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Levando conhecimento para a Indústria da Construção




gestão de qualidade na construção civil
Como atua a Gestão de Qualidade na Construção Civil
Postado dia 5 de agosto de 2016 | Nenhum Comentário
Categorias: Construção, Gestão, Indústria da Construção, Sienge, Software

A tomada de decisão pode ser fortemente sustentada pela Gestão de Qualidade na construção civil. Saiba como utilizar as informações a favor da sua empresa:

Carla trabalha em uma construtora e é responsável pela área de Gestão de Qualidade. Toda segunda-feira pela manhã ela reserva alguns minutos da sua rotina para extrair informações estratégicas que serão utilizadas na reunião gerencial, que acontece sempre na parte da tarde do mesmo dia. Hoje esse processo é bem simples e tranquilo, mas nem sempre foi assim.

No passado Carla só conseguia entregar os relatórios a cada quinze dias, e para isso passava quase uma semana fazendo contato com cada área e envolvidos no processo para coletar as informações. Para piorar, as informações chegavam com erros. Até a hora da reunião, Carla tinha informações defasadas, que se tornavam inúteis!

Cansada dessa maratona e das divergências dos dados, Carla pesquisou as melhores opções de software para automatizar esse processo. Feita a análise aprofundada das alternativas, faltava convencer Marcos, o proprietário da construtora e Leonardo, o engenheiro responsável pelas obras. Convencê-los foi o mais fácil, afinal, eles já tinham percebido que essa era uma necessidade da empresa.

Hoje Carla extrai as informações de forma simples e rápida. Entre os dados estão:

  • Percentual de entrega dos serviços de empreiteiros e terceirizados em geral
  • Produtividade diária
  • Consumo de materiais x serviços executados
  • Compras previstas x realizadas
  • Fluxo de desembolso
  • Apontamento de horas dos fornecedores
  • Relatório de medição
  • Locação x utilização de máquinas e equipamentos
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É muito comum encontrar empresas com dificuldades em extrair as informações em tempo real sobre o desempenho das obras.
Na sua empresa estas informações são acessíveis a qualquer momento e com exatidão?

Os benefícios de ter estas informações você já sabe, hoje a Carla e seus superiores também sabem. Atualmente ela percebe que esse trabalho suporta as decisões que são tomadas para o futuro da empresa! Confira os principais benefícios:

  • Ter informações precisas e em tempo real para tomada de decisões gerenciais
  • Ganhar tempo (muito tempo) no levantamento das informações
  • Menor margem de erro, porque quando anotadas nos formulários, uma letra ilegível pode ser interpretada de forma errada
  • Facilitar a localização das informações que estão organizadas na web, e não em uma pilha de papéis
  • Fazer a conexão do escritório com o canteiro de obras
  • Corrigir erros imediatamente quando são verificados desvios
  • Evitar desperdícios
  • Minimizar atrasos de cronograma
  • Associar as compras por contrato e/ou por obra
  • Reduzir do índice de compras emergenciais
  • Ter maior controle sob os desperdícios
  • Possuir um fluxo de desembolso mais próximo da realidade
  • Controlar de forma rápida e segura o apontamento de horas e fornecedores
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Para que sua construtura possa também usufruir destes benefícios que a Carla da Gestão de Qualidade na construção civil implementou na construtora em que ela trabalha, existem soluções especializadas em gestão de obras. Estas soluções permitem acesso de qualquer lugar, a qualquer hora e com investimentos bem acessíveis.

Se você tem interesse em saber mais sobre Gestão de Qualidade na construção civil, entre em contato com o Sienge.

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processo de compras sienge
Processo de Compras – 6 passos para potencializar seu lucro!
Postado dia 11 de maio de 2016 | Nenhum Comentário
Categorias: Construção, Incorporação, Indústria da Construção, Software

Opa, compra de insumos? Por que este é um tema recorrente quando pensamos na indústria da construção civil? Você, que é dono ou atua como engenheiro ou responsável técnico na sua construtora, sabe que em uma obra de médio porte, os materiais representam valores significativos do total do projeto. O custo com insumos pode chegar até 50% do valor da obra. Desta maneira, um processo de compras bem organizado e eficiente, tem um impacto significativo no lucro da sua construtora. Veja a seguir quais são os 6 passos para implementar um processo de compras campeão em sua construtora, que, aliado às atividades de produção e vendas, potencializará seu lucro!

