Setor de suprimentos: traga lucratividade para suas obras

11 de outubro de 2017

Você há de concordar com que um dos grandes vilões de uma boa execução de obras é o setor de suprimentos, no que diz respeito à gestão.

Apesar do desperdício de obras representar 8% das perdas, ainda sim, além desse percentual, qualquer falta ou atraso de material tem grande influência no tempo e na verba destinada a execução dela.  

Porém, é possível evitar esses inconvenientes e colocar esse dinheiro, ou até mais no seu bolso.

Mas como?

Não tem segredo, mas sim gestão.

Seja através de um canteiro organizado, ou um almoxarifado muito bem ordenado, uma gestão integrada envolvendo o setor de suprimentos e os outros setores que atuam diretamente com essa gestão, traz grandes ganhos às empresas.

Nesse texto eu vou te demonstrar como essa comunicação auxilia na gestão dos suprimentos. Aqui serão abordados aspectos como a elaboração de um bom orçamento de obra, apropriações de materiais por etapa, a gestão dos insumos e a comunicação dos setores.

Elaboração de um bom orçamento de obra

Orçar bem e repassar tudo o que será utilizado de fato ao seu cliente, ou na sua obra, terá grande importância. Pois é a partir dele que você terá as informações necessárias de quantidade e dos valores aplicados para barganhar cada um dos produtos utilizados nelas.

Porém, as informações de composições de serviços devem estar sempre atualizadas, assim como informações de valores de materiais. Vale a pena utilizar históricos de obras anteriores no caso de similaridade de obra.

Além disso, um orçamento bem feito, poderá trazer grandes ganhos no que se refere negociação de materiais. Pois, acertando nos valores propostos, você fará com que o departamento de compras trabalhe melhores valores com seus fornecedores.

Não se esqueça:

É de grande importância que você tenha um histórico de orçamentos de todas as obras que executou. Não só para controle, mas sim para melhoria contínua. Pois através dessas informações sobre obras similares. E poderá a agradável surpresa de que, em algumas delas, a quantidade de materiais utilizados poderá ter diminuído. Assim, trazendo economia nas futuras compras.

Apropriação dos materiais por etapas de obras a partir do planejamento

Você deve estar se perguntando:

Que diferença faz um planejamento dos materiais utilizados por etapa de obra. Eu respondo, toda a diferença. Além de você saber quanto e como serão utilizados esses materiais na sua obra. Ainda poderá barganhar com o seu fornecedor condições que tragam algum lucro para empresa.

No caso de antecipação de etapas das obras, é importante que o responsável pela execução faça um aviso prévio, pois, assim o seu comprador terá tempo hábil de fazer uma boa compra. Ainda, caso sua empresa trabalhe com o estoque do fornecedor, você poderá antecipar o pedido programado, evitando assim o custo de armazenamento.

Fique atento:

Em momentos de recessão, qualquer economia que se faça na compra do material, traz grande retorno financeiro, ou seja, é sempre bom colocar dinheiro no bolso. Ainda, ter esse processo muito bem elaborado, fará com que sejam evitados atrasos na por falta de material.  

Vale a pena lembrar que poderá cogitar a possibilidade de trabalhar com o estoque do seu fornecedor, evitando o custo de armazenamento ou depreciação dos materiais. E ainda diminuir o custo de transporte. É importante que os setores de compras, execução de  obras e almoxarifado estejam muito alinhados para isso.    

A importância da gestão dos insumos nas obras pelo setor de suprimentos

Cabe ao departamento de engenharia e o setor de suprimentos ter na ponta do lápis quais são os insumos que possuem maior relevância nas obras. Esse se faz através de um gráfico, ou relatório da Curva ABC. A partir desse conhecimento, você saberá o quanto ele representará na sua obra e poderá tomar ações, como, manter um estoque mínimo dele.

