Orçamento, planejamento e controle são etapas importantes e decisivas para um projeto de construção civil. Por esse motivo exigem dedicação total e atenção redobrada em seu desenvolvimento.
A gestão financeira de obra, que permeia todas essas etapas e as demais envolvidas em um projeto, deve estar alinhada com cada fase, a fim de organizar e gerenciar os recursos destinados ao mesmo. Afinal, um bom controle orçamentário e financeiro vai definir o andamento e a conclusão da obra dentro do previsto inicialmente.
Integrar o planejamento à gestão financeira de obra ajuda a aumentar o controle sobre o orçamento, organizar o fluxo de caixa e direcionar os recursos financeiros de forma mais estratégica e eficiente.
No artigo de hoje, quero mostrar como é possível fazer a integração do planejamento com a gestão financeira da obra e ter melhores resultados a partir disso.
Quais são os desafios da gestão financeira de obras?
Quantas vezes você ouviu que uma obra gastou mais do que estava previsto? Esse tipo de comentário não é incomum. Pelo contrário, podemos dizer que é quase um padrão. Toda obra pode facilmente sair do orçamento previsto, e essa não é exatamente a parte mais crítica.
O grande perigo é quando esses desvios não são conscientes, quando não são percebidos com antecedência e quando comprometem o resultado de forma significativa, desviando do planejamento estratégico da empresa.
Em geral, as obras seguem um planejamento prévio, mas alguns obstáculos, como a falta de ferramentas de cronograma e controle, podem interferir na evolução do projeto conforme o planejado.
Quando realizado através de ferramentas muito manuais, que exigem a inserção e atualização de arquivos com frequência, as chances de a equipe apresentar dificuldades no controle são grandes.
Isso porque os profissionais não conseguem atualizar essas planilhas na hora, acabam perdendo alguma informação e não conseguem ter uma visão de longo prazo com esses recursos. Normalmente, isso acontece quando o engenheiro é o único responsável pelo planejamento e ele está na obra, enquanto os sistemas estão no escritório, por exemplo.
Os desafios da falta de recursos e ferramentas certas são tantos que é praticamente impossível garantir que a obra não vai extrapolar o orçamento, comprometendo e dificultando a gestão financeira do projeto.
Como resolver os problemas da gestão financeira de obra?
Inovação é a palavra de ordem neste caso. Sendo assim, o primeiro passo para mudar esse cenário é investir em tecnologia, pois não é possível ter resultados diferentes utilizando os mesmos métodos e ferramentas de sempre. Ou seja, se os recursos que você está utilizando para fazer a sua gestão financeira de obra não são efetivos, você precisa buscar outras alternativas.
A tecnologia voltada para a construção civil evoluiu muito nos últimos anos, hoje temos soluções que atendem completamente diferentes dores do setor. Essas soluções têm mudado completamente o cenário, proporcionando resultados importantes para a evolução do mercado.
Em seguida, invista na integração entre planejamento e gestão financeira de obra. Essa integração vai permitir que você faça um acompanhamento, em tempo real, do status da obra e do orçamento do projeto. Ou seja, você consegue saber exatamente quanto foi gasto até o momento, quanto ainda precisa ser investido, quais fases foram finalizadas, o que ainda está em andamento, elaborar cenários, simular resultados etc.
Você tem todas as informações mais importantes sobre o projeto conectadas e disponíveis em um só lugar, e essa é uma das principais vantagens de introduzir cada vez mais tecnologia no dia a dia da sua construtora.
Como deve ser a integração entre planejamento e gestão financeira de obra?
A integração entre planejamento e gestão financeira de obra deve ser estratégica, permitindo o alinhamento entre as duas visões e entregando mais resultados para a empresa. O escritório e o canteiro de obras precisam estar conectados para proporcionar maior assertividade na tomada de decisões e projeções nos níveis estratégico, tático e operacional.
Quando se utiliza tecnologia da forma apropriada, tudo que acontece na obra fica reunido em um só lugar e disponível para todos envolvidos no projeto. Assim, a cada atualização, todas as áreas conseguem ter acesso às novas informações e saber quais foram as alterações no projeto e como está a sua evolução.
