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Pequenas empresas de construção precisam de comunicação integrada

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30 de junho de 2016

Veja como estruturar uma comunicação eficiente na pequena empresa de construção e que ganhos isso traz para a sua empresa:

Você já parou para pensar no quanto ter uma comunicação eficiente é importante? Se não, basta lembrar das brincadeiras de telefone sem fio, das quais você já deve ter participado algum dia: a frase saía de um jeito e, ao chegar do outro lado, na grande maioria das vezes, havia se transformado em algo completamente diferente e sem sentido. E quanto mais pessoas estivessem participando, mais distorcido ainda ficava o resultado. Pois é, brincadeiras à parte, já pensou na bagunça que uma comunicação assim poderia gerar nas pequenas empresas de construção?

É claro que dentro da sua empresa de serviços em construção civil ninguém sai cochichando informações de obra e do próprio negócio no ouvido dos outros. A diferença é que na realidade empresarial – em especial do segmento de construção civil – as falhas de comunicação não são brincadeira e ruídos de comunicação e informações desencontradas são capazes de gerar resultados que podem comprometer o desempenho e até mesmo ir contra as metas e os objetivos estratégicos da pequena e média construtora (PME).

As informações das empresas de serviços de construção civil

Na área de construção civil é comum as construtoras terceirizarem serviços e realizarem contratos por empreitada, principalmente no caso das pequenas empresas de construção (a exemplo das que estão enquadradas no Simples Nacional), as quais não possuem condições – e nem interesse – em manter uma equipe própria para executar cada serviço que oferecem. A variedade de etapas e processos que fazem parte de uma obra é outro motivo pelo qual empresas de serviços de construção civil têm optado por terceirizar mão de obra: não faz sentido uma construtora PME ter como parte do seu quadro de funcionários uma equipe de gesseiros, por exemplo, se a atuação desses profissionais se dá mais para o final das obras, nas fases de acabamento.

Pois bem, é em meio a esse cenário de informações e relacionamentos múltiplos que a existência de uma comunicação eficiente e integrada se torna ainda mais imprescindível. Para se ter uma ideia dessa dimensão, veja quais são os principais dados que pequenas empresas de construção podem gerar:

  • Nas áreas administrativas

    Não importa o tamanho da sua empresa de serviços de construção civil, para que ela funcione de maneira adequada e rentável é necessário possuir as áreas financeira e de compras, por exemplo, muito bem estruturadas e definidas. É assim que o setor de finanças é capaz de ajudar na gestão financeira da construtora, fazendo sempre o controle eficiente da entrada e saída dos recursos e das contas a pagar e receber e levantando dados para a elaboração de orçamentos assertivos. Compras, por sua vez, detém informações importantes a respeito de fornecedores: preços, prazos de entrega, formas de pagamento e tudo mais que é necessário saber para se fazer uma negociação extremamente vantajosa;

  • Nos escritórios de projetos

    Supondo que você seja proprietário de uma pequena construtora e recorra sempre aos serviços de escritórios especializados para a elaboração dos projetos arquitetônicos e estruturais dos empreendimentos que irá executar. Estes fornecedores irão gerar documentos orientativos e indicar o resultado no qual as obras deverão chegar, e os projetos, para serem elaborados conforme o desejado, dependem de dados internos da construtora, e depois também precisam ser compartilhados e ficar acessíveis a todo o time envolvido na construção. Nessas horas, é impossível não pensar em Building Information Modeling (BIM)conceito de elaboração de projetos baseado na colaboração e integração de todas as informações disponíveis sobre um empreendimento em construção;

  • Nos canteiros de obras

    é neles que tudo que foi planejado começa a tomar forma e é a partir dos dados produzidos e constatados nessa prática que documentos de planejamento como orçamento e e cronograma de obra e físico-financeiro passam a mostrar seu real valor para o acompanhamento e gerenciamento das obras. A falta iminente de algum tipo de matéria-prima, por exemplo, é uma informação que precisa chegar na área de suprimentos da empresa de serviços em construção o quanto antes possível, de modo que o time não precise atrasar o serviço e Compras não precise desembolsar a mais por aquisições emergenciais.

