eSocial na construção civil: saiba como funciona na prática

Taiana Silveira

Taiana Silveira

Product Manager dos sistemas de Obrigações Fiscais e Notas fiscais do Sienge. Contadora. Especialista em Contabilidade e Direito tributário.

3 de março

Empreender no Brasil sempre foi uma tarefa complexa. A burocracia é um dos motivos mais citados entre qualquer empreendedor, e parte disso deve-se à apresentação obrigatória de uma série de documentos ao governo.

Numa iniciativa de simplificar e tornar mais transparente esse processo, o governo federal criou o eSocial, uma plataforma digital de dados importantes das empresas brasileiras. Mas como o eSocial afeta o setor da construção civil e, mais especificamente, a sua empresa?

Neste artigo vou te mostrar o que é o eSocial e qual seu papel na construção civil.

O que é o eSocial na construção civil?

Antes de mais nada, vamos entender de uma vez por todas o que é o eSocial. Em uma frase: é uma plataforma do governo federal para unificar a prestação de informações sobre obrigações trabalhistas nas empresas.

Em vez de apresentar vários documentos e declarações por meios diferentes, no eSocial tudo passa pelo mesmo lugar. O mesmo vale para as empresas de construção civil. Ao todo são 15 documentos diferentes que o sistema inclui.

esocial 1

Esse projeto foi criado com a colaboração de diferentes órgãos do governo, como:

  • Secretaria da Receita Federal do Brasil;
  • Ministério do Trabalho;
  • Caixa Econômica Federal;
  • Instituto Nacional do Seguro Social (INSS);
  • entre outros.

Qual é o papel do eSocial?

O objetivo do eSocial é bem claro:

Simplificar a vida das empresas e facilitar o controle das informações do lado do governo. Como a plataforma é digital, o intuito é que gere economia também com aspectos, tais como:

  • confecção e manutenção de livros em papel;
  • espaço para armazenamento das informações físicas nas empresas e com o governo;
  • entre outros.

Apesar disso, vale lembrar:

O eSocial simplifica o canal de transferência das informações, mas não elimina a necessidade de apresentar os mesmos documentos de antes. 

Naturalmente, alguns procedimentos de preenchimento podem mudar, e vale ficar de olho nas instruções da plataforma na hora de enviar cada documento. Ainda assim, em essência, as obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais continuam as mesmas.

Como o eSocial é usado?

Como já expliquei acima, o eSocial integra nada menos que 15 documentos fiscais, previdenciários e trabalhistas diferentes em uma mesma plataforma. Esses documentos são os seguintes:

  1. GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
  2. CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
  3. DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
  4. LRE – Livro de Registro de Empregados
  5. CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
  6. CD – Comunicação de Dispensa
  7. GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
  8. GPS – Guia da Previdência Social
  9. CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
  10. PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
  11. DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
  12. QHT – Quadro de Horário de Trabalho
  13. MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
  14. Folha de pagamento
  15. RAIS – Relação Anual de Informações Sociais

esocial 2

Mas onde ficam armazenadas as informações enviadas pela plataforma? No Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), outro programa público do governo federal. 

Quais são os desafios do eSocial?

É verdade que o eSocial tem o objetivo de simplificar e unificar informações, mas isso não quer dizer que a transição é fácil para as empresas. Antes cada documento era enviado de um jeito para um órgão diferente. Isso exigia uma forma de trabalhar muito distinta da que será necessária à partir de agora, com todas as informações centralizadas.

Veja os desafios de lidar com o eSocial:

Infraestrutura

Todas as informações precisam ser recolhidas e apresentadas num sistema online. Isso talvez exija da sua empresa um investimento diferente em infraestrutura, principalmente eletrônica. É um dos efeitos da transformação digital na construção civil.

Legislação

Se as leis mudarem, o sistema do eSocial será muito mais rápido em incorporá-las do que os antigos sistemas independentes usados até então. Isso quer dizer que você vai precisar redobrar a atenção para não perder prazos de atualizações legislativas.

Pessoal

Com as informações cruzadas entre vários setores de cada empresa, não é mais função de uma pessoa só na empresa recolher certos dados e reportá-los. Com isso, a cooperação necessária é maior.

esocial 3

Cada departamento precisa de um responsável, sem contar o treinamento que essas pessoas precisam receber para fazer tudo conforme o padrão do sistema.

Processos

Além de pessoas, os processos também precisam estar bem alinhados para que a coleta de dados seja precisa e dentro dos prazos do eSocial. Muitas empresas têm dificuldades de ajustar sua forma de trabalhar para garantir que os requisitos da plataforma sejam atendidos como devem.

Ainda assim, não existe atalho ou alternativa. A única solução é adaptar-se à realidade que, cada vez mais, impacta as empresas de construção civil e a forma como elas lidam com as informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias dos empregados.

Como se adaptar à nova realidade do eSocial?

Para saber como se adaptar ao novo cenário em que o eSocial é obrigatório, vamos pensar no que é mais significativo em toda essa mudança. E a resposta está na tecnologia. O fato de que as informações ficarão todas em um sistema centralizado de informações muda tudo, desde a forma de coletar os dados até a maneira de apresentá-los.

Como se lida com uma mudança que introduz tecnologia? Com soluções tecnológicas e treinamento adequado do pessoal para usar essas novidades do jeito certo. Isso nos leva aos dois pilares principais da adaptação:

Plataforma de gestão

A plataforma de gestão da sua construtora ou incorporadora terá um papel ainda mais importante à partir de agora. E se não usa nenhum sistema do tipo, torna-se ainda mais importante ter uma Plataforma de Gestão voltada para o setor da construção civil

Um bom sistema de gestão torna muito mais fácil manter as informações facilmente acessíveis e garantir que elas sejam precisas o tempo todo. Tudo que ajuda a reduzir as chances de erro ao lidar com o eSocial deve ser bem-vindo.

Mas atenção:

Não é qualquer plataforma de gestão que serve. É importante que o software esteja preparado para as exigências e novidades introduzidas pelo eSocial, bem como um suporte de qualidade para lidar com novas atualizações.

Equipe

O treinamento da equipe responsável por operar os diferentes módulos também é fundamental para que ela cumpra seu papel. Nem a melhor plataforma vai fazer efeito se os usuários não souberem como usá-la ou não gostarem dela.

Assim, é importante que a ferramenta adotada seja fácil de usar e tenha material de apoio para treinar os colaboradores no dia a dia. Com a plataforma de gestão preparada e a equipe bem treinada, a adaptação será muito mais fácil e bem-sucedida.

Isso tudo é fundamental para quem está passando por essa fase de transição e buscando seguir o novo padrão de compartilhamento de informações do governo.

Ainda tem dúvidas sobre o que o eSocial muda na prática do dia a dia da sua construtora ou incorporadora? Leia este artigo para entender a dimensão do novo sistema do governo!