#1 Tenha um gestor de suprimentos ou comprador – e adicione qualificação ao processo de compras e relacionamento com fornecedores

É essencial criar na sua construtora a função do comprador. Ponto. Independente do tamanho da sua construtora, concentre o processo de compras em uma pessoa que terá exclusivamente esta função. Se o porte da sua construtura demandar, crie uma equipe com um gestor de suprimentos. Isso vai evitar que as compras sejam feitas pelo diretor técnico ou pelo engenheiro de obra, que deveriam priorizar suas atividades para gerir os prazos, gerenciar mão-de-obra e entrega de materiais e garantir a execução da obra com qualidade. Um comprador ou gestor de suprimentos deve ter as seguintes atribuições na sua construtora:

  • Centralizar o cadastro de fornecedores e torná-lo acessível aos demais departamentos

  • Criar uma classificação de materiais e insumos, por ordem de importância econômica e/ou frequência de uso

  • Criar um processo de cotação e compras e torná-lo acessível a todos os departamentos

  • Homologar novos fornecedores

  • Negociar contratos de compras para itens de consumo elevado

  • Fazer a negociação de valores, prazo de entrega e prazo de pagamento visando o bom andamento das obras e a saúde do fluxo de caixa da empresa

  • Centralizar a compra de materiais que são necessários em mais de uma obra simultaneamente, e executar a compra destes insumos de uma só fez, conseguindo assim barganhar melhores condições financeiras com os fornecedores

  • Desenvolver e manter o bom relacionamento com os fornecedores

O comprador ou gestor de suprimentos deve desenvolver e implementar  um processo de compras eficiente, liberando seu tempo para para direcionar seus esforços em desenvolver bons fornecedores e criar um forte relacionamento com os mesmos. Este é o primeiro passo para que a área de compras tenha um impacto positivo nos lucros da sua construtora.

#2 Utilize um processo de planejamento, controle e produção da obra que envolva a área de compras – e evite fazer compras emergenciais!

Um sistema de planejamento, controle e produção da obra consiste em você gerar visões de longo, médio e curto prazo da obra.

O planejamento de longo prazo é direcionado a alta direção da construtora e é definido como plano mestre. É no plano mestre que estarão definidos os milestones principais do empreendimento. O acompanhamento da realização destes milestones no plano mestre é a ferramenta para comunicar a alta gerência da execução da obra.

O planejamento de médio prazo contém as atividades e  a descrição dos processos que serão utilizados na obra. Descrição de métodos construtivos, especificação dos recursos (insumos e mão-de-obra) necessários para a execução, quantificação dos insumos e mão-de-obra e restrições técnicas para o desenvolvimento das atividades são detalhadas nesta etapa.

Aqui é importante envolver a equipe de compras, pois ao se especificar insumos e quantidades, o comprador já pode direcionar fornecedores ou se preparar para desenvolver novos parceiros para fornecimento de novos materiais. Esta interação entre compras e planejamento de obra é fundamental para que seja feito um bom planejamento e cronograma de aquisição de materiais, evitando compras emergenciais com alto custo para a construtora.

O planejamento de curto prazo vai orientar a equipe de canteiro de obras diretamente, detalhando todos materiais, insumos, máquinas e mão-de-obra necessários para a realização de cada atividade. Deve ser feito em ciclos semanais, e gerar através destas reuniões a previsão de consumo da semana. A interação entre o engenheiro de obra com a equipe de compras aqui é fundamental, para checar se os insumos necessários estão disponíveis para o canteiro de obras. A planilha de previsão de consumo juntamente com o plano de médio prazo visam reduzir a incidência de compras emergências no decorrer da execução de atividades sem tempo hábil a obter margem de negociação.

#3 Classifique os insumos por valor econômico e frequência de consumo e faça compras por contrato – para agilizar a compra de materiais!

