4 dicas essenciais na gestão de contas de construtoras

Mauricio Borges

Mauricio Borges

Product Manager especialista em produtos financeiros e engenharia de produção.

15 de abril 2020

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Você deve saber que uma boa gestão de contas bancárias é fundamental para a saúde financeira das empresas de qualquer área.

Mais ainda numa atividade tão complexa como a construção civil, com tantas variáveis na sua atividade, como os inúmeros fornecedores e prestadores de serviço.

Mas nem sempre essa área recebe a devida atenção. Muitas vezes é gerida na base do improviso, especialmente nas empresas de pequeno e médio porte.

É comum ver extratos e boletos espalhados pelas mesas dos administradores, sem nenhum controle sistemático. Isso pode ter consequências desastrosas para os negócios!

Uma administração amadora das contas pode significar uma sangria nos recursos das empresas, que às vezes o empreendedor nem nota.

O improviso na gestão financeira, a falta profissionais qualificados e dos modernos recursos técnicos disponíveis expõem as construtoras a uma fragilidade que coloca em risco sua sobrevivência.

Por isso, prosseguindo na leitura, você vai ter uma noção completa da importância disso e de como pode fazer uma administração segura da sua movimentação financeira.

Gestão de contas: controle bancário

O Sebrae faz um alerta muito forte sobre a necessidade de controles financeiros para a gestão do capital de giro.

Gestão de contas

“Gerir as finanças corretamente traz tranquilidade para pensar em novos investimentos, seja em inovação, produtos ou melhorias na estrutura empresarial”, diz a instituição de apoio às micro e pequenas empresas.

Neste sentido, acrescenta, os controles financeiros são especialmente úteis para as tomadas de decisões, inclusive as mais estratégicas e importantes.

“Pode-se dizer que as informações geradas por esses controles representam o primeiro estágio na gestão do capital de giro.”

Quanto ao controle bancário, ele é o registro diário de toda a movimentação e do controle de saldos existentes. Ou seja, os depósitos e créditos na conta (ou contas) das organizações.

Também inclui os pagamentos feitos por meios bancários e demais valores debitados em conta. Tais como tarifas bancárias, juros sobre saldo devedor, contas de energia, água e telefone e todas as demais.

A gestão de contas tem duas finalidades:

  1. Confrontar os registros da empresa e os lançamentos gerados pelo banco, além de apurar as diferenças nos registros, se isso ocorrer.
  2. Gerar informações sobre os saldos bancários existentes, inclusive se são suficientes para pagar os compromissos do dia.

Isso reforça a ideia de que o controle das contas é essencial não só para a empresa ter o diagnóstico da sua saúde financeira. A gestão de contas também evita custos adicionais com créditos, devido à ausência pontual de caixa.

Um outro aspecto pouco observado: também auxilia na política de compliance das empresas, pois pode apoiar a descoberta de custos desconhecidos nas suas finanças.
Como você sabe, compliance no meio empresarial significa atuar em conformidade com as leis e regulamentos externos e internos, transparência e correção nas suas operações. Leve isso em conta, também.
Agora, vamos ver cada um dos principais itens da gestão de contas e o que você mais deve cuidar em relação a cada um deles:

Operações Financeiras

Inclui as movimentações de saques, depósitos e transferências. Em relação a isso é importante aproveitar a farta oferta de fintechs e instituições financeiras para escolher produtos com tarifas atrativas.

Não se acomode ao que já utiliza, veja “na ponta do lápis” seus custos com tarifas bancárias e trace como objetivo diminuir esses gastos.

Você não imagina o quanto muitas empresas têm se surpreendido com a economia que conseguem neste item.

Medo de perder supostas vantagens que o banco atual já oferece e o bom relacionamento com o gerente levam muitos a se apegar a uma instituição financeira.

Não percebem o quanto estão perdendo, realmente, com taxas altíssimas para manter suas contas.

No entanto, além dos bancos mais conhecidos, também existem no Brasil cerca de 550 fintechs, conforme um relatório do Radar FintechLab do ano passado.
São start ups, normalmente, que usam a tecnologia de ponta para oferecer serviços do sistema financeiro muito mais baratos que os bancos.

Conseguem isso porque seus custos operacionais são muito menores.

Fica essa dica para você:
Vale a pena você fazer um bom levantamento das possíveis vantagens para sua construtora em outros bancos e entre as fintechs.

Ainda sobre as operações financeiras, tenha muito cuidado no preenchimento de dados para evitar transferências e pagamentos indevidos.

É impressionante quanto desperdício de tempo e dinheiro acontece nas empresas por esses descuidos.