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Por que pequenas empresas de construção não podem abrir mão da comunicação integrada

Pode acontecer de, em função de sua construtora ser pequena e a complexidade dos processos envolvidos nela ser menor em comparação a empresas de maior porte, você achar que não precisa se preocupar tanto em estabelecer na sua empresa um fluxo de comunicação altamente eficaz.

Acontece que, nas pequenas empresas de construção, cada obra ou serviço realizados são sempre resultado de um trabalho em equipe, o que torna ainda mais indispensável a ação de planejar meios e desenvolver mecanismos eficientes para garantir a comunicação integrada e eficiente entre todas as partes envolvidas no projeto. Isso torna o trabalho em conjunto mais produtivo em relação às informações predeterminadas (presentes em planejamentos) ou mudanças que venham a ocorrer durante todas as etapas da construção ou do serviço prestado (melhorias de projetos, por exemplo).

Entre os resultados de existir uma boa comunicação nos processos das pequenas empresas de construção, sejam eles internos ou externos a elas, está o alinhamento de todos os envolvidos com os objetivos do projeto, levando a uma maior assertividade nos procedimentos e decisõesSomado a isso, equipes do canteiro de obras ficam sempre a par, em tempo hábil, das mudanças realizadas no projeto e, de sua parte, podem repassar informações do cotidiano da obra para as áreas administrativas da construtora PME, como de consumo de materiais, por exemplo, para que a empresa esteja sempre informada de seus níveis de estoque.

Uma alternativa bastante interessante para se promover essa integração de informações é o uso de uma boa solução tecnológica especializada no segmento, capaz de armazenar, consolidar, disponibilizar, acompanhar e proporcionar o uso desses dados de forma estratégica pela empresa de serviços de construção civil saiba mais!

Por meio de um ERP especializado em construção civil é possível manter informações de esferas internas e externas da construtora sempre integradas e disponíveis a todos que forem atuar nos serviços. Permitindo, dessa forma, que trabalhem com base em dados corretos e atualizados e evitando ruídos que podem comprometer seu desempenho.

Supondo, por exemplo, que você tenha aderido a um sistema que permita a utilização do conceito de BIM: o escritório formata plantas e projetos estruturais e os compartilha com áreas administrativas da construtora, as quais vão acrescentando informações como quantidades de materiais, custos e prazos, além das devidas alterações. Em seguida, os projetos são compartilhados com a equipe do canteiro de obras, que vai atualizando no software à medida que a obra vai evoluindo e ficando a par de eventuais modificações em tempo real. Outra forma de manter um bom e integrado fluxo de comunicação é realizando treinamentos com as equipes que forem atuar em cada obra, para alinhar todos ao método de trabalho da empresa e conscientizá-los da importância de segui-lo.

De forma geral, essa comunicação integrada e eficiente é importante para se promover o cumprimento das necessidades de um projeto no tempo e especificações adequados: a comunicação permite que cada parte entenda seu papel e planeje-se para cumpri-lo, além de acelerar a tomada de decisões mais assertivas. Sem uma estratégia nesse sentido, não raro os dados chegarão incompletos ou atrasados, comprometendo o bom andamento dos projetos e até mesmo a permanência das pequenas empresas de construção no mercado.

A série com dicas valiosas para você manter sua pequena empresa de serviços de construção civil sempre em alta no setor não acaba por aqui. Continue acompanhando o blog do Sienge para obter mais informações sobre o assunto a qualquer momento!

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Brenda Bressan Thomé

  • Editora do blog Sienge
  • Especialista em comunicação em mídias digitais
  • Jornalista formada pela UFSC
  • Filha de Engenheiro Civil e apaixonada por Construção

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