A classificação dos insumos por valor econômico e frequência de consumo é uma prática que indica quem na construtora pode comprá-los e de quais autorizações vai precisar. Com esta prática, materiais de baixo valor e consumo constante no canteiro, como pregos, fitas adesivas, pequenos materiais elétricos, lâmpadas, podem ser cotados e comprados pelo engenheiro de obra. Um exemplo de classificação de insumos:

  • de consumo constante: cimento, areia, cal, material geral de obra e material geral de elétrica

  • de compras programadas: cerâmicas, esquadrias , elevadores

  • de compras emergenciais: para resolver imprevistos – que devemos evitar sempre

É possível também associar esta ação com compras por contrato: o departamento de compras pode fechar contratos de compra para itens de maior consumo na obra como cimento, areia, ferragens. Com a utilização de contratos de compra, além de agilizar as compras, a sua construtora será beneficiada com melhores negociações de preço!

Esta é uma prática simples que agiliza a compra de materiais e reflete positivamente no fluxo de caixa!

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#4 Controle o recebimento de materiais no canteiro de obras – e evite compras em duplicidade!

Compras em duplicidade podem ser evitadas sim, e com isso evitar gastos fora de hora que impactam o fluxo de caixa da sua construtora!

Para isso, formalize e dedique uma pessoa no canteiro de obras para controlar o recebimento dos insumos. Esta atividade pode ser feita pelo apontador ou pelo engenheiro de obra, que deverá conferir os materiais recebidos no canteiro de posse do pedido de compras – aqui novamente a interação entre a área de compras e canteiro de obras é fundamental!

Ao conferir os materiais recebidos, o apontador ou engenheiro de obra deve registrar o recebimento dos mesmos e enviar a nota fiscal para o departamento financeiro, ou, em caso de problemas no recebimento, reportar ao departamento de compras.

Este controle evitará compras em duplicidade e impactos indesejados no fluxo de caixa da sua construtora, pois todas a áreas envolvidas serão comunicadas sobre os materiais recebidos.

#5 Mantenha o relacionamento com os fornecedores – e negocie melhores preços!

Depois de seguir os 4 passos anteriores, o departamento de compras poderá direcionar seus esforços e cultivar o relacionamento com os principais fornecedores.

Esta é uma atividade que visa manutenção e ampliação de parcerias, tornando o fornecedor um ator estratégico para as obras.

Ao cultivar relacionamentos de longo prazo e estabelecer uma relação de confiança e do tipo ganha-ganha entre a sua construtora e os seus parceiros de fornecimento, o comprador terá condições mais claras para negociar melhores preços e prazos. E com isso, o seu fornecedor  também ganha pois amplia a constância das suas vendas sob uma base sólida de fornecimento!

#6 Utilize um sistema de gestão especializado em obras e projetos

Depois de ler estes 5 passos para ter um processo de compras eficiente, você deve estar se perguntando: “Como implementar este processo na minha construtora de forma ágil e segura?”. A tecnologia está aí para ajudar sua construtora a elevar os patamares de gestão.

Para suportar estes controles e atingir um patamar de excelência na gestão de compras da sua construtora, existem hoje sistemas de gestão especializados em construtoras, que gerenciam desde o projeto, planejamento e execução da obra, até o processo de compras, financeiro e recursos humanos.

Com o apoio de um sistema de gestão você obterá benefícios como automação da comunicação entre as áreas, padronização dos processos de negócio, centralização de cadastros e relatórios gerenciais para análise dos resultados das obras.

E agora que você já sabe como implementar um processo de compras vencedor e como ele impacta nos lucros e resultados da sua construtora, entre em contato conosco para tirar suas dúvidas e compartilhar suas experiências. Basta preencher os dados abaixo e nós entraremos em contato.

Se você quer saber como o Sienge pode ajudar nesse processo de compras, deixe uma mensagem abaixo:

 

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Você confia em planilhas para gerir sua empresa? Talvez você precise de um método mais eficiente
Postado dia 18 de março de 2016 | Nenhum Comentário
Categorias: Funcionalidades Sienge, Sienge, Software

Um software de gestão pode reduzir o tempo que você gasta tentando decifrar um grande volume de informação

Você já sentiu aquele frio na barriga ao ver umas 20 planilhas abertas e não conseguir chegar na informação que você precisa? Digamos que você precise saber do custo real da obra, e para isso, vai precisar verificar o trabalho do setor financeiro, do setor de obras, compras, e até mesmo do empreiteiro e dos pedreiros. Mas como fazer uma análise completa sem se confundir num mar de informações, ou pior, perdê-las?

