Veja porque é muito mais fácil fazer gestão de NFEs no Sienge

Taiana Silveira

Taiana Silveira

Product Manager dos sistemas de Obrigações Fiscais e Notas fiscais do Sienge. Contadora. Especialista em Contabilidade e Direito tributário.

15 de maio 2020

As NFEs ou Notas Fiscais Eletrônicas, você sabe, representaram um grande avanço como instrumento da área tributária do País. Há muitos anos elas fazem parte da rotina das construtoras, a  partir da implementação do Speed Fiscal, em 2005.

Mas também representam um desafio diário para a administração das empresas, já que o setor lida com uma infinidade de NFEs. Fazer o seu controle com a segurança necessária é uma das dores de empreendedores e gestores. 

Por isso, muitas organizações utilizam uma Plataforma de Gestão Integrada, como o Sienge Plataforma, para automatizar os processos de emissão e recepção das NFEs.

Uma das suas vantagens, além da rapidez e segurança dos controles, é a possibilidade de compartilhar as informações das notas entre os diversos setores.

Na construção civil todas as empresas compram mercadorias de inúmeros fornecedores e contratam serviços. Portanto, um sistema de recepção de NFEs para isso é fundamental.

A emissão de notas é menos comum, mas há companhias que transferem insumos ou estoque entre as obras, enquanto outras até vendem mercadorias. Essas também precisam realizar a emissão de NFEs.

Neste artigo, seguindo a  leitura,  você vai ver tudo que o Sienge pode fazer para facilitar a gestão das NFEs e tornar essa área uma grande vantagem estratégica da sua empresa. 

Benefícios das NFEs 

É preciso lembrar que a NFE (modelo 55) é um documento virtual xml, que se transaciona com a Secretaria Estadual da Fazenda (Sefaz).

Ele gera o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica ou Danfe, que é apenas uma representação visual da NFE. 

O Sebrae aponta que as NFEs são importantes para o governo na regulação e armazenamento de documentos fiscais. 

NFEs: imagem mostra o mapa do Brasil com a sigla das notas fiscais por cima

 Imagem: Saudades/SC

Mas também trazem muitos benefícios aos empresários e consumidores, tais como:

  • Redução em custos de compra e impressão de papel.
  • Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). A natureza eletrônica das NFEs não requerem digitalizações, otimizando o processo de armazenamento.
  • Diminuição nos gastos com armazenagem de documentos fiscais.
  • Otimização e padronização da tecnologia e emissão de notas fiscais.
  • Surgimento de oportunidades, negócios a partir da prestação de serviços ligados à NFE.
  • Incentivo ao uso de novas tecnologias e do comércio eletrônico.

A Nota Fiscal Eletrônica chegou a ser mal vista por muitos empresários, porque exigia custos de implementação. 

Mas depois ficou claro para todos que os seus benefícios superam em muito eventuais problemas. O uso de Plataformas de Gestão como o Sienge veio resolver os principais problemas de gestão das NFEs.

Sienge Plataforma

Antes de tratarmos disso, você precisa saber que o Sienge Plataforma é um sistema integrado de gestão utilizado por mais de três mil construtoras no País.

NFEs: ilustração mostra como funciona o Sienge Plataforma em comparação com os demais softwares e planilhas

 Imagem: Sienge

Ele é capaz de centralizar as informações e integrar todos os setores das empresas, automatizando e coordenando processos. 

Também pode ser expandido, pois consegue é compatível com os outros softwares que a organização esteja utilizando ou queira utilizar nas suas operações. 

É importante ressaltar ainda que se trata de uma tecnologia disponível em nuvem. Os gestores não precisam se preocupar com infraestrutura e sistemas operacionais, isso tudo fica a cargo de quem provê o serviço.

Entre suas vantagens e funcionalidades, estão os sistemas de Emissão e Recepção de NFEs, que você vai conhecer agora. 

Fluxo das NFEs no Sienge

Para você entender melhor, vou lhe explicar como ocorre o fluxo das NFEs no Sienge, conforme a ilustração abaixo.

NFEs: ilustração apresenta em um esquema prático como funciona a emissão de notas fiscais dentro do sistema do Sienge Plataforma

A emissão inicia com a geração da NFE pelo usuário do Sienge. Na nota estarão os dados relativos à transação realizada entre a sua empresa e o cliente. 

Em seguida o Sienge realiza validações automáticas na NFE para garantir que o arquivo está corretamente preenchido com relação aos dados exigidos pela Receita Federal

Após a NFE ter os dados preenchidos e ter sido validada, o usuário pode fazer a transmissão por meio do Sienge para a Secretaria da Fazenda Estadual (Sefaz). 

