ocasionará um aumento na receito da sua incorporadora. 

Cheque a segurança das informações 

Como qualquer outra empresa no ramo imobiliário que há troca de documentação e dados, o trabalho de uma incorporadora não é diferente. Por isso, um sistema de gestão precisa priorizar a segurança das informações, pois estamos falando de dados dos seus clientes e eles por si só já são muito valiosos – e lembre-se de atender às exigências da LGPD

Sistema de gestão ajuda na segurança das informações

Dessa forma, é crucial que os arquivos seja criptografados. Da mesma forma, é super importante que os servidores possam contar com código SSL, para que assim todas as informações inseridas tenham confidencialidade máxima. 

Conclusão 

Chegamos ao fim de mais um conteúdo, no qual falamos sobre o que é um sistema de gestão, para que serve e quais as suas vantagens dentro da incorporadora. Conseguimos avaliar que implantar um sistema é uma solução condizente com a realidade atual.

Hoje, com os avanços tecnológicos, o mercado exige isso. Além do mais, com todas as vantagens expostas, você pode entender que investir em um bom sistema de gestão é o primeiro passo para a organização interna e a melhora nas relações com seus leads e, consequentemente, um aumento nas vendas.

E quando o assunto é sistema de gestão, é claro que se fala em Construtor de Vendas. Você já conhece? É o CRM imobiliário mais completo do mercado. Através do CV, sua incorporadora tem todos os processos automatizados e facilitados, ampliando a sua visão e potencializando o trabalho da sua equipe. Quer saber mais sobre o CV? Clique aqui