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Workflow – Saiba como melhorar seu processo de compras

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16 de julho de 2015

Recentemente, você pôde ler sobre como sua construtora pode realizar compras no prazo e no custo previstos. Esse post diz que “a solução ideal traz ao processo de compras mais eficiência, com comunicação, integração e segurança!“. Esses princípios dão embasamento ao conceito de Workflow. De forma bem resumida, workflow é o fluxo de trabalho automatizado, de acordo com regras de acesso e aprovação pré-definidas pela empresa.

A aplicação desse conceito em uma solução tecnológica que conhece a construção civil e todas as etapas  do processo de compras para este segmento, torna sua área muito mais eficiente! Isso porque conta com as seguintes e fantásticas  características:

#1 Comunicação e integração:

  • Permite a inclusão das solicitações de material pelo time da obra, e automaticamente alerta a área de Compras.
  • Trabalha com mural de avisos, com o resumo de solicitações, cotações e compras pendentes.
  • Quando uma ação é realizada no processo, imediatamente o solicitante ou responsável pelo movimento anterior é notificado.
  • Fornece portal para integração direta com fornecedores, que podem por meio desse portal, informar diretamente as cotações e receber a aprovação dos pedidos.
  • Dispara emails com notificação sobre cotações e pedidos para o fornecedor, acelerando o ciclo de negociação e compras.

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#2 Segurança:

  • Trabalha com uma lista de ações que cada usuário envolvido poderá tomar. Isso facilita a organização e definição dos processos em sua empresa.
  • Aplica o conceito de alçadas de aprovação, para garantir que só sejam realizadas compras, dentro dos devidos critérios determinados por sua empresa.
  • Facilita a organização das ações e aprovações, por meio de perfis de time

e perfil de usuário.

  • Para algumas ações, como aprovar uma compra de maior valor, pode ser necessário ter um perfil de Diretor, por exemplo. Para outras, como iniciar a cotação de uma solicitação, pode ser qualquer pessoa que faça parte de determinado time, como o time de compradores.
  • Permite autorizações por faixa de valor, onde a alçada de aprovação avança, à medida que os valores dos pedidos – conforme sua empresa determinar – também aumentam.

Uma solução que aplica as premissas da tecnologia do workflow, otimiza o controle dos processos de negócio da sua construtora. A integração entre as áreas é muito mais eficiente, porque a  automação gera informações seguras e que garantem a continuidade dos trabalhos entre as áreas. Você elimina o congestionamento das informações, cria regras e desenha os caminhos que cada atividade deve percorrer.

Avalie com atenção as características acima, e com elas, e veja como você pode conseguir por meio delas os melhores resultados para sua empresa.

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Conte com a gente nesta empreitada!

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Brenda Bressan Thomé

  • Editora do blog Sienge
  • Especialista em comunicação em mídias digitais
  • Jornalista formada pela UFSC
  • Filha de Engenheiro Civil e apaixonada por Construção

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