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Como fazer do setor de compras um diferencial competitivo

4 de junho de 2018

Acredito que você não tenha dúvidas sobre a importância do setor de compras para a competitividade de uma empresa. É ele que deve garantir os materiais necessários, adequar o fornecimento à demanda, bem como evitar desperdícios e atrasos. Tudo isso ao menor custo possível.

É uma tarefa bastante complexa,  ainda mais quando se trata de construção civil, com uma quantidade tão grande de insumos e outras variáveis para controlar.

Por isso, o empreendedor precisa profissionalizar ao máximo essa área a fim de garantir que ela tenha a eficiência necessária.

Entretanto, nem sempre houve essa consciência.

setor de compras

Fonte: Canva

Comprador cumpria função burocrática

Até não muito tempo, essa era uma área sem muita relevância no organograma das empresas. Havia um comprador, normalmente com limitações técnicas, que cumpria a função de forma burocrática.  

Ele negociava com alguns fornecedores da sua agenda, fechava encomendas e sua obrigação terminava aí. Sua atividade nem era considerada estratégica na empresa, era tratada como algo secundário.

Por incrível que pareça, em algumas organizações isso ainda persiste.  

Vamos combinar, a mudança para quem leva a sério essa questão começa por aí.  

É preciso ter pessoas qualificadas para a função. Nas empresas mais organizadas, essa atribuição está sendo exercida por engenheiros, administradores de empresas ou economistas.

setor de compras

Fonte: Tânia Rêgo/Agência Brasil

Vou lhe apresentar um bom exemplo.

Perfil do pessoal do setor de compras evoluiu

A engenheira Joyce Benedetti é a coordenadora de compras da Mbigucci Construtora e Incorporadora, que figura entre as principais construtoras de capital fechado do País.  

Numa palestra pela web,  no link, ela explicou que, com a globalização e a internet, o comprador ganhou novas qualificações. Essa figura, agora, tem uma participação muito mais ativa nas empresas, tendo que dialogar com diversos departamentos.  

Segundo ela, é um profissional que não está só ligado com a obra, mas também alimenta o planejamento, conversa com vendas e interage com o financeiro.  

Também analisa opções do mercado e prevê custos ocultos que possam existir na contratação do material ou do serviço. E ainda propõe ao operacional a troca de algum produto que possa atender melhor a obra do que o que foi proposto inicialmente.

“Ele [o comprador] tem esse papel realmente ativo em todos os estágios da obra”, diz a engenheira.

Atenção para o alerta que ela faz:

Comprador deve visitar a obra regularmente

Um ponto importantíssimo, destaca Joyce, é que o comprador deve visitar a obra regularmente para conhecer o entorno do empreendimento e a logística, além de conferir se o material é condizente com o que foi contratado.  

Assim, ele poderá ter mais argumentos para tratar com o fornecedor, confirmar se a solicitação foi correta e melhorar a gestão das compras.  

Agora, vamos tratar de outro aspecto fundamental:

Você já viu que compor uma equipe qualificada, conforme essa visão estratégica do setor, é um passo fundamental.  

Outra medida importante é lançar mão das alternativas que a tecnologia oferece.

Há muitas opções de softwares e planilhas  

Nessa área, as opções são muitas, para todas as necessidades e recursos disponíveis. Meu conselho é que você comece pesquisando na internet por softwares e planilhas, para encontrar algo adequado ao perfil do seu negócio.  

Não basta mais uma agenda de nomes e uma pilha de cartões na gaveta. Ter uma boa relação de fornecedores, manter os estoques sob total controle, conseguir negociar preços e prazos fica bem mais fácil com essas ferramentas.

Os softwares mantêm um banco de dados com o controle atualizado da entrada e saída de materiais, volume de estoques e previsão de consumo. Também fazem a relação de fornecedores, listas produtos e preços.  

Ainda preveem, com bastante exatidão, das novas aquisições que serão necessárias diante da demanda programada pela empresa.  

Planilhas são menos sofisticadas, mas muito úteis também

Outra opção são as planilhas de controle, nem tão sofisticadas, mas que também mostram adequadamente a situação das compras realizadas, os estoques, gestão dos fornecedores e demais tarefas básicas ao serviço.  

Quem usa recomenda que poucas pessoas manipulem as planilhas, uma vez que os dados são inseridos manualmente, para manter a confiabilidade das informações.  

Mas não é só. Eu vou lhe mostrar outra possibilidade muito interessante para qualificar o setor, assim como as demais áreas da empresa.

Estou falando do ERP. Se você não conhece uma ferramenta dessas, vale a pena conhecer!

 

ERP integra facilmente as compras com outras áreas

O ERP ou Enterprise Resource Planning integras as compras às outras áreas com muita facilidade. Trata-se de uma ferramenta estruturada em módulos, com a qual a empresa dinamiza a comunicação e sincroniza todas as suas interfaces de organização.

Com o módulo de compras, a construtora ou incorporadora agiliza processos e reduz custos, dispõe de informações em tempo real e toma decisões com muito mais segurança.  

É possível avaliar o desempenho de todas as áreas envolvidas direta ou indiretamente com o serviço e seu impacto no resultado final. Isso possibilita identificar e corrigir as distorções e gargalos de toda a cadeia envolvida no abastecimento dos insumos.

No Sienge, por exemplo, temos o módulo Suprimentos, que permite que você gerencie os fluxos de compras, estocagem, distribuição de materiais e a contratação ou prestação de serviços. Ele trabalha de forma integrada com o Financeiro, sempre confrontando as aquisições com os valores e quantidades orçados. 

