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Gestão de compras eficiente nas pequenas empresas de construção civil
Postado dia 24 de junho de 2016 | Nenhum Comentário
Categorias: Construção, Gestão, Indústria da Construção

Veja um passo a passo para ajudar pequenas empresas de construção civil a ter uma gestão de compras mais eficiente:

Segundo o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), em maio de 2016 os custos da construção civil acumularam alta de 6,68% no período de um ano em comparação aos 12 meses anteriores. Com isso, o custo nacional da construção por metro quadrado passou de R$ 989,37 para R$ 997,60, dos quais R$ 527,68 dizem respeito aos materiais (aumento de 0,17%). De janeiro a maio, os materiais acumularam alta de 25%, e no período de um ano, de 4,5%.

Fazendo uma conta rápida e genérica, pode-se concluir, então, que os materiais de construção são responsáveis por mais da metade dos custos de uma obra – 53% deles, para ser mais específico. O que isso quer dizer? Que as pequenas empresas de construção civil não podem ficar se dando ao luxo, ainda mais em tempos de crise, de desperdiçar recursos e investir sem controlar os gastos. Existem coisas das quais infelizmente não há como fugir, como é o caso da alta dos preços de insumos. Sendo assim, para compensar, você precisa começar a adotar práticas que proporcionam economia e otimização do uso dos recursos da sua empresa de serviços em construção civil.

Reduzir custos e cumprir prazos de entrega são práticas bastante comuns por parte de empresas que já conhecem as táticas para se manterem firmes, fortes e sempre competitivas no mercado. No caso das pequenas empresas de construção, como as que estão enquadradas no regime Simples Nacional, essa estratégia pode ser aplicada por meio do processo de compras.

Gestão de compras eficiente na empresa de serviços de construção civil

Seja para executar obras inteiras ou apenas etapas, como o processo de compras de materiais é feito, hoje, na sua pequena construtora? Compras emergenciais e custos com insumos bem maiores do que o previsto são itens que têm feito parte do dia a dia da sua empresa de serviços em construção civil? Isso é sinal de que algo não está certo na sua gestão de compras. Mas antes de dizer o que pode estar dando errado no seu processo, o Sienge preparou um passo a passo infalível para tornar a gestão de compras mais eficiente. Confira:

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Passo 1: faça um levantamento de tudo que será necessário

Imagine que sua construtora vai começar a executar o projeto de uma pequena edificação com seis salas comerciais. Ao chegar nesse estágio pressupõe-se que a empresa de serviços em construção civil já tenha em mãos documentos que irão nortear toda a execução da obra, tais como cronograma de obra e orçamentos. Mas o que é que essas ferramentas têm a ver com o processo de compras?

Aí é que está: tudo! Os valores estimados em orçamentos preveem quais são as quantidades totais (e de quais materiais) que a empresa vai precisar providenciar e o cronograma, quando esses insumos serão utilizados. Duas informações extremamente importantes para fechar compras em maiores volumes e, portanto, mais vantajosas financeiramente, além de serem realizadas no tempo adequado.

Passo 2: verifique o estoque

Agora, imagine-se em uma outra situação: você é dono de um pequeno negócio que presta serviços na área de construção civil e foi contratado por uma grande construtora para fazer a pintura interna de um prédio residencial de 11 andares. Detalhe: toda a matéria-prima a ser utilizada será por sua conta, valor que estará incluso no preço final do serviço.

Especializada no assunto, sua empresa possui uma ótima gestão de estoques e antes de começar a negociar preços e prazos com fornecedores o almoxarifado é o primeiro lugar que você vai checar, onde constata que já possui pelo menos 30% do material que precisará utilizar, e o mais importante: muito bem acondicionado e pronto para o uso. Ou seja, o valor desembolsado junto aos fornecedores será menor e você ainda terá condições de aproveitar insumos de outras obras, evitando desperdícios.

Passo 3: pesquise preços e condições

Ao decidir tirar um empreendimento do papel ou fechar uma prestação de serviços em construção civil, começa a busca pela compra dos materiais que serão necessários para cumprir a empreitada. Nessas horas, a dica é arregaçar as mangas, pegar sua lista de compras e fazer cotações com quantas empresas achar necessário. Pesquise e compare preços, busque descontos e negocie condições de pagamento. Sim, ao final do mês, de um serviço ou de uma obra tudo isso fará diferença e você vai perceber o quanto esse esforço valeu a pena!

