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Você confia em planilhas para gerir sua empresa? Talvez você precise de um método mais eficiente

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18 de março de 2016

Um software de gestão pode reduzir o tempo que você gasta tentando decifrar um grande volume de informação

Você já sentiu aquele frio na barriga ao ver umas 20 planilhas abertas e não conseguir chegar na informação que você precisa? Digamos que você precise saber do custo real da obra, e para isso, vai precisar verificar o trabalho do setor financeiro, do setor de obras, compras, e até mesmo do empreiteiro e dos pedreiros. Mas como fazer uma análise completa sem se confundir num mar de informações, ou pior, perdê-las?

Geralmente cada planilha é feita de um jeito diferente, cada profissional tem seus métodos, suas prioridades e parâmetros. Unificar esses métodos e criar um padrão pode facilitar – e muito! – na hora de enxergar a totalidade das informações de cada obra. Esse tipo de preocupação é necessária e não deve ser ignorada. Tanto que de acordo com um levantamento da empresa americana de softwares de Recursos Humanos Bambo HR, 90% das planilhas de organizações contêm erros significativos.

De acordo com Rafael Ávila, da Luz Planilhas Empresariais, os argumentos das pessoas que não gostam de usar planilhas são quase sempre os mesmos: 50% acham planilhas complicadas, 37% não tem tempo para desenvolvê-las, 10% acham que são limitadas e o restante ficou dividido entre itens como “servem para poucas operações” ou “dão problemas”.

Para se livrar das planilhas de forma inteligente, a melhor opção é adotar um software de gestão voltado para a indústria da construção. Segundo uma pesquisa comissionada pela Microsoft, que entrevistou 551 donos de PMEs, 60% dos participantes reportaram que ter um software hospedado na nuvem ajudou a aumentar suas receitas; também 60% afirmam que essa tecnologia permitiu que se tornassem mais competitivas com empresas de mesmo porte ou até maiores.

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O uso do software reduz 70% do tempo gasto para obter dados gerenciais e acelera em 60% o tempo de orçamentação de uma obra.

Veja os 4 setores que mais se beneficiam com um software de gestão:

1 -ENGENHARIA

  • Agilize o cadastro e a escolha dos insumos e serviços necessários para a elaboração de orçamento de obras, detalhe a relação de materiais e contratação de mão de obra, evitando erros no setor de compras;
  • Tenha um projeto dinâmico através de uma visão panorâmica das obras (baseada em relatórios de cronogramas físicos e financeiros, necessidades de compras e dimensionamento de equipes);
  • Acompanhe a execução da obra de maneira mais visual possível, evitando imprevistos.

2 -COMPRAS

  • Receba a solicitação de compra com o descritivo completo dos insumos e evite pedidos com erro;
  • Agrupe as solicitações semelhantes de várias obras, garantindo mais poder de negociação com seus fornecedores;
  • Envie solicitações de cotação automaticamente para todos os fornecedores cadastrados. Com a cotação aprovada, você pode gerar o pedido de compra também de forma automática para o fornecedor escolhido.

3 – FINANCEIRO

  • Evite redigitações e problemas de liquidez ao integrar os dados dos departamentos (como compras, comercial e recursos humanos) diretamente com a área financeira.
  • Automatize:  
    • os processos de contas a pagar e a receber
    • a conciliação bancária
    • a emissão de notas fiscais.

4 – COMERCIAL

  • Mantenha as informações sobre prospects e clientes consolidadas e otimize seus contatos;
  • Tenha o quadro de disponibilidade dos imóveis online e acabe com o problema de reservas duplicadas;
  • Tenha informações para avaliar o desempenho de vendas por corretor e por empreendimento.

Está comprovado que um sistema de gestão pode aumentar o seu lucro em até 60%.

Quer estruturar sua empresa, para que ela não dependa de planilhas? 

Uma opção de ferramenta é o Sienge, um software de gestão totalmente online com 25 anos de experiência em gestão no setor da construção. Preencha o formulário e peça uma demonstração:

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Brenda Bressan Thomé

  • Editora do blog Sienge
  • Especialista em comunicação em mídias digitais
  • Jornalista formada pela UFSC
  • Filha de Engenheiro Civil e apaixonada por Construção

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