Geralmente cada planilha é feita de um jeito diferente, cada profissional tem seus métodos, suas prioridades e parâmetros. Unificar esses métodos e criar um padrão pode facilitar – e muito! – na hora de enxergar a totalidade das informações de cada obra. Esse tipo de preocupação é necessária e não deve ser ignorada. Tanto que de acordo com um levantamento da empresa americana de softwares de Recursos Humanos Bambo HR, 90% das planilhas de organizações contêm erros significativos.

De acordo com Rafael Ávila, da Luz Planilhas Empresariais, os argumentos das pessoas que não gostam de usar planilhas são quase sempre os mesmos: 50% acham planilhas complicadas, 37% não tem tempo para desenvolvê-las, 10% acham que são limitadas e o restante ficou dividido entre itens como “servem para poucas operações” ou “dão problemas”.

Para se livrar das planilhas de forma inteligente, a melhor opção é adotar um software de gestão voltado para a indústria da construção. Segundo uma pesquisa comissionada pela Microsoft, que entrevistou 551 donos de PMEs, 60% dos participantes reportaram que ter um software hospedado na nuvem ajudou a aumentar suas receitas; também 60% afirmam que essa tecnologia permitiu que se tornassem mais competitivas com empresas de mesmo porte ou até maiores.

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O uso do software reduz 70% do tempo gasto para obter dados gerenciais e acelera em 60% o tempo de orçamentação de uma obra.

Veja os 4 setores que mais se beneficiam com um software de gestão:

1 -ENGENHARIA

  • Agilize o cadastro e a escolha dos insumos e serviços necessários para a elaboração de orçamento de obras, detalhe a relação de materiais e contratação de mão de obra, evitando erros no setor de compras;
  • Tenha um projeto dinâmico através de uma visão panorâmica das obras (baseada em relatórios de cronogramas físicos e financeiros, necessidades de compras e dimensionamento de equipes);
  • Acompanhe a execução da obra de maneira mais visual possível, evitando imprevistos.

2 -COMPRAS

  • Receba a solicitação de compra com o descritivo completo dos insumos e evite pedidos com erro;
  • Agrupe as solicitações semelhantes de várias obras, garantindo mais poder de negociação com seus fornecedores;
  • Envie solicitações de cotação automaticamente para todos os fornecedores cadastrados. Com a cotação aprovada, você pode gerar o pedido de compra também de forma automática para o fornecedor escolhido.

3 – FINANCEIRO

  • Evite redigitações e problemas de liquidez ao integrar os dados dos departamentos (como compras, comercial e recursos humanos) diretamente com a área financeira.
  • Automatize:  
    • os processos de contas a pagar e a receber
    • a conciliação bancária
    • a emissão de notas fiscais.

4 – COMERCIAL

  • Mantenha as informações sobre prospects e clientes consolidadas e otimize seus contatos;
  • Tenha o quadro de disponibilidade dos imóveis online e acabe com o problema de reservas duplicadas;
  • Tenha informações para avaliar o desempenho de vendas por corretor e por empreendimento.

Está comprovado que um sistema de gestão pode aumentar o seu lucro em até 60%.

Quer estruturar sua empresa, para que ela não dependa de planilhas? 

Uma opção de ferramenta é o Sienge, um software de gestão totalmente online com 25 anos de experiência em gestão no setor da construção. Preencha o formulário e peça uma demonstração:

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Construção Civil – Qual a tecnologia mais adequada?
Postado dia 6 de agosto de 2015 | Nenhum Comentário
Categorias: Gestão, Indústria da Construção, Software

Saiba como uma solução especializada pode ajudar no crescimento da Construção Civil.

Apesar do cenário difícil na economia, as empresas que tornam seus processos internos ágeis e estruturados, tendem a atravessar melhor a turbulência e sair dela fortalecidas. Por isso, esse é o momento ideal para revisitar processos e identificar seus pontos de melhoria.

A qualidade dos processos internos será a catalizadora do crescimento das empresas da construção civil e a tecnologia tem papel fundamental, pois é ela que potencializa esses processos, organizando, padronizando e agilizando-os. Uma solução especializada no segmento da construção civil é capaz de integrar os departamentos e garantir execuções mais rápidas e eficientes, otimizando seus recursos (seja material, financeiro ou mão de obra).