Cadastro de Contas 

Envolve os trabalhos de abertura, inicialização de saldo e encerramento de contas. Da mesma forma que no item anterior, é importante escolher as instituições com tarifas adequadas e com amplo portfólio de produtos.

É necessário ainda ter o cuidado de encerrar as contas que não usa mais, especialmente aquelas temporárias – vinculadas a SPEs (Sociedades de Propósito Específico) – para evitar mais custos desnecessários.

Lembre-se que as SPEs têm atividade restrita e prazo de atividade determinado para a realização de um empreendimento, por exemplo. Suas contas também devem ter uma data para terminar.

Contudo, é bastante comum nas empresas que negligenciam sua organização financeira esquecerem de encerrar essas contas, que geram custos desnecessários por longos períodos.

Análise de Contas

As contas são um ponto de partida para a análise financeira da empresa, que precisa de todos os dados úteis nessa tarefa.

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Para isso, é necessário garantir que o lançamento dos compromissos a pagar e a receber sejam fidedignos ao extrato real da conta.

Essas informações vão integrar a decomposição, comparação e interpretação dos demonstrativos financeiros da empresa.

Esses dados extraídos das demonstrações financeiras são informações fundamentais para a tomada de decisões por parte dos gestores.

Isso vale tanto para as decisões rotineiras, do dia a dia, como para definições estratégicas, que dizem respeito aos rumos da empresa no cenário de mercado onde se encontra.

Daí a necessidade de que todas as informações, a começar pelas suas contas, sejam absolutamente seguras, para que gerem análises coerentes com as necessidades da organização.

Conciliação Bancária

A conciliação bancária é o processo pelo qual se garante a fidelidade entre os lançamentos em ERPs, os sistemas integrados de gestão empresarial ou Enterprise Resource Planning.

Eles podem ser feitos manualmente ou com a importação de arquivos, como o OFX. E, assim, faz a comparação dos extratos bancários com as demais informações de controle financeiro.
Colocando lado a lado as despesas, recebimentos e o saldo disponível, o gestor pode conferir se as movimentações previstas foram realizadas, bem como eventuais divergências nos resultados.

Mais uma vez, os dados das contas precisam estar atualizados e sua transcrição ser correta, para que a conciliação bancária possa ser bem realizada e cumprir sua função.

Você vai ver agora como um ERP pode garantir um controle muito mais eficiente das suas contas.

Gestão de contas com ERP

Um ERP faz a gestão das empresas integrando todos os seus setores. A comunicação e troca de dados entre eles é permanente e automatizada.

O que uma área realiza tem essa informação replicada nas demais áreas da organização, que assim trabalha totalmente alinhada, com maior agilidade, eficiência e produtividade.

Gestão de contas com Sienge

O Sienge Plataforma é um bom exemplo. Afinal, ele é composto por vários módulos interligados. Entre eles, o Financeiro. Cada módulo é ajustado para resolver problemas e apresentar novas soluções na gestão da construtoras.

Os módulos do Sienge são os seguintes: 

Sienge Financeiro

O módulo Financeiro do Sienge proporciona o lançamento correto dos compromissos financeiros a pagar e a receber, além do acompanhamento das contas no sistema.

Por isso, ele também permite a conciliação bancária com a importação de arquivos ou manualmente.

O registro dos compromissos financeiros e dos extratos bancários pelo sistema ajuda a análise financeira, proporciona redução de custos e identifica desperdícios, do ponto de vista financeiro.

Por meio dele são possíveis várias movimentações de contas bancárias, como os depósitos, saques, transferências entre as contas e diversas outras facilidades.

Tecnologia na gestão de contas

O controle financeiro e a gestão das contas devem receber atenção total de empreendedores e gestores, ainda mais numa situação de crise como essa da pandemia do coronavírus – Covid-19.

Dessa forma, tudo deve estar muito bem ajustado com o objetivo de evitar custos desnecessários e otimizar os recursos disponíveis para custeio e investimentos. Redobre seus cuidados nesta área e garanta a saúde financeira da sua organização.

Como nos demais setores, o aperfeiçoamento da gestão passa também pela inovação tecnológica.

Assim, neste sentido, a escolha criteriosa de um software de gestão é um caminho seguro para impulsionar os negócios da sua construtora e alcançar novos patamares de competitividade.

Caso precise de esclarecimentos sobre isso, estamos à sua disposição, faça contato conosco, teremos satisfação em ajudá-lo.

Agora, por favor, deixe sua opinião e compartilhe com seus amigos e colaboradores. 

Obrigado pela leitura e até o próximo artigo.

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