Um histórico de negociações, pode ajudar também a barganhar com o seu fornecedor. Pois, através de uma análise das compras, o seu comprador terá informações importantes para negociação. Informações como quantidade de materiais adquiridos e valor de venda.

E tem mais:

É importante que o seu comprador fique atento aos saldos de pedidos destinados às obras. Fazendo isso, irá evitar compras desnecessárias.

Durante a execução dessas, é muito importante que o setor de suprimentos monitore os materiais destinados a cada etapa, ou para cada obra. O controle apurado dessas informações, aliados à análise de tendência, ou melhor, prever eventuais estouros de recursos, prevenirá atraso de obras, por falta de material.

Assim como, ações corretivas que minimizem um saldo negativo, relacionados às compras emergenciais. Tenha na ponta do lápis, e muito bem monitorados, os materiais transferidos de uma obra para outra para que não se percam quantidades, evitando desperdícios.

Dica importante:

É importante trabalhar com mais de um fornecedor de cada material. Imagine se a falta de um material de um único fornecedor, sua obra atrasaria por isso? Além dessa situação, ainda, você ficaria refém do preço aplicado por ele, sem nenhum poder de barganha.

Caso se trabalhe com centrais de estoques descentralizados, é importante que se crie uma comunicação entre elas e a matriz. Assim poderão ser definidas rotas de entrega de materiais, otimizando o custo do transporte delas. E, caso hajam materiais de sobre entre um estoque e outro, você pode trabalhar a transferência deles, já no ato da entrega.

É importante levantar, após a execução das obras se houveram sobras de materiais que podem ser aproveitadas, e comunicar diretamente ao seu almoxarifado. Esse dará entrada das sobras no estoque. E com essa informação, o seu departamento de compras evitará comprar grandes quantidades desses materiais.

A importância da comunicação entre compras e os setores execução das obras, almoxarifado e compras

Esse o mais importante dos itens abordados no texto. É ele que irá fazer com que os itens acima funcionem da melhor maneira possível. A comunicação entre o setor de suprimentos e os demais vai evitar compras em duplicidade, distorções de estoque e desperdício de materiais nas obras.

Imagine você receber uma ligação de falta de material, sabendo que ele existe. Fala com o departamento de compras, eles afirmam que comprara e o seu almoxarife não sabe dele.    

Esses são os impactos da falta de comunicação:

  • Desperdício de material;
  • Depreciação de um material que já havia sido comprado para a obra;
  • Dinheiro desperdiçado desnecessariamente.  

Caso a comunicação funcione bem entre canteiro e setor de suprimentos, você saberá como são utilizados esses materiais. Ainda, quando o seu comprador terá que comprar mais materiais para as obras. E, claro, o seu almoxarife terá pleno conhecimento de quanto de quais itens estão saindo do seu estoque e para onde foram alocados. 

Manter o estoque redondo vai, consequentemente, auxiliar na análise do seu comprador de quais itens terá que comprar para manter um estoque mínimo. Se realmente o material orçado será o suficiente. E ainda poderá aproveitar para fazer boas compras, com bons preços.

Conclusão

Pode-se comprovar a importância da comunicação do setor de suprimentos e todos os envolvidos. Além disso, boas práticas de gestão irão possibilitar que a sua empresa tenha lucratividade. Não só nas questões envolvendo a gestão de suprimentos, mas também, custos referente a transporte e atraso de obra.

Ainda, com os setores muito bem alinhados, possibilitará criação de estratégias para o bom andamento da gestão de suprimentos, melhoria contínua dessas áreas. E diminuição dos ruídos que tragam algum transtorno a empresa.

Tenho certeza que com organização e comunicação, suas obras serão executadas sem dor de cabeça.  Caso seja necessário automatizar essa comunicação, para torná-la ainda mais eficiente. Existem ferramentas no mercado que podem auxiliar nessas questões.

Marcelo Moreira Lalau

  • 10 anos atuando na indústria da construção.
  • Analista de desenvolvimento de vendas
 

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