Quer saber como um software de gestão especializado na indústria da Construção Civil pode ajudar em cada departamento da sua construtora? Confira:

#1 COMPRAS

Segundo levantamento do IBGE, divulgado em julho de 2015 pelo jornal Estado de Minas, o valor dos materiais já representa mais que 50% do custo nacional da construção por metro quadrado. Portanto, um processo de compras eficiente impacta diretamente na rentabilidade da sua construtora. Nesse departamento, um software de gestão especializado possibilita:

  • Integração com outras áreas: a equipe de projetos ou a área de engenharia pode dar entrada nas solicitações de compra, permitindo que os compradores se dediquem à seleção e negociação com fornecedores.
  • Agrupamento de solicitações: a partir do cadastro das cotações de preço já existentes, o sistema consegue agrupá-las por semelhança e assim ampliar seu poder de negociação junto aos fornecedores.
  • Integração com fornecedores: por meio de um portal, os fornecedores cadastrados recebem as solicitações e enviam suas cotações e depois é criado um mapa comparativo e alertas para facilitar a escolha do melhor parceiro. Eleitos os fornecedores, os pedidos podem ser gerados de forma automática, agilizando muito o processo.
  • Workflow: permite um processo padronizado com um fluxo de tarefas, aprovações e avaliação dos fornecedores que facilita a organização da equipe.

#2 FINANCEIRO

Já existem empresas que estão oferecendo financiamento diretamente aos seus clientes para impulsionar as vendas. Será que essa seria uma boa opção para a sua construtora? Uma solução moderna de tecnologia, totalmente focada no segmento da construção civil pode te ajudar a avaliar possibilidades como essa, com exatidão para não comprometer o capital de giro. Veja o que mais ela pode oferecer:

  • Integração total: o software reflete as movimentações do setor de Compras e Comercial diretamente no módulo financeiro, garantindo dados precisos. Dessa forma, é possível fazer melhor gestão do fluxo de caixa, articulando o desembolso com o recebimento de cada obra, por exemplo.
  • Visão geral: relatórios operacionais completos, com múltiplas possibilidades de visualização das contas a pagar, a receber, extrato credor, inadimplência, descontos, saldos de adiantamento, entre outros.
  • Verificação de baixas: a manutenção do histórico de clientes integrado ao sistema Contratos e Medições economiza até 90% do tempo dedicado a conferência das baixas junto ao banco.

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#3 ENGENHARIA

Faz parte da rotina dos engenheiros acompanhar mais de uma obra acontecendo ao mesmo tempo e em localidades diferentes. Para não deixar escapar nenhum detalhe que acarrete em retrabalho ou atraso na entrega do projeto, a tecnologia ideal deve permitir total controle da gestão dos empreendimentos, inclusive por tablet ou smartphone. Veja como a tecnologia ajuda a Construção Civil em cada etapa:

  • Orçamento: velocidade na montagem dos orçamentos, reaproveitando informações já cadastradas no sistema, além de permitir a configuração das composições, etapas e subetapas específicas de cada obra.
  • Planejamento: eficiência total com a lista de tarefas vinculadas aos custos, além de cronogramas físicos e financeiros da obra. Você pode ainda usar calendários para estabelecer os dias de trabalho e feriado/folga dentro de cada obra (informação valiosa para a área de Recursos Humanos, não é mesmo?).
  • Acompanhamento: visualizar graficamente as medições físicas das obras torna muito mais fácil a comparação entre o planejado e o realizado, trazendo agilidade para solucionar imprevistos ou atrasos nos empreendimentos.

Como você pôde perceber, a tecnologia especializada no setor da construção civil é a mola propulsora para o crescimento das construtoras. Esse é o momento ideal para colocar a casa em ordem, otimizando os processos para que, mais adiante, quando o mercado recuperar seu fôlego, você esteja pronto para aproveitar as oportunidades.

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Fluxo de Caixa
Fluxo de Caixa – Saiba como escolher a melhor solução
Postado dia 28 de julho de 2015 | Nenhum Comentário
Categorias: Gestão, Indústria da Construção

Ter um fluxo de caixa eficiente deixou de ser diferencial competitivo, agora é obrigação! Saiba como o Sienge pode te ajudar.

Existe um descasamento característico entre os eventos de ingresso e desembolso de capital na construção civil, e conciliar o fluxo de desembolso e recebimento de cada obra é fundamental para que o desenvolvimento dos empreendimentos não comprometam o caixa da sua empresa.

Para isso, você precisa buscar uma solução tecnológica que, além de tornar esse processo mais eficiente, dê o suporte necessário para decisões estratégicas na sua construtora. Esse post é para ajudar você a encontrar a solução ideal.

Busque uma solução que permita a gestão do fluxo de caixa em tempo real, com a integração do financeiro, vendas e suprimentos. Esses dois geram, a partir dos pedidos e contratos de vendas e prestação de serviços, títulos que dão previsão financeira.

Uma solução que trabalha com o conceito de mobilidade será diferencial. O acesso móvel impulsiona o registro das informações na hora certa, assim que acontecem. Veja esse exemplo: por meio de um tablet, o responsável pela obra registra o consumo de material imediatamente quando acontece. Essa informação chega a área de Suprimentos, que já tem condições de avaliar a necessidade de reposição e quando ela deve acontecer. Ao fazer o pedido de compras, a previsão desse desembolso já aparecerá no fluxo de caixa. Com mais rapidez, precisão e segurança.

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Flexibilidade também é muito importante. Escolher a periodicidade do fluxo de caixa: mensal, quinzenal, semanal ou diário são opções que devem estar a seu dispor. Ter a possibilidade de desconsiderar as previsões de recebimentos dos clientes inadimplentes, é outro recurso fundamental, pois essas informações distorcem sua análise financeira. Por exemplo, no seu relatório de fluxo de caixa aparece R$450.000,00 de previsão de recebimento até determinada data. Mas nesse valor, estão contidos os valores que, embora previstos inicialmente, não vêm sendo pagos por seus devedores. Esta informação distorce a sua previsibilidade de caixa daquela obra e pode levar você a tomar uma decisão equivocada de compra de material, por exemplo.

Uma solução que conhece a construção civil, também dispõe de recursos para um excelente fluxo de caixa futuro, provendo o estudo de viabilidade econômica dos empreendimentos. Esse estudo deve considerar a projeção de custos como contratação de mão de obra e necessidades de aquisição de máquinas ou equipamentos, assim como investimentos em marketing e vendas.

Essa é uma visão de longo prazo, que considera também a projeção das receitas, baseadas na relação unidades disponíveis pra venda, tabela de preços e velocidade de venda. De posse dessas informações, sua empresa pode avaliar se o empreendimento é viável ou se será necessário buscar recursos de terceiros.

Que tal receber em seu email, relatórios para acompanhar o fluxo de caixa de sua empresa? Uma solução especializada no segmento da construção civil deve conhecer o ritmo acirrado do dia a dia. Você pode receber periodicamente, o relatório de fluxo de caixa sintético, por exemplo, para saber se sua empresa está trabalhando com aperto ou folga financeira no período avaliado. Não precisa nem acessar a ferramenta!

Para que você tome as melhores decisões para sua construtora, busque uma solução que vincule as informações de fluxo de caixa com o realizado nas obras. Dispor de visões gerenciais que mostrem o fluxo de caixa versus o evolução física da obra, faz toda a diferença no momento de analisar a situação financeira de um empreendimento.

Por exemplo, receber somente a informação de que o fluxo de desembolso está menor que o previsto até determinada data, pode fazer você pensar que a obra terá uma lucratividade maior que a inicialmente prevista. Mas, se a solução lhe mostrar, na mesma análise, a informação de que o realizado da obra também está menor que o previsto, certamente entenderá que o desembolso ainda deverá ocorrer, conforme orçado.

Siga essas dicas para encontrar a solução certa para sua construtora. Com elas você conseguirá maximizar a utilização dos recursos financeiros, dimensionar a obtenção de recursos e manter equilibrado o caixa das suas obras.

Quer saber mais sobre sobre como trabalhar com um fluxo de caixa mais eficiente nas suas obras? Fale conosco e vamos lhe ajudar!

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Quer saber mais sobre sobre como trabalhar com um fluxo de caixa mais eficiente nas suas obras? Fale conosco e vamos lhe ajudar!

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