Vamos avançar mais um pouco no assunto, antes de concluir.

Recomendações úteis sobre fornecedores

Há uma série de recomendações bastante úteis que precisam ser sempre lembradas a respeito dos fornecedores, que são uma peça-chave nessa engrenagem. Uma das mais importantes é ter muito cuidado com quem aparece oferecendo preços muito abaixo do mercado. Desconfie.  

O melhor, principalmente para as empresas maiores, é ter parcerias de longo prazo com fornecedores. Isso possibilita negociar a redução de valores em função do volume contratado.

A engenheira Joyce Benedetti conta que divide as compras na sua empresa em:

  • Compras de materiais convencionais (parafusos, lâmpadas, pisos, etc.)
  • Compras de materiais técnicos, comprados conforme os projetos (elevadores, esquadrias, cremalheiras, etc.).
  • Negociação da tabela, que se refere à compra de materiais comuns a várias obras, como a areia. Isso lhe dá um poder de barganha que otimiza o processo da compra.

A empresa também usa uma planilha de qualificação dos fornecedores. Eles são avaliados por uma escala de notas em relação aos seguintes itens:

  • Qualidade do material
  • Prazo de entrega
  • Execução dos serviços
  • Atendimento
  • Erro de quantidade/preço
  • Transporte, carga e descarga
  • Preenchimento de NF/Fatura
  • EPIs

Cada um desses itens tem um peso e quem atinge pontuação abaixo de 85, por exemplo fica excluído por um período das cotações da empresa. É verificada a causa do problema com esse fornecedor, para tentar melhorar os próximos fornecimentos quando eles forem retomados.  

Definição de bom fornecedor

Com base na sua experiência a engenheira define o bom fornecedor:

“Um bom fornecedor é aquele que tem a tecnologia para fabricar o produto na qualidade exigida, tem a capacidade de produzir as quantidades necessárias e pode administrar o seu negócio com eficiência suficiente para ter lucros e ainda assim vender os produtos a preços competitivos”.

Atenção para o que vem agora:

Recomendações sobre o estoque

setor de compras

Fonte: Sebrae

Outro cuidado especial é a questão do estoque. Se não for bem regulado, compromete a produtividade da empresa.

Produto em excesso, parado, significa capital imobilizado. Por outro lado, a falta de materiais compromete o andamento dos trabalhos e pode até interromper uma obra.

Por isso o material estocado precisa estar dimensionado conforme o fluxo de consumo da empresa. Achar o ponto de equilíbrio é o desafio.

O Sebrae orienta o controle do estoque por tipo de mercadorias/produtos existentes na empresa, da seguinte forma:

  1.    Registrar no Controle de Estoque a quantidade, o custo unitário e o custo total das mercadorias/produtos vendidos.

  2.    Periodicamente, confirmar se o saldo apurado no Controle de Estoque “bate” com o estoque físico existente na empresa.

  3.    Calcular no Controle de Estoque o saldo em quantidade, custo unitário e custo total das mercadorias/produtos que ficaram em estoque.

O custo unitário é calculado pelo custo médio ponderado dividindo-se o custo total pela quantidade. É recomendado também o seguinte:

  • O correto controle das entradas e saídas de materiais deve se constituir em uma obrigatoriedade a ser cobrada rigidamente;
  • Todas as entradas e saídas devem ser anotadas em fichas ou em um sistema informatizado;
  • Qualquer saída de estoque (produção, transferência, troca etc.) deve ser acompanhada de requisição de saída;
  • Não permitir que sejam retiradas mercadorias ou materiais sem a devida requisição e com a identificação de quem retirou;
  • Implantar o “Inventário Rotativo”. Nesse sistema, diariamente são escolhidos alguns itens para serem contados. As diferenças encontradas deverão ser comunicadas e sua causa, investigada;
  • Todo processo de movimentação de estoque deve ser estabelecido por meio das Normas de Entrada e Saída de Estoque. Com informações estatísticas sobre o que está saindo, o gestor pode calcular o giro das mercadorias/materiais, auxiliando na compra para melhor aproveitamento do capital de giro da empresa. Além disso, terá segurança de que estas mercadorias/materiais são utilizadas na empresa, e não desviadas.

Utilize a ficha de estoque

A ficha de controle de estoque (física ou informatizada) tem como objetivo controlar a movimentação individual, as entradas e as saídas dos materiais de estoque.

Portanto, para cada produto existe uma ficha correspondente. Normalmente, constam dessa ficha de controle as seguintes informações:

setor de compras

Fonte: Sebrae

Veja mais sobre isso neste vídeo do Sebrae:

Profissionalização do setor de compras é possível e necessária

Como vimos, não há mais lugar para amadorismos ou improvisações neste departamento. A profissionalização não só é possível como necessária.

Num ambiente instável e tremendamente competitivo como o nosso País, tudo precisa funcionar perfeitamente afinado. Ainda mais quando se lida com material e serviços, que demandam, em média, 60% dos recursos de uma empresa.

Com esse cuidado, certamente, você terá redução de custos e ganhos de produtividade redução de custos. Assim, sua empresa pode transformar o processo de compras num diferencial frente aos concorrentes.

Bem, acredito que este conteúdo tenha sido útil para você e gostaria de saber a sua opinião sobre o tema. Por favor, deixe seu comentário e compartilhe com seus amigos, pode ser útil para eles também.

Obrigado e até a próxima!

 

Tomás Lima

  • Gestor de Conteúdo
  • Graduado em Administração pela UFMG
  • Apaixonado por Construção Civil
 

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