Passo 4: estabeleça parcerias com fornecedores

Fazer pesquisas minuciosas no mercado antes de comprar materiais é de extrema importância para as pequenas empresas de construção, conforme você viu acima. Algumas construtoras, no entanto, podem deixar essa etapa de lado porque já estabeleceram parcerias vantajosas com fornecedores, possibilitando centralizar as compras com o menor número possível de fornecedores para obter maiores descontos: fica mais fácil pagar menos quando o volume de compras é maior.

Além disso, o estabelecimento de parcerias nesse sentido permite mais flexibilidade na negociação de preços, prazos e condições de pagamento. Mas aqui, apesar de tudo, cabe uma dica importante: mesmo que sua empresa de serviços em construção civil esteja trabalhando com fornecedores ótimos, fique de olho no mercado mesmo assim. Vai que você encontra outras possibilidades de parceria igualmente (ou até mais) vantajosas? É por isso que em empresas que desejam crescer, os processos jamais podem ser engessados e quem estiver à frente delas deve estar sempre de olho nas ofertas, novidades e oportunidades.

Como implementar a gestão de compras eficiente nas pequenas empresas de construção

A tecnologia pode ser a aliada mais importante na missão de implementar esse passo a passo na sua empresa de serviços em construção civil. Isso porque uma solução tecnológica especializada no segmento, por exemplo, permite desde o armazenamento de preços e condições pesquisados em cada fornecedor, facilitando o processo de comparação e escolha a cada nova empreitada, até a integração do canteiro de obras com as áreas administrativas das pequenas empresas de construção, o que permite a solicitação de novos materiais com antecedência e impulsionando uma gestão de compras de fato eficiente.

Este post faz parte da série que ajuda sua pequena construtora a se manter firme, forte e competitiva para garantir a sustentação dos seus negócios no mercado.

Não perca os próximos que estão por vir e saiba como melhorar a gestão de forma completa e por diversos aspectos!

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processo de compras sienge
Processo de Compras – 6 passos para potencializar seu lucro!
Postado dia 11 de maio de 2016 | Nenhum Comentário
Categorias: Construção, Incorporação, Indústria da Construção, Software

Opa, compra de insumos? Por que este é um tema recorrente quando pensamos na indústria da construção civil? Você, que é dono ou atua como engenheiro ou responsável técnico na sua construtora, sabe que em uma obra de médio porte, os materiais representam valores significativos do total do projeto. O custo com insumos pode chegar até 50% do valor da obra. Desta maneira, um processo de compras bem organizado e eficiente, tem um impacto significativo no lucro da sua construtora. Veja a seguir quais são os 6 passos para implementar um processo de compras campeão em sua construtora, que, aliado às atividades de produção e vendas, potencializará seu lucro!

#1 Tenha um gestor de suprimentos ou comprador – e adicione qualificação ao processo de compras e relacionamento com fornecedores

É essencial criar na sua construtora a função do comprador. Ponto. Independente do tamanho da sua construtora, concentre o processo de compras em uma pessoa que terá exclusivamente esta função. Se o porte da sua construtura demandar, crie uma equipe com um gestor de suprimentos. Isso vai evitar que as compras sejam feitas pelo diretor técnico ou pelo engenheiro de obra, que deveriam priorizar suas atividades para gerir os prazos, gerenciar mão-de-obra e entrega de materiais e garantir a execução da obra com qualidade. Um comprador ou gestor de suprimentos deve ter as seguintes atribuições na sua construtora:

  • Centralizar o cadastro de fornecedores e torná-lo acessível aos demais departamentos

  • Criar uma classificação de materiais e insumos, por ordem de importância econômica e/ou frequência de uso

  • Criar um processo de cotação e compras e torná-lo acessível a todos os departamentos

  • Homologar novos fornecedores

  • Negociar contratos de compras para itens de consumo elevado

  • Fazer a negociação de valores, prazo de entrega e prazo de pagamento visando o bom andamento das obras e a saúde do fluxo de caixa da empresa

  • Centralizar a compra de materiais que são necessários em mais de uma obra simultaneamente, e executar a compra destes insumos de uma só fez, conseguindo assim barganhar melhores condições financeiras com os fornecedores

  • Desenvolver e manter o bom relacionamento com os fornecedores

O comprador ou gestor de suprimentos deve desenvolver e implementar  um processo de compras eficiente, liberando seu tempo para para direcionar seus esforços em desenvolver bons fornecedores e criar um forte relacionamento com os mesmos. Este é o primeiro passo para que a área de compras tenha um impacto positivo nos lucros da sua construtora.

