NFe – Manifesto do destinatário para construtoras

Marcelo Pinheiro de Araujo

Marcelo Pinheiro de Araujo

Formado em Sistemas de Informação
Product Manager na HostGator Latin América

13 de setembro

Se você chegou até esse artigo, é porque já conhece os riscos envolvidos em não armazenar corretamente suas Notas fiscais eletrônicas. Se ainda não conhece esses riscos, sugiro que leia o artigo Nota Fiscal Eletrônica de compra – por quê e como armazenar.

Gostaria de começar esse post indo direto ao ponto: Você não precisa guardar as DANFES impressas que recebe de seus fornecedores!

Neste post você vai entender porque é desnecessário armazenar DANFE e enxergar que você só tem custos e desperdício de tempo das pessoas com este armazenamento. Porém, a boa notícia é que existe uma ótima solução para isso disponibilizada pelo governo. Chama-se: Manifesto do Destinatário.

Por que as construtoras armazenam a DANFE?

Já sabemos que é importante e obrigatório armazenar apenas o arquivo xml da Nota Fiscal Eletrônica, porém, já vi 3 situações diferentes:

  1. Construtoras que guardam o xml e a DANFE como anexo do seu contas a pagar;
  2. Construtoras que guardam o xml e a DANFE impressa em arquivos físico;
  3. Construtoras que guardam apenas a DANFE impressa e/ou arquivos anexos no Contas a Pagar e simplesmente desprezam o arquivo xml.

Dentre as situações citadas acima, a número 3 sem dúvidas é a mais grave de todas, porque a construtora desconhece totalmente o risco que está correndo.

Normalmente as empresas justificam a guarda de DANFE impressa ou em arquivo por questões burocráticas e para provar alguma coisa que pode ser que venham a precisar algum dia.

Já vi empresas que quando recebem um material, pegam a DANFE impressa a carimbam. Além disso alguém ainda assina e ela é guardada cuidadosamente na  pasta do fornecedor em uma gaveta de um arquivo físico.

Problemas no armazenamento físico

Qualquer empresário independente do segmento de negócio sabe que estoque é dinheiro parado e a manutenção de um estoque gera custos.

Análogo ao estoque, gerenciar documentos impressos e guardados em arquivos também gera custos, estes muitas vezes invisíveis para as empresas, como por exemplo:

    • Precisa gerenciar: dependendo do volume, pode ser necessário contratar uma pessoa especificamente para cuidar do arquivo;
    • Ocupa espaço físico: este espaço poderia ser usado para qualquer outra coisa ou monetizar através de um aluguel;
    • Perda financeira quando um documento extravia: em uma auditoria ou fiscalização da Receita Federal, o extravio de um documento pode gerar multas;
    • Pode pegar fogo!

Nas últimas décadas o mundo sofre uma transformação digital, isso influencia diretamente em como as empresas fazem gestão. Cada vez mais os hábitos comando e controle nascidos na época da revolução industrial estão caindo por terra.

Sendo assim, cada vez mais se torna desnecessário manter documentos, assinaturas e carimbos. Isso resulta diretamente em economia financeira.

Quer resolver isso? Conheça o Manifesto do Destinatário

Conforme o próprio nome já diz, o destinatário da Nota Fiscal Eletrônica manifesta sua participação na operação. É a oportunidade do destinatário confirmar se as informações estão corretas e se de fato tem conhecimento sobre a Nota Fiscal.

Existem 4 tipos de manifestos:

Ciência da Emissão

O destinatário manifesta que reconhece a Nota fiscal. A finalidade desta é apenas disponibilizar o arquivo xml para o download, não se trata de uma manifestação.

Confirmação da Operação

A confirmação é utilizada quando o destinatário confirma que recebeu os materiais descritos na Nota Fiscal, ou seja, no ato do recebimento físico ou posterior. No caso de construtoras, o ideal é confirmar a operação no momento que o material chega na obra ou no almoxarifado.

Operação não realizada

Quando você reconhece a operação, porém, não recebeu o material descrito na Nota Fiscal, você pode manifestar como Operação não realizada. Outras situações para utilizar esta opção são:

  • Sinistro durante o transporte do material;
  • Material entregue errado.

Desconhecimento da operação

Este tipo de manifesto é utilizado quando o destinatário não reconhece a operação contra seu CNPJ. É muito útil e importante para evitar possíveis fraudes e dores de cabeça por Notas Fiscais emitidas erroneamente contra sua construtora.

Vantagens da Manifestação

A manifestação do destinatário sem dúvidas traz mais transparência para as operações comerciais, aumenta a segurança das informações e reduz o risco de fraudes.

As principais vantagens para sua construtora:

  • Saber imediatamente todas as Notas Fiscais Eletrônicas emitidas contra sua construtora em qualquer lugar do país;
  • Ter um controle de todas as operações: concluídas e não concluídas;
  • Download automático de todos os xml de Notas Fiscais. Nunca mais dependa de fornecedores para enviar os arquivos;
  • Segurança. Uma vez manifestada, a Nota Fiscal não pode mais ser cancelada. Isso mitiga o risco de alguém emitir uma nota só para transportar material e depois cancelar;
  • Eliminar o canhoto da DANFE . A manifestação torna dispensável a assinatura do canhoto da NF-e porque a confirmação fica registrada nos servidores da SEFAZ.

Conclusão

O objetivo deste artigo é chamar atenção para o Manifesto do Destinatário. Considere utilizar em sua construtora, você só terá vantagens. O armazenamento físico de Nota Fiscal Eletrônica é extremamente arriscado e o Manifesto do destinatário resolve esse problema.

O Sienge pode te ajudar ter uma gestão segura e integrada de suas notas fiscais. Saiba mais nesse link.

Ficou alguma dúvida? Ficaremos felizes em receber seu comentário.