Se você chegou até esse artigo, é porque já conhece os riscos envolvidos em não armazenar corretamente suas Notas fiscais eletrônicas. Se ainda não conhece esses riscos, sugiro que leia o artigo Nota Fiscal Eletrônica de compra – por quê e como armazenar.
Gostaria de começar esse post indo direto ao ponto: Você não precisa guardar as DANFES impressas que recebe de seus fornecedores!
Neste post você vai entender porque é desnecessário armazenar DANFE e enxergar que você só tem custos e desperdício de tempo das pessoas com este armazenamento. Porém, a boa notícia é que existe uma ótima solução para isso disponibilizada pelo governo. Chama-se: Manifesto do Destinatário.
Por que as construtoras armazenam a DANFE?
Já sabemos que é importante e obrigatório armazenar apenas o arquivo xml da Nota Fiscal Eletrônica, porém, já vi 3 situações diferentes:
- Construtoras que guardam o xml e a DANFE como anexo do seu contas a pagar;
- Construtoras que guardam o xml e a DANFE impressa em arquivos físico;
- Construtoras que guardam apenas a DANFE impressa e/ou arquivos anexos no Contas a Pagar e simplesmente desprezam o arquivo xml.
Dentre as situações citadas acima, a número 3 sem dúvidas é a mais grave de todas, porque a construtora desconhece totalmente o risco que está correndo.
Normalmente as empresas justificam a guarda de DANFE impressa ou em arquivo por questões burocráticas e para provar alguma coisa que pode ser que venham a precisar algum dia.
Já vi empresas que quando recebem um material, pegam a DANFE impressa a carimbam. Além disso alguém ainda assina e ela é guardada cuidadosamente na pasta do fornecedor em uma gaveta de um arquivo físico.
Problemas no armazenamento físico
Qualquer empresário independente do segmento de negócio sabe que estoque é dinheiro parado e a manutenção de um estoque gera custos.
Análogo ao estoque, gerenciar documentos impressos e guardados em arquivos também gera custos, estes muitas vezes invisíveis para as empresas, como por exemplo:
- Precisa gerenciar: dependendo do volume, pode ser necessário contratar uma pessoa especificamente para cuidar do arquivo;
- Ocupa espaço físico: este espaço poderia ser usado para qualquer outra coisa ou monetizar através de um aluguel;
- Perda financeira quando um documento extravia: em uma auditoria ou fiscalização da Receita Federal, o extravio de um documento pode gerar multas;
- Pode pegar fogo!
Nas últimas décadas o mundo sofre uma transformação digital, isso influencia diretamente em como as empresas fazem gestão. Cada vez mais os hábitos comando e controle nascidos na época da revolução industrial estão caindo por terra.
Sendo assim, cada vez mais se torna desnecessário manter documentos, assinaturas e carimbos. Isso resulta diretamente em economia financeira.
Quer resolver isso? Conheça o Manifesto do Destinatário
Conforme o próprio nome já diz, o destinatário da Nota Fiscal Eletrônica manifesta sua participação na operação. É a oportunidade do destinatário confirmar se as informações estão corretas e se de fato tem conhecimento sobre a Nota Fiscal.
Existem 4 tipos de manifestos:
Ciência da Emissão
O destinatário manifesta que reconhece a Nota fiscal. A finalidade desta é apenas disponibilizar o arquivo xml para o download, não se trata de uma manifestação.
Confirmação da Operação
A confirmação é utilizada quando o destinatário confirma que recebeu os materiais descritos na Nota Fiscal, ou seja, no ato do recebimento físico ou posterior. No caso de construtoras, o ideal é confirmar a operação no momento que o material chega na obra ou no almoxarifado.
Operação não realizada
Quando você reconhece a operação, porém, não recebeu o material descrito na Nota Fiscal, você pode manifestar como Operação não realizada. Outras situações para utilizar esta opção são:
- Sinistro durante o transporte do material;
- Material entregue errado.
Desconhecimento da operação
Este tipo de manifesto é utilizado quando o destinatário não reconhece a operação contra seu CNPJ. É muito útil e importante para evitar possíveis fraudes e dores de cabeça por Notas Fiscais emitidas erroneamente contra sua construtora.
Vantagens da Manifestação
A manifestação do destinatário sem dúvidas traz mais transparência para as operações comerciais, aumenta a segurança das informações e reduz o risco de fraudes.
As principais vantagens para sua construtora:
- Saber imediatamente todas as Notas Fiscais Eletrônicas emitidas contra sua construtora em qualquer lugar do país;
- Ter um controle de todas as operações: concluídas e não concluídas;
- Download automático de todos os xml de Notas Fiscais. Nunca mais dependa de fornecedores para enviar os arquivos;
- Segurança. Uma vez manifestada, a Nota Fiscal não pode mais ser cancelada. Isso mitiga o risco de alguém emitir uma nota só para transportar material e depois cancelar;
- Eliminar o canhoto da DANFE . A manifestação torna dispensável a assinatura do canhoto da NF-e porque a confirmação fica registrada nos servidores da SEFAZ.
Conclusão
O objetivo deste artigo é chamar atenção para o Manifesto do Destinatário. Considere utilizar em sua construtora, você só terá vantagens. O armazenamento físico de Nota Fiscal Eletrônica é extremamente arriscado e o Manifesto do destinatário resolve esse problema.
O Sienge pode te ajudar ter uma gestão segura e integrada de suas notas fiscais. Saiba mais nesse link.
Ficou alguma dúvida? Ficaremos felizes em receber seu comentário.
