Gestão de estoque de obra: você está fazendo corretamente?

Marcus Vinicius D. B. Castro

Marcus Vinicius D. B. Castro

Head de Produto no Sienge
Atua no desenvolvimento de soluções inteligentes visando otimizar os resultados dos projetos do mercado da Construção

5 de agosto 2021

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A gestão de estoque de obra é um ponto fraco de muitas empresas da construção, e isso se torna um problema muito grande quando afeta a qualidade ou o prazo de uma obra. Por isso, é essencial achar formas de tornar essa gestão mais simples e eficaz.

E, se isso é um problema que você enfrenta no dia a dia, a boa notícia é que a solução pode ser mais fácil do que você imagina. Com bons processos e ferramentas nos lugares certos, a gestão de estoque pode mudar muito.

Por isso, neste artigo eu vou te mostrar a importância da gestão de estoque de obra, como fazer isso do jeito certo e dar algumas dicas práticas de melhorias para você aplicar.

Qual a importância da gestão de estoque de obra

O estoque tem uma função importante para o sucesso de uma obra: garantir que o trabalho não pare nem reduza o ritmo a ponto de atrasar o cronograma do projeto. Então, isso quer dizer que se não há uma boa gestão de estoque de obra, o trabalho pode sair do controle. Aliás, a chance de isso acontecer é grande.

gestão de estoque é essencial para a obra

E, na prática, isso tem várias implicações negativas, como:

  • aumento de custos com mão de obra, materiais e licenças;
  • clientes insatisfeitos e problemas com distrato;
  • perda de oportunidades de mercado;
  • problemas com fluxo de caixa;
  • entre outros problemas.

Por outro lado, quando a empresa consegue manter a gestão do estoque sob controle, isso mantém os preços, prazos e acordos em dia e abre espaço para novos negócios. Em outras palavras, não se trata só de manter um estoque abastecido, mas de administrar bem as obras e manter a empresa organizada e saudável.

Conheça os 3 pilares da gestão de estoque de obra

Agora que nós deixamos claro o valor da gestão de estoque de obra, você precisa conhecer os 3 pilares que compõem essa boa gestão. E quando eu falo em 3 pilares, um detalhe essencial já fica claro:

É um grande engano pensar que o controle do estoque envolve só os materiais usados no canteiro. Pelo contrário, este é apenas um dos elementos que fazem diferença entre manter a obra sob controle ou ver o caos se instaurar.

Por isso, veja agora os 3 pilares e evite cometer o erro de ignorar um deles:

1. Pessoas

O primeiro pilar que você precisa considerar é o da gestão de pessoas, e essa é a parte mais importante (e difícil) da gestão de estoque de obra. Por quê?

Você vai precisar lidar com pessoas ansiosas, sob pressão ou que não entendem porque é preciso seguir certo processo para controlar as entradas de itens do estoque. Além disso, você terá de fazer pedidos, lidar com fornecedores e lidar com imprevistos. E isso tudo exige lidar bem com pessoas que ocupam diferentes papéis na obra.

2. Materiais

O segundo pilar é o mais óbvio: dos materiais. Como eu vou te mostrar em mais detalhes daqui a pouco, você precisa controlar as entradas e saídas, a logística de transporte, armazenagem e vários outros pontos sensíveis para manter o estoque sob controle.

Para isso, o responsável pelo estoque precisa conhecer os materiais de maneira específica para não tomar decisões ruins que atrapalham o andamento da obra.

3. Processos

Por último, é preciso ficar de olho nos processos que a empresa usa para lidar com os dois pilares anteriores.

E a falta de processos claros é o primeiro sinal de alerta: se a cada obra o estoque é controlado de um jeito, ou durante a mesma obra o procedimento de controle e liberação de itens muda várias vezes, você tem um problema.

Por isso, sempre revise os processos, procure gargalos e pontos de falha na comunicação. Por exemplo, se você tem um ponto em toda obra em que o mesmo problema de estoque sempre se repete, isso é um problema de processo.

Como fazer a gestão de estoque de obra do jeito certo

A gestão de estoque de obra não precisa ser um bicho de sete cabeças. Pelo contrário, você só precisa ficar atento a estes quatro pontos:

  1. Controle de entrada e saída: quantos materiais saem e quantos entram no estoque todo dia, ou toda semana? É importante manter o controle para não faltar nem sobrar.
  2. Estoque mínimo e máximo: quanto é o mínimo de estoque que você precisa ter para a obra continuar segura? E o máximo que o almoxarifado suporta sem causar problemas? É preciso ter esse cálculo e segui-lo à risca.
  3. Tempo de reposição de cada item: quanto tempo leva para repor um item que sai do estoque? Saber disso ajuda a determinar quando é preciso fazer novos pedidos para manter o estoque sob controle.
  4. Armazenagem eficiente: qual é o modo correto de armazenar cada material para não estragar nem perder propriedades? Sem isso você corre o risco de comprometer parte do estoque e parar a obra.

3 práticas para uma gestão de estoque de obra mais eficiente

Não importa qual é o tamanho da sua empresa ou das obras em que você trabalha, nem o seu nível atual de gestão de estoque, sempre é possível melhorar. E, na maioria dos casos, isso envolve alguns ajustes finos que fazem toda a diferença.

Veja agora 3 boas práticas que você pode seguir para tornar a sua gestão de estoque mais eficiente sem ter trabalho demais:

1. Use uma planilha de controle de estoque

Uma forma simples de manter a sua gestão de estoque de obra eficiente é usando uma planilha de controle de estoque. Assim como você dá atenção ao seu financeiro, por controlar as entradas e saídas de dinheiro, pode fazer com o almoxarifado.

E a boa notícia é que nós criamos uma planilha de controle de estoque ideal para você. Ela já está pronta, basta você fazer o download e começar a usar no dia a dia.

2. Avalie os dados para otimizar os processos

Outra boa prática que você pode (e deve) seguir é analisar os dados das suas obras para otimizar os processos. Mas, como assim?

Os dados que você guarda ao fazer o controle de entradas e saídas revelam padrões de erros e acertos na sua gestão de estoque. Ao analisar esses dados é possível entender os padrões e mudar os processos para ser mais eficiente. Assim, você aprende com erros que parecem “escondidos” à primeira vista, e os evita no futuro.

3. Integre a gestão do estoque com outras áreas da empresa

Por fim, uma solução que vai mudar não apenas a qualidade da sua gestão de estoque, mas de toda a sua empresa, é integrar os dados de diferentes setores. E a melhor forma de fazer isso é com uma plataforma integrada de gestão para construção civil.

gestão integrada ajuda no controle de estoque

Em vez de deixar cada setor reunir suas próprias informações e resolver problemas de forma isolada, a plataforma integrada dá uma visão mais ampla de todos os processos da empresa.

Assim, você consegue entender as etapas que vêm antes e depois do que acontece no estoque da obra, e isso torna mais fácil tomar decisões melhores em todos os cenários.

Assim, fica claro que a gestão de estoque de obra não é importante só para manter os materiais em dia no canteiro, mas também envolve a organização das pessoas na obra. Quanto mais claro fica que uma obra eficiente depende da boa gestão de pessoas e processos, tudo fica mais fácil, inclusive manter o estoque sob controle.

Além de melhorar o seu controle de estoque, a gestão integrada também aumenta sua produtividade. Veja como isso acontece lendo este artigo!

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