Com esses dados, é possível programar quanto será necessário comprar de material para a próxima etapa da obra, quantos profissionais precisam ser contratados, quais equipamentos precisam ser alugados etc.
Além disso, em caso de qualquer imprevisto que possa impactar no andamento da obra, todos têm acesso às informações e conseguem se organizar para revisitar o planejamento o quanto antes e corrigir o gargalo encontrado nos próximos dias de trabalho.
Se uma etapa não foi concluída dentro do prazo, por exemplo, a locação de alguns equipamentos pode precisar ser adiada, evitando um exposição de caixa e que esse investimento seja perdido. Por isso a importância da previsibilidade.
Aqui na Prevision, nós desenvolvemos uma solução totalmente focada em planejamento e gestão eficiente de obras, que possui integração com as soluções de gestão financeira da obra do Sienge.
Essa integração permite que a EAP de orçamento do Sienge seja importada para a Prevision e vinculada à EAP de planejamento criada previamente dentro da nossa plataforma. Com essas informações, o sistema faz a apropriação de custos em cada tarefa ou serviço que consta no cronograma da obra.
Além disso, o avanço físico acumulado das tarefas ou serviços e as novas datas de execução dessas atividades são exportados da Prevision para o Sienge em apenas um clique. Assim, todos os desdobramentos do planejamento podem ser utilizados para o melhor desempenho geral do projeto.
Entenda como funciona a integração
Desenhamos a seguir um esquema simples de como funciona a integração de planejamento e gestão financeira de obra entre Prevision e Sienge. Confira a seguir e, se tiver interesse, assista ao vídeo para aprofundar ainda mais!
- EAP de orçamento de obra é elaborada no Sienge;
- EAP de planejamento de obra é elaborada na Prevision;
- Prevision importa a EAP de orçamento e faz a vinculação entre orçamento e planejamento, apropriando custos em cada tarefa/serviço do cronograma da obra;
- Prevision registra as atualizações e revisões do cronograma, o avanço físico da obra e de cada uma dessas tarefas/serviços, além de apresentar na EAP de planejamento e de orçamento;
- Prevision exporta para o Sienge a medição física acumulada de cada tarefa/serviço e uma nova versão do planejamento de obras. Nessa versão, os custos e datas são atualizados em conjunto e os percentuais são projetados ao longo do tempo.
Você pode entender melhor sobre a integração neste vídeo:
Com essa integração, conseguimos resolver diversos desafios da gestão financeira de obra, como:
- Simplificamos e automatizamos os processos de planejamento, pois a atividade passa a ser feita em poucas horas e a atualização em alguns minutos. O engenheiro não perde mais aquele tempo de ter que atualizar as planilhas;
- Tornamos a comunicação entre o escritório e o canteiro muito mais rápida, pois as informações estão todas no sistema, basta acessar para saber tudo que está acontecendo;
- E conseguimos diminuir os desperdícios em todas as etapas, pois os materiais são usados de forma mais estratégica e planejada. O engenheiro consegue gerenciar as informações da obra à distância e outros benefícios.
O que muda para quem utiliza o Sienge?
Para quem já utiliza o Sienge, mas ainda não conhece a Prevision, existem alguns benefícios que resultam da integração. Entre eles, o Custo por Nível terá informações mais íntegras e alinhadas com o real status da obra, e a conexão entre físico e financeiro vai permitir análises econômicas e de fluxo de caixa mais ágeis e precisas.
Além disso, o Diário de Obras será atualizado mais rápido, com as informações reais sobre o status da obra, e o cronograma de suprimentos e compras poderá ser elaborado de forma alinhada com as prioridades da obra e com maior praticidade.
Temos ainda a grande vantagem de que as distorções causadas pela importação de planilhas de Excel e MS Project serão eliminadas, e isso vai melhorar a qualidade das informações no cronograma físico-financeiro.
O objetivo com essa integração entre Sienge e Prevision é garantir que o cliente terá as informações da obra centralizadas e consolidadas em gráficos didáticos e interativos. Assim, ele poderá acompanhar os principais indicadores em uma única tela, em tempo real e a partir de qualquer dispositivo.
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