#2 Utilize um processo de planejamento, controle e produção da obra que envolva a área de compras – e evite fazer compras emergenciais!

Um sistema de planejamento, controle e produção da obra consiste em você gerar visões de longo, médio e curto prazo da obra.

O planejamento de longo prazo é direcionado a alta direção da construtora e é definido como plano mestre. É no plano mestre que estarão definidos os milestones principais do empreendimento. O acompanhamento da realização destes milestones no plano mestre é a ferramenta para comunicar a alta gerência da execução da obra.

O planejamento de médio prazo contém as atividades e  a descrição dos processos que serão utilizados na obra. Descrição de métodos construtivos, especificação dos recursos (insumos e mão-de-obra) necessários para a execução, quantificação dos insumos e mão-de-obra e restrições técnicas para o desenvolvimento das atividades são detalhadas nesta etapa.

Aqui é importante envolver a equipe de compras, pois ao se especificar insumos e quantidades, o comprador já pode direcionar fornecedores ou se preparar para desenvolver novos parceiros para fornecimento de novos materiais. Esta interação entre compras e planejamento de obra é fundamental para que seja feito um bom planejamento e cronograma de aquisição de materiais, evitando compras emergenciais com alto custo para a construtora.

O planejamento de curto prazo vai orientar a equipe de canteiro de obras diretamente, detalhando todos materiais, insumos, máquinas e mão-de-obra necessários para a realização de cada atividade. Deve ser feito em ciclos semanais, e gerar através destas reuniões a previsão de consumo da semana. A interação entre o engenheiro de obra com a equipe de compras aqui é fundamental, para checar se os insumos necessários estão disponíveis para o canteiro de obras. A planilha de previsão de consumo juntamente com o plano de médio prazo visam reduzir a incidência de compras emergências no decorrer da execução de atividades sem tempo hábil a obter margem de negociação.

#3 Classifique os insumos por valor econômico e frequência de consumo e faça compras por contrato – para agilizar a compra de materiais!

A classificação dos insumos por valor econômico e frequência de consumo é uma prática que indica quem na construtora pode comprá-los e de quais autorizações vai precisar. Com esta prática, materiais de baixo valor e consumo constante no canteiro, como pregos, fitas adesivas, pequenos materiais elétricos, lâmpadas, podem ser cotados e comprados pelo engenheiro de obra. Um exemplo de classificação de insumos:

  • de consumo constante: cimento, areia, cal, material geral de obra e material geral de elétrica

  • de compras programadas: cerâmicas, esquadrias , elevadores

  • de compras emergenciais: para resolver imprevistos – que devemos evitar sempre

É possível também associar esta ação com compras por contrato: o departamento de compras pode fechar contratos de compra para itens de maior consumo na obra como cimento, areia, ferragens. Com a utilização de contratos de compra, além de agilizar as compras, a sua construtora será beneficiada com melhores negociações de preço!

Esta é uma prática simples que agiliza a compra de materiais e reflete positivamente no fluxo de caixa!

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#4 Controle o recebimento de materiais no canteiro de obras – e evite compras em duplicidade!

Compras em duplicidade podem ser evitadas sim, e com isso evitar gastos fora de hora que impactam o fluxo de caixa da sua construtora!

Para isso, formalize e dedique uma pessoa no canteiro de obras para controlar o recebimento dos insumos. Esta atividade pode ser feita pelo apontador ou pelo engenheiro de obra, que deverá conferir os materiais recebidos no canteiro de posse do pedido de compras – aqui novamente a interação entre a área de compras e canteiro de obras é fundamental!

Ao conferir os materiais recebidos, o apontador ou engenheiro de obra deve registrar o recebimento dos mesmos e enviar a nota fiscal para o departamento financeiro, ou, em caso de problemas no recebimento, reportar ao departamento de compras.

Este controle evitará compras em duplicidade e impactos indesejados no fluxo de caixa da sua construtora, pois todas a áreas envolvidas serão comunicadas sobre os materiais recebidos.

#5 Mantenha o relacionamento com os fornecedores – e negocie melhores preços!

Depois de seguir os 4 passos anteriores, o departamento de compras poderá direcionar seus esforços e cultivar o relacionamento com os principais fornecedores.

Esta é uma atividade que visa manutenção e ampliação de parcerias, tornando o fornecedor um ator estratégico para as obras.