No processo de transmissão o Sienge realiza a assinatura digital da NFE por meio do certificado digital da empresa. 

A Sefaz, por sua vez, recebe e valida o arquivo transmitido pelo Sienge, para então autorizar o seu uso. 

Na sequência, a Sefaz devolve o arquivo eletrônico para o Sienge, que faz o armazenamento e envio para o destinatário da NFE. 

Ao final do processo a empresa pode realizar a impressão da Danfe,  para acompanhar a circulação da mercadoria. 

Já o sistema de recepção de NFE busca as NFEs emitidas “contra” a construtora na Sefaz e traz para o Sienge.

Tanto as informações das NFe emitidas, quanto das NFe recebidas, são integradas com os demais sistemas do Sienge. 

Veja o que acontece depois disso

Na emissão de NFE – A partir de emitida a NFE, ela é cadastrada automaticamente no sistema de contas a receber e suas informações são consideradas automaticamente no sistema de obrigações fiscais.

Na recepção de NFE – Assim que é recebida a NFE no sistema de recepção,  todas as suas informações ficam disponíveis para cadastro nos sistemas de compras, contas a pagar e obrigações fiscais. 

A escrituração das NFe é feitas nestes sistemas a partir do comando do usuário.

Agora você vai conhecer alguns dos principais benefícios dos sistemas de gestão de NFEs do Sienge.

Diferencial do Sienge para NFEs

O maior diferencial do Sienge nesse aspecto é que os sistemas de emissão e recepção de NFEs são totalmente integrados com os sistemas Financeiro e Fiscal da plataforma.

Isso agiliza enormemente o processo de cobrança das NFEs (para notas emitidas) e escrituração (para emitidas e recebidas).

Ele apresenta ainda as seguintes vantagens e soluções:

Quanto à emissão de NFE:

  • Integração com contas a receber e obrigações fiscais.
  • Agilidade na emissão das NFEs, tudo em um só lugar.
  • Integração com a emissão de boletos.
  • Emissão de NFE de importação (mercadorias adquiridas do exterior).
  • Emissão de NFE de exportação (mercadorias vendidas para o exterior).
  • NFE de serviço, que é utilizada para os casos em que há autorização dos municípios que aceitam NFE – modelo 55.

Quanto à recepção de NFE:

  • Integração com contas a pagar, compras e obrigações fiscais.
  • Automatização na escrituração das NFEs.
  • Controle sobre as NFe emitidas contra a empresa
  • Ótima usabilidade do sistema de recepção.

Problemas resolvidos

São muitos os problemas que o Sienge resolve. Por exemplo, a empresa consegue capturar em questão de segundos todas as NFEs emitidas contra o seu CNPJ.

O controle sobre elas é total, evitando fraudes e erros dos emissores. 

Ele também tem a escrituração das NFEs no sistema de contas a pagar e obrigações fiscais automatizado. 

Isso evita erros de digitação, atraso no recebimento das NFEs e grande diminuição de retrabalho.

E está tudo em um só lugar! 

Você pode consultar suas NFEs recebidas e emitidas a qualquer momento e em qualquer lugar através do Sienge.

Antes de continuarmos, vou apresentar a você uma ótima sugestão, o nosso E-book “Nota Fiscal Eletrônica: Por que você precisa de um sistema integrado?”.

Ele apresenta com muitos detalhes todas as vantagens da NFE e os benefícios de possuir um sistema como o Sienge para gerenciar esse processo. 

Para baixá-lo gratuitamente basta clicar na imagem

NFEs: imagem mostra um ebbok sobre nota fiscal eletrônica

Mais agilidade e  menos falhas

A prática tem comprovado a importância dos sistemas de NFEs do Sienge para digitalizar e automatizar as transações dessas notas nas empresas da construção civil.

O Sienge consegue agilizar ao máximo todas as operações envolvendo a emissão e recepção de NFEs. 

Ao mesmo tempo, faz a ponte entre os sistemas de Compras, Financeiro e Fiscal das organizações.

Por fim, com a gestão de NFEs do Sienge você assegura mais eficiência e também menos riscos de falhas que podem ocasionar multas e outros transtornos.

Caso você queira mais informações ou alguma orientação sobre isso, faça contato conosco, que teremos satisfação em ajudá-lo.

Agora, deixe seu comentário e compartilhe com seus amigos e colaboradores, pode ser útil para eles também. 

Obrigada pela leitura e até o próximo artigo.