Ao cultivar relacionamentos de longo prazo e estabelecer uma relação de confiança e do tipo ganha-ganha entre a sua construtora e os seus parceiros de fornecimento, o comprador terá condições mais claras para negociar melhores preços e prazos. E com isso, o seu fornecedor  também ganha pois amplia a constância das suas vendas sob uma base sólida de fornecimento!

#6 Utilize um sistema de gestão especializado em obras e projetos

Depois de ler estes 5 passos para ter um processo de compras eficiente, você deve estar se perguntando: “Como implementar este processo na minha construtora de forma ágil e segura?”. A tecnologia está aí para ajudar sua construtora a elevar os patamares de gestão.

Para suportar estes controles e atingir um patamar de excelência na gestão de compras da sua construtora, existem hoje sistemas de gestão especializados em construtoras, que gerenciam desde o projeto, planejamento e execução da obra, até o processo de compras, financeiro e recursos humanos.

Com o apoio de um sistema de gestão você obterá benefícios como automação da comunicação entre as áreas, padronização dos processos de negócio, centralização de cadastros e relatórios gerenciais para análise dos resultados das obras.

E agora que você já sabe como implementar um processo de compras vencedor e como ele impacta nos lucros e resultados da sua construtora, entre em contato conosco para tirar suas dúvidas e compartilhar suas experiências. Basta preencher os dados abaixo e nós entraremos em contato.

Se você quer saber como o Sienge pode ajudar nesse processo de compras, deixe uma mensagem abaixo:

 

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Gestão de Compras
Gestão de Compras – Ter o processo na mão é garantia de sucesso!
Postado dia 21 de julho de 2015 | Nenhum Comentário
Categorias: Gestão, Indústria da Construção, Software

Ter uma Gestão de Compras eficiente te garante mais resultado e planejamento. Acha que é difícil? O Sienge te ajuda!

Isso se aplica também no dia a dia dos profissionais nas empresas. Isso é mobilidade! Os grandes facilitadores desse movimento são os chamados aplicativos ou Apps (apelido dado para o termo que vem do inglês: application). Com a tecnologia de mobilidade, a área de compras também tem benefícios!

No ebook Como fazer Gestão de Compras de forma conectada com o canteiro de obras, você recebeu valiosas dicas de como tornar a Gestão de Compras estratégica para sua empresa e de forma conectada ao canteiro de obras. Você também teve a oportunidade de ler que uma solução que utiliza mecanismos de workflow para o processo de compras trás muito mais eficiência para sua construtora.

Agora, que tal trazer ainda mais velocidade e acessibilidade ao processo de compras, e ainda aumentar a produtividade de seu time de compradores, permitindo as aprovações de compras onde o responsável estiver?

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Toda sua empresa irá se beneficiar com o acesso fácil às informações – sem riscos de atrasos para as cotações ou pedidos – por demora na aprovação. Veja exemplos de como ter o processo de compras na palma da mão é garantia de sucesso para sua construtora:

  • Seu diretor financeiro está em uma reunião. É reunião de planejamento, deverá durar quase toda a tarde. Ao término dessa reunião, esse diretor deverá ir direto para casa, por que hoje a noite é seu aniversário de casamento. Ou seja, se depender do acesso dele ao computador, a aprovação vem só amanhã. Mas essa aprovação é muito importante! O comprador precisa dar andamento com urgência, para conseguir que a entrega aconteça dentro do planejado para determinada obra..A boa notícia é que ele não vai precisar pelo término da reunião! Isso porque de lá mesmo o diretor financeiro poderá acessar as compras pendentes de aprovação e dar o devido andamento. Basta usar um tablet e pronto!
  • E agora? Seu gerente de compras não está na empresa, passará dois dias fora, visitando uma feira do segmento. E e comprador precisa do retorno sobre um pedido de compra pendente. Negociar este pedido não foi fácil, e para aproveitar aquele preço especial, o pedido precisa ser aprovado ainda hoje!
  • Fácil! Basta seu gerente acessar do celular a lista de pedidos pendentes com ele, e pode aprovar determinada compra de sua alçada pelo seu smart phone e pronto! o comprador já pode encaminhar o pedido ao fornecedor.

Por meio de um aplicativo para dispositivos móveis, você poderá realizar as aprovações com velocidade, eficiência e de qualquer lugar! Para saber mais sobre estas facilidades, fale com a gente!

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Saiba como o Sienge pode